Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna

Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta. Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta.

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Place of execution:
Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Awarding body:
Helsingin kaupungin asunnot Oy
Award number:
308326

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Helsingin kaupungin asunnot Oy

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Kuvaus : Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta.
Menettelyn tunniste : a20855a9-9d59-4afd-95a6-ff98fbc82686
Sisäinen tunniste : 308326

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Kuvaus : Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta.
Sisäinen tunniste : 308326

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

5.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa
Lisätiedot :

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus

6. Tulokset

Kaikkien tällä ilmoituksella ilmoitettujen sopimusten arvo : 1 490 010 Euro

6.1 Tulokset – Osan tunniste : LOT-0000

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : M-Files Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : 1
Osan tai osien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 1 490 010 Euro
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : 1
Sopimuksen nimi : Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Voittajan valintapäivä : 24/02/2021
Sopimuksen tekopäivä : 03/05/2021

7. Muutos

Tunniste edellisestä sopimuksen myöntämisilmoituksesta : 624676-2020
Sopimusmuutoksen peruste : Tarve alkuperäiseltä toimeksisaajalta hankittaviin lisäurakoihin, -palveluihin tai -tavaroihin.
Kuvaus : Kyse on hankintalain 136.2 §:n 2 kohdan mukaisesta alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa lisätöitä tai lisäpalveluja, jotka eivät sisälly alkuperäiseen sopimukseen. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä ja se aiheuttaisi Hekalle kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Muut palveluntarjoajat eivät pysty toteuttamaan hankittavia uusia toiminnallisuuksia, sillä palveluntarjoajalla ei ole hankintasopimuksen mukaan velvollisuutta avata muutokseen liittyviä rajapintojaan ulkopuolisille tahoille. Toiminnallisuuksien lisääminen järjestelmään edellyttäisi kokonaan uuden järjestelmän hankintaa. Lisäksi hankinnan uudelleenkilpailuttaminen johtaisi merkittäviin kustannuksiin organisaatiossa, esimerkiksi henkilöstön koulutuksen ja ylimääräisen manuaalisen työn muodossa. Hankintasopimuksen muutostarpeet eivät olleet Hekan ennakoitavissa alkuperäistä sopimusta kilpailutettaessa. Kielimalleissa ja generatiivisessa tekoälyssä on tapahtunut huomattavaa kehitystä sopimuksen voimaantulon jälkeen, eikä Heka ole voinut ennakoida tapahtunutta kehitystä ja sen järjestelmälle mahdollistamia uusia ominaisuuksia. Sopimusmuutoksen mukanaan tuomia toiminnallisuuksia ei myöskään rajattu alkuperäisen hankinnan laajuuden ulkopuolelle. Uudet toiminnallisuudet liittyvät tiiviisti alkuperäisen hankintasopimuksen tavoitteisiin muodostaa Hekalle yhtenäinen ja keskitetty dokumentinhallinta sekä kehittää tietotyötä ja mahdollistaa liikkuvat työtavat. Sopimusmuutoksen arvo on alkuperäisen hankintasopimukseen nähden vähäinen. 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen mukaan alkuperäisen hankintasopimuksen arvo on 1 490 010,45 euroa (alv 0 %). Toteutettavan sopimusmuutoksen myötä hankintasopimuksen kokonaisarvo nousee 134 001,60 eurolla. Sopimusmuutoksen arvo prosentteina on 8,99 %, mikä alittaa hankintalain 136.3 §:n mukaisen 50 prosentin raja-arvon.

7.1 Muutos

Kohdan tunniste : CON-0001
Sopimusmuutoksen kuvaus : Sopimusmuutos koskee hankintayksikön 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen perusteella 3.5.2021 tehtyä hankintasopimusta koskien dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankintaa kokonaispalveluna. Järjestelmään on tarve lisätä uusia toiminnallisuuksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintasopimukseen. Tällä päätöksellä hankittavat uudet ominaisuudet ovat generatiiviseen tekoälyyn perustuva assistentti luonnollisen kielen käyttöliittymällä, toiminnallisuus, joka organisoi ja luokittelee järjestelmään tuotavien dokumenttien metadatan automaattisesti sekä M365 Copilot -integraatio.

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Helsingin kaupungin asunnot Oy
Rekisterinumero : 2379058-6
Postiosoite : Viipurinkatu 2
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00510
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Heka Hankinnat
Sähköposti : hankinnat@hekaoy.fi
Puhelin : +358 957673000
Internetosoite : http://www.hekaoy.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : M-Files Oy
Rekisterinumero : 0686200-7
Postitoimipaikka : Tampere
Postinumero : 33100
Maaryhmittely (NUTS) : Pirkanmaa ( FI197 )
Maa : Suomi
Sähköposti : m-files@m-files.com
Puhelin : +358 331387500
Tämän organisaation roolit :
Tarjoaja
Näiden osien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : d3e54ce0-19ff-49fd-b850-e0daa5a7379c - 01
Lomakkeen tyyppi : Sopimusmuutokset
Ilmoituksen tyyppi : Hankintasopimuksen muuttamista koskeva ilmoitus
Ilmoituksen lähetyspäivä : 09/07/2025 05:50 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 09/07/2025 05:52 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00451631-2025
EUVL S -lehden numero : 130/2025
Julkaisupäivä : 10/07/2025