Tagungssoftware 2025

Bereitstellung und Betrieb einer Tagungssoftware (TAS) als SaaS-Lösung (inkl. Betriebsservices) + Einweisungsmaßnahmen (optional) Exit-Management (optional) Dienstleistungskontingent zur Unterstützung (optional) Die BA betreibt 12 eigene Bildungs- und Tagungsstätten, die Führungsakademie der BA (FBA), 2 Kompetenzzentren für die Familienkassen (FamKa) sowie eine Vielzahl weiterer Standorte, in denen Schulungs- und (Weiter)Bildungsprogramme umgesetzt werden. …

CPV: 48000000 Software package and information systems
Deadline:
Oct. 16, 2025, 2 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Tagungssoftware 2025
Awarding body:
Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Award number:
12-25-00131

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Sozialwesen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Tagungssoftware 2025
Beschreibung : Bereitstellung und Betrieb einer Tagungssoftware (TAS) als SaaS-Lösung (inkl. Betriebsservices) + Einweisungsmaßnahmen (optional) Exit-Management (optional) Dienstleistungskontingent zur Unterstützung (optional)
Kennung des Verfahrens : 31f80f4f-e0df-48ce-b3d6-8c2ca43f2202
Interne Kennung : 12-25-00131
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Bundesweit
Postleitzahl : 00000
Land, Gliederung (NUTS) : Extra-Regio NUTS 3 ( DEZZZ )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Vordrucke D.7 und D.8 (Erklärung zwingende und fakultative Ausschlussgründe): Eigenerklärungen des Bieters/des bevollmächtigten Mitglieds der Bietergemeinschaft (BG) zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, Insolvenz, anderen schweren beruflichen Verfehlungen, wettbewerbsverzerrenden Verhaltensweisen, Interessenkonflikt aus Beratungstätigkeiten, Auskünften und Informationen. Bei Bildung von Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaften ist hinsichtlich des Nichtvorliegens von zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) auf alle Teilnehmer der Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaft abzustellen. Bei Bildung von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften müssen die Erklärungen für alle Teilnehmer der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft abgegeben werden. Sollte bei einem Teilnehmer oder mehreren Teilnehmern der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft ein einschlägiger Ausschlusstatbestand vorliegen, ist dessen Name bzw. sind deren Namen auf der gesondert beizufügenden Anlage zu vermerken und zu erläutern, warum dennoch eine Teilnahme an dem gegenständlichen Vergabeverfahren möglich sein soll. Vordruck D.6 (Erklärung Eignungsleihe) und Vordruck D.2 (Erklärung Unterauftrag): Angabe der Teile des Auftrags mit Absicht der Unterbeauftragung/Eignungsleihe und Benennung der bereits feststehenden Unterauftragnehmer. Bestätigung, dass im Hinblick auf die angegebenen Unternehmen keine Ausschlusstatbestände im Sinne der in den Vordrucken D.7 und D.8 angegebenen Tatbestände vorliegen bzw. dass die Vergabestelle entsprechend informiert wird, wenn derartige Ausschlussgründe vorliegen und die entsprechenden Nachweise (z.B. Verpflichtungserklärungen) beigefügt sind oder spätestens nach entsprechender Aufforderung vor Zuschlagserteilung eingereicht werden. Vordruck D.0 (Angebotsschreiben): Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 € ohne Mwst. fordert die Vergabestelle für den Bieter/jedes Mitglied einer BG, der/die den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) an. Dafür sind mit dem Vordruck D.0 die benötigten Angaben zu übermitteln. Vordruck Eigenerklärung Russland (Erklärung bzgl. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 2022/576):Es ist gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen: a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln, auch solche, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Sinne der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe in Anspruch genommen werden.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Tagungssoftware 2025
Beschreibung : Die BA betreibt 12 eigene Bildungs- und Tagungsstätten, die Führungsakademie der BA (FBA), 2 Kompetenzzentren für die Familienkassen (FamKa) sowie eine Vielzahl weiterer Standorte, in denen Schulungs- und (Weiter)Bildungsprogramme umgesetzt werden. Die überwiegende Zahl der Standorte bietet auch Übernachtungs- und Verpflegungsangebote. So stehen ca. 950 Zimmer bereit. Weiterhin sind ca. 235 Tagungsräume verfügbar. Die Planung und Organisation der Veranstaltungen sowie der zugehörigen Übernachtungs- und Verpflegungsangebote erfolgen mit Softwareunterstützung. Über diese werden auch Abrechnungsprozesse in das ERP-Finanzsystem der BA übertragen. Die Software wird von den Mitarbeitern in den einzelnen Standorten verwendet. Die Nutzungsdauer für die aktuell verwendete Software läuft aus. Daher ist eine Nachfolgeprodukt erforderlich. Ausschreibungsgegenstand ist die Beschaffung einer neuen Tagungssoftware (TAS) als SaaS-Lösung. Über diese erfolgen Planung und Organisation von Veranstaltungen sowie der zugehörigen Übernachtungs- und Verpflegungsangebote für die oben benannten Schulungs- und Bildungseinrichtungen der BA. Über Schnittstellen sind andere Systeme angebunden, sodass Prozesse übergreifend abgewickelt werden können. Eine detaillierte Beschreibung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung bzw. den dazugehörigen Ausschreibungsunterlagen.
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Der Vertrag beginnt mit Zuschlag. Der Leistungszeitraum beginnt ebenfalls mit Zuschlag und endet nach Ablauf von 84 Monaten, gleichzeitig mit der Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Für die BA besteht die Option, den Vertrag nach 48, 60 bzw. nach 72 Monaten des Leistungszeitraums zu kündigen, jeweils unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 3 Monaten. Leistungen, welche innerhalb der Vertragslaufzeit abgerufen werden, sind auch nach Vertragsende zu den Bedingungen des Vertrages zu erbringen.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 84 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistung
Beschreibung : einfache Richtwertmethode (UfAB-Wertung)
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : einfache Richtwertmethode (UfAB-Wertung)
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 50

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 16/10/2025 14:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 140 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß § 56 VgV.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 16/10/2025 14:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : C.1 Erklärung zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Registrierungsnummer : DE811458858
Postanschrift : Regensburger Str. 104
Stadt : Nürnberg
Postleitzahl : 90478
Land, Gliederung (NUTS) : Nürnberg, Kreisfreie Stadt ( DE254 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 911-179-4154
Fax : +49 911-179-908051
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : ---
Postanschrift : Kaiser-Friedrich-Str. 16
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53113
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 228 9499-0
Fax : +49 228-9499-163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 7528b5e2-d790-4ef2-a5fe-943967125c5f - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 15/09/2025 15:32 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00607215-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 178/2025
Datum der Veröffentlichung : 17/09/2025