Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland

Die Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) des Saarlandes ist eine Abteilung des Landesverwaltungsamtes (LaVA) im Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres, Bauen und Sport (MIBS) des Saarlandes. Der IT-Betrieb des LaVA wird durch das IT-Dienstleistungszentrum des Landes (IT-DLZ) bereitgestellt. Die ZAB verwendet das Fachverfahren ADVIS des Herstellers Kommunix zur Verwaltung der Stammdaten von …

CPV: 79999100 Scanning services
Deadline:
Sept. 4, 2025, noon
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland
Awarding body:
Landesverwaltungsamt Saarland
Award number:
2025-I-045

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Landesverwaltungsamt Saarland
Rechtsform des Erwerbers : Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland
Beschreibung : Die Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) des Saarlandes ist eine Abteilung des Landesverwaltungsamtes (LaVA) im Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres, Bauen und Sport (MIBS) des Saarlandes. Der IT-Betrieb des LaVA wird durch das IT-Dienstleistungszentrum des Landes (IT-DLZ) bereitgestellt. Die ZAB verwendet das Fachverfahren ADVIS des Herstellers Kommunix zur Verwaltung der Stammdaten von Ausländern im Saarland sowie zur Bearbeitung von Geschäftsvorgängen. Dokumente, die mit ADVIS aus Office-Dokumentvorlagen erstellt werden, sowie elektronisch eingehende Dokumente und Akten, werden derzeit in Papierform geführt. GEgenstand der Ausschreibung sind die Digitalisierung der Bestandsakten sowie die damit verbundenen logistischen und unterstützenden Dienstleistungen.
Kennung des Verfahrens : cf4109a3-1cb6-46fe-9906-a21437abacc6
Interne Kennung : 2025-I-045
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79999100 Scanning

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Saarpfalz-Kreis ( DEC05 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Saarlouis ( DEC04 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : s. § 124 Abs. 1 GWB
Korruption : s. § 123 Abs. 1 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : s. § 123 Abs. 1 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : s. § 124 Abs. 1 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : s. § 123 Abs. 1 GWB
Betrug : s. § 123 Abs. 1 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : s. § 123 Abs. 1 GWB
Zahlungsunfähigkeit : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : s. § 124 Abs. 1 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen : unter anderem § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes; § 14 Saarländisches Tariftreuegesetz- und Fairer-Lohn-Gesetz - STFLG
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : s. § 124 Abs. 1 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : s. § 124 Abs. 1 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : s. § 124 Abs. 1 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : s. § 123 Abs. 1 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : s. § 124 Abs. 1 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : s. § 123 Abs. 4 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : s. § 123 Abs. 1 GWB

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Scan Bestandsakten Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Saarland
Beschreibung : Die Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) des Saarlandes ist eine Abteilung des Landesverwaltungsamtes (LaVA) im Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres, Bauen und Sport (MIBS) des Saarlandes. Der IT-Betrieb des LaVA wird durch das IT-Dienstleistungszentrum des Landes (IT-DLZ) bereitgestellt. Die ZAB verwendet das Fachverfahren ADVIS des Herstellers Kommunix zur Verwaltung der Stammdaten von Ausländern im Saarland sowie zur Bearbeitung von Geschäftsvorgängen. Dokumente, die mit ADVIS aus Office-Dokumentvorlagen erstellt werden, sowie elektronisch eingehende Dokumente und Akten, werden derzeit in Papierform geführt. GEgenstand der Ausschreibung sind die Digitalisierung der Bestandsakten sowie die damit verbundenen logistischen und unterstützenden Dienstleistungen.
Interne Kennung : 1

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79999100 Scanning

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Saarpfalz-Kreis ( DEC05 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Lebach

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Saarlouis ( DEC04 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Lebach

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbekannt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : .
Kriterium : Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung : oder vergleichbarer Registerauszug Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen. zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Mo-nate
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : . Abgabe der Eigenerklärung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : . Abgabe der Eigenerklärung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : . Abgabe der Eigenerklärung
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : . Abgabe der Eigenerklärung.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : . Die Versicherung muss folgende Mindestdeckungssummen je Schadensereignis aufweisen: 1 Mio. EUR für Personenschäden 1 Mio. EUR für Vermögens- und Sachschäden. Die Deckungssummen müssen in jedem Versicherungsjahr zumindest zweimal zur Verfügung stehen.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : eTransportversicherung muss die mit dem Transport der Akten verbundenen Risiken abdecken, Vorlage der Eigenerklärung
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : .
Kriterium : Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung : .
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : . Der Dienstleister hat drei Referenzprojekte von öffentlichen Auftraggebern vorzulegen, die jeweils ein Mindestvolumen von 16.000.000 Blatt umfassen, nach dem Jahr 2020 durchgeführt und innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Jahr erfolgreich abgeschlossen wurden.
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : .
Kriterium : Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung : . Das im Auftragsfall vom Bieter eingesetzte Personal muss die nachfolgenden geforderten Mindestanforderungen in Bezug auf persönliche Qualifikation und Erfahrung erfüllen Projektleitung: 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung und Prüfungszertifikat über eine Projektmanagementausbildung von PMI, PRINCE oder vergleichbaren Anbietern; ODER 5 Jahre Berufserfah-rung als Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung; Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Stellv. Projektleitung: 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung oder stellv. Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung und Prüfungszertifikat über eine Projektmanagementausbildung von PMI, PRINCE oder vergleichbaren Anbietern; ODER 5 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung oder stellv. Projektleitung in Projekten zur Digitalisierung Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Ansprechpartner in der zentralen Anlaufstelle (SPOC – Single Point of Contact) Deutschkenntnisse auf Niveau C1 (GER) Im operativen Betrieb eingesetzte Mitarbeitende Deutschkenntnisse auf Niveau B2 (GER) Die Erklärung, dass der Bieter Personal anbieten und im Projekt einsetzen wird, das vorstehenden Mindestanforderungen erfüllt, sowie die Angabe der entsprechenden Personen die Funktionen Projektleitung, stellvertretende Projektleitung und Ansprechpartner in der zentralen Anlaufstelle im Angebot ist Mindeststandard. Hierfür ist das Formular SCA 4 Erklärungen und Angaben zur Eignungsprüfung, 4.3 Angaben zum Personaleinsatz zu verwenden.
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : . Der Bieter legt ein Qualitätsmanagementkonzept (Eigenerklärung), in dem die in ISO 9001 vorgesehenen Inhalte dargestellt sind, oder den Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 vor.
Kriterium : Informationssicherheit
Beschreibung : . Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass der für die Leistungserbringung eingesetzte IT-Verbund (inkl. Logistik und Digitalisierung) über ein Informationssicherheitsmanagementsystem auf dem Niveau einer Basis-Erfüllung auf Basis des IT-Grundschutz-Kompendiums des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verfügt. Hierzu ist ein entsprechendes Sicherheitskonzept, in dem die in nach dem IT-Grundschutz-Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vorgesehenen Inhalte dargestellt sind, oder eine Zertifizierung des Informationssicherheitssystems gem. BS-Grundschutz-Kompendium nach ISO/IEC 27001 vorzulegen
Kriterium : Supply-Chain-Management
Beschreibung : . Weiterhin ist sicherzustellen, dass die Anforderungen des NIS 2-Umsetzungsrechtsakts der EU (2024/2690) erfüllt sind. Diese beinhalten unter anderem die Umsetzung von Risiko- und Notfallmanagementmaßnahmen. Für die Entwicklung ist ein sicherer Entwicklungszyklus (SDLC) in allen Phasen anzuwenden. Die Umsetzung der Anforderungen des NIS 2-Umsetzungsrechtsakts der EU (2024/2690) muss durch Vorlage entsprechender Konzepte nachgewiesen werden
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : . Der Dienstleister besitzt eine Zertifizierung nach BSI Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN), Schutzbedarf "hoch",
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : . Sofern der AN die Vernichtung selbst durchführt, muss er als Fachbetrieb für Aktenvernichtung nach DIN 66399 zertifiziert sein, ein Nachweis der Zertifizierung ist vorzulegen. Sofern der AN die Vernichtung nicht selbst durchführt, ist ein zertifizierter Fachbetrieb für Aktenvernichtung zu beauftragen, der die vorgenannte Anforderung erfüllt. Wird der Unterauftragnehmer im Angebot benannt, ist ein Nachweis der Zertifizierung vorzulegen.

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Preis
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 70
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Projektmanagement-Struktur
Beschreibung : Projektmanagement-Struktur
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 20
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Beschreibung : Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 10

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 26/08/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 04/09/2025 12:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 24 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Der öffentliche Auftraggeber kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 04/09/2025 12:05 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Saarlands
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Landesverwaltungsamt Saarland

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Saarlands
Registrierungsnummer : 98137_10004708
Postanschrift : Franz-Josef-Röder-Str. 17
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66119
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 681 501 4994
Fax : +49 681 501 3506
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Landesverwaltungsamt Saarland
Registrierungsnummer : 98005_10000308
Postanschrift : Am Markt 7
Stadt : St. Ingbert
Postleitzahl : 66386
Land, Gliederung (NUTS) : Saarpfalz-Kreis ( DEC05 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : PD Berater der Öffentlichen Hand GmbH
Telefon : +49 00000000
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Landesverwaltungsamt Saarland
Registrierungsnummer : 98005_10000308
Postanschrift : Am Markt 7
Stadt : St. Ingbert
Postleitzahl : 66386
Land, Gliederung (NUTS) : Saarpfalz-Kreis ( DEC05 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : PD Berater der Öffentlichen Hand GmbH
Telefon : +49 00000000
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : a32e80b4-194b-4aea-a564-5fd7ede752d3 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 31/07/2025 23:30 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00508105-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 147/2025
Datum der Veröffentlichung : 04/08/2025