Service Management Software tool

Het Algemeen Ziekenhuis Oostende wenst over te gaan tot de verwerving van een geavanceerde, gebruiksvriendelijke en toekomstgerichte Service Management Software (SMS) tool. Deze tool zal ingezet worden ter ondersteuning van de niet-klinische zorgprocessen binnen diverse departementen van het ziekenhuis, waaronder facilitaire diensten, ICT, technische dienst, logistiek en andere ondersteunende eenheden. …

CPV: 72268000 Software supply services
Place of execution:
Service Management Software tool
Awarding body:
AZ Oostende
Award number:
PPP0QP-266/5290/AZO_AK_279

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : AZ Oostende
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Service Management Software tool
Beschrijving : Het Algemeen Ziekenhuis Oostende wenst over te gaan tot de verwerving van een geavanceerde, gebruiksvriendelijke en toekomstgerichte Service Management Software (SMS) tool. Deze tool zal ingezet worden ter ondersteuning van de niet-klinische zorgprocessen binnen diverse departementen van het ziekenhuis, waaronder facilitaire diensten, ICT, technische dienst, logistiek en andere ondersteunende eenheden. De beoogde oplossing moet bijdragen aan een verhoogde efficiëntie, kwaliteitsverbetering en kostenbeheersing, met als doel een uniforme en transparante dienstverlening binnen de organisatie te realiseren. Er wordt gestreefd naar een centrale digitale omgeving waarin serviceverzoeken, incidentbeheer, planning, documentatie, communicatie en rapportering op een gestroomlijnde manier verlopen. De software moet configureerbaar zijn op maat van het ziekenhuis en flexibel genoeg om in te spelen op de specifieke processen, terminologie en beleidsdoelstellingen van AZ Oostende. Hierbij is het cruciaal dat de tool compatibel is met het IT Service Management (ISM)- en Facility Service Management (FSM)-raamwerk, teneinde een gestandaardiseerde werkwijze en continue verbetering te waarborgen. AZ Oostende verwacht een modulair opgebouwde oplossing die stapsgewijs in meerdere departementen kan worden uitgerold, met aandacht voor gebruiksvriendelijkheid, rapportagemogelijkheden, beheerbare integraties met bestaande systemen.
Identificatiecode van de procedure : 02cc4385-699d-4664-8725-bb72b0a118fb
Interne identificatiecode : PPP0QP-266/5290/AZO_AK_279
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 519 915 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Service Management Software tool
Beschrijving : Het Algemeen Ziekenhuis Oostende wenst over te gaan tot de verwerving van een geavanceerde, gebruiksvriendelijke en toekomstgerichte Service Management Software (SMS) tool. Deze tool zal ingezet worden ter ondersteuning van de niet-klinische zorgprocessen binnen diverse departementen van het ziekenhuis, waaronder facilitaire diensten, ICT, technische dienst, logistiek en andere ondersteunende eenheden. De beoogde oplossing moet bijdragen aan een verhoogde efficiëntie, kwaliteitsverbetering en kostenbeheersing, met als doel een uniforme en transparante dienstverlening binnen de organisatie te realiseren. Er wordt gestreefd naar een centrale digitale omgeving waarin serviceverzoeken, incidentbeheer, planning, documentatie, communicatie en rapportering op een gestroomlijnde manier verlopen. De software moet configureerbaar zijn op maat van het ziekenhuis en flexibel genoeg om in te spelen op de specifieke processen, terminologie en beleidsdoelstellingen van AZ Oostende. Hierbij is het cruciaal dat de tool compatibel is met het IT Service Management (ISM)- en Facility Service Management (FSM)-raamwerk, teneinde een gestandaardiseerde werkwijze en continue verbetering te waarborgen. AZ Oostende verwacht een modulair opgebouwde oplossing die stapsgewijs in meerdere departementen kan worden uitgerold, met aandacht voor gebruiksvriendelijkheid, rapportagemogelijkheden, beheerbare integraties met bestaande systemen.
Interne identificatiecode : AZO_AK_279_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Gouwelozestraat 100
Stad : Oostende
Postcode : 8400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België
Aanvullende informatie : AZ Oostende

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Einddatum van de duur : 31/12/2037

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De opdracht bevat twee verlengingen.

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 519 915 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 60
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Technische en functionele specificaties
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/266/QP/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (een forfaitaire borgtocht van € 5.000,00)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 30/07/2025 09:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : De looptijd van het contract is vastgelegd op vier jaar, stilzwijgend verlengbaar met twee keer vier jaar. Deze afwijking van artikel 43 wordt gerechtvaardigd door de continuïteit die ten allen tijde gegarandeerd moet kunnen blijven. De werking van dergelijke software op de verschillende vestigingen van de ziekenhuizen is cruciaal. Hiervoor is een diepgaande technische kennis nodig. De kennisopbouw en de inspanningen nodig om dit te implementeren verantwoordt deze langere periode. Bijgevolg wordt hiervoor voldoende tijd genomen zodat de leverancier een logistieke keten kan opzetten voor meerdere jaren. Hierdoor wordt een gunstige invloed op de prijs verwacht, welke via de prijsopgaves zal geëvalueerd worden.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank van eerste aanleg West Vlaanderen Afdeling Brugge
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank van eerste aanleg West Vlaanderen Afdeling Brugge
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : AZ Oostende
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Rechtbank van eerste aanleg West Vlaanderen Afdeling Brugge
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : AZ Oostende

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : AZ Oostende
Registratienummer : AA
Postadres : Gouwelozestraat 100
Stad : Oostende
Postcode : 8400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België
Contactpunt : Yannick Van Haver
Telefoon : +32 59414545
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank van eerste aanleg West Vlaanderen Afdeling Brugge
Registratienummer : BE0308.357.753
Postadres : Kazernevest 3
Stad : Brugge
Postcode : 8000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Brugge ( BE251 )
Land : België
Telefoon : +32 50473200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 769f809c-9943-4ec0-aa93-0dfb19aeed40 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 26/06/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 26/06/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00420608-2025
Nummer uitgave PB S : 122/2025
Datum van bekendmaking : 30/06/2025