Sähköisen allekirjoituspalvelun hankinta

Hankinnan kohteena on sähköinen allekirjoituspalvelu SaaS-palveluna. Palvelun tulee olla luonteeltaan valmisratkaisu eikä palvelun käyttöönotto edellytä tilaajakohtaista räätälöintiä. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä palvelua, jonka avulla voidaan allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja. Tilaaja tulee käyttämään palvelua sosiaalipalveluissa mm. omaishoidon toimeksiantosopimusten, tukisuhdesopimusten, tukiasumisen sopimusten, elatussopimuksien sekä huolto- ja tapaamissopimuksien allekirjoittamiseen. Palvelun …

CPV: 48000000 Software package and information systems
Deadline:
Aug. 29, 2025, 10 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Sähköisen allekirjoituspalvelun hankinta
Awarding body:
Kymenlaakson hyvinvointialue
Award number:
D/4997/02.08.00.07/2024

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Kymenlaakson hyvinvointialue
Ostajan oikeudellinen muoto : Julkisoikeudellinen yhteisö
Pääasiallinen toimiala : Terveys

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Kymenlaakson hyvinvointialueen tuki- ja kiinteistöpalvelut Oy
Ostajan oikeudellinen muoto : Julkinen yritys, joka on paikallisviranomaisen määräysvallassa
Pääasiallinen toimiala : Asuminen ja yhdyskuntapalvelut

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Sähköisen allekirjoituspalvelun hankinta
Kuvaus : Hankinnan kohteena on sähköinen allekirjoituspalvelu SaaS-palveluna. Palvelun tulee olla luonteeltaan valmisratkaisu eikä palvelun käyttöönotto edellytä tilaajakohtaista räätälöintiä. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä palvelua, jonka avulla voidaan allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja. Tilaaja tulee käyttämään palvelua sosiaalipalveluissa mm. omaishoidon toimeksiantosopimusten, tukisuhdesopimusten, tukiasumisen sopimusten, elatussopimuksien sekä huolto- ja tapaamissopimuksien allekirjoittamiseen. Palvelun käyttöönoton tavoitteena on vähentää Tilaajan sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta sekä työn tehostaminen järjestelmien ulkopuolella tehtävien toimintojen osalta. Palvelulta edellytetään hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita: -Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä Tilaajan organisaation ulkopuolisten osapuolien osalta -Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään -Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Tweb, Rondo) -Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita -Talouspalvelut -Tulosaluejohtajat -Toimialuejohtajat -Johtavat sosiaalityöntekijät -Esihenkilöt -Palveluohjaajat ja koordinaattorit -Sihteerit -Hallintopalvelut Sopimuksen jatkamisen ehdot ja lisähankintamahdollisuudet Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa Palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä erikseen. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä varsinaisen sopimuskauden päättymiseen mennessä. Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona käyttää Toimittajan asiantuntijatyötä rajapintojen luomiseen Tilaajan muihin käytössä oleviin järjestelmiin, jossa allekirjoituspalvelua voidaan käyttää esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen. Tilaaja varaa mahdollisuuden laajentaa allekirjoituspalvelun uusien dokumenttiryhmien osalta tarpeen tullen. Laajennuksen hankinta-arvo on huomioitu hankinnan kokonaisarvon laskennassa.
Menettelyn tunniste : 398e4d88-f69b-4f9d-b2b4-d5b019c5cf74
Sisäinen tunniste : D/4997/02.08.00.07/2024
Menettelyn tyyppi : Avoin
Käytetään nopeutettua menettelyä : ei

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

2.1.6 Poissulkemisperusteet

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne : Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.
Konkurssi : Tarjoaja on konkurssissa.
Korruptio : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Järjestelyt velkojien kanssa : Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.
Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen : Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset : Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.
Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Rahanpesu tai terrorismin rahoitus : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Petos : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Maksukyvyttömyys : Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.
Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Varat selvitysmiehen hallinnassa : Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.
Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet : Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.
Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat : Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.
Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun : Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.
Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen : Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.
Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset : Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.
Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Sosiaaliturvamaksujen maksaminen : Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Liiketoiminta on keskeytetty : Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.
Verojen maksu : Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Sähköisen allekirjoituspalvelun hankinta
Kuvaus : Hankinnan kohteena on sähköinen allekirjoituspalvelu SaaS-palveluna. Palvelun tulee olla luonteeltaan valmisratkaisu eikä palvelun käyttöönotto edellytä tilaajakohtaista räätälöintiä. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä palvelua, jonka avulla voidaan allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja. Tilaaja tulee käyttämään palvelua sosiaalipalveluissa mm. omaishoidon toimeksiantosopimusten, tukisuhdesopimusten, tukiasumisen sopimusten, elatussopimuksien sekä huolto- ja tapaamissopimuksien allekirjoittamiseen. Palvelun käyttöönoton tavoitteena on vähentää Tilaajan sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta sekä työn tehostaminen järjestelmien ulkopuolella tehtävien toimintojen osalta. Palvelulta edellytetään hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita: -Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä Tilaajan organisaation ulkopuolisten osapuolien osalta -Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään -Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Tweb, Rondo) -Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita -Talouspalvelut -Tulosaluejohtajat -Toimialuejohtajat -Johtavat sosiaalityöntekijät -Esihenkilöt -Palveluohjaajat ja koordinaattorit -Sihteerit -Hallintopalvelut Sopimuksen jatkamisen ehdot ja lisähankintamahdollisuudet Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa Palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä erikseen. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä varsinaisen sopimuskauden päättymiseen mennessä. Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona käyttää Toimittajan asiantuntijatyötä rajapintojen luomiseen Tilaajan muihin käytössä oleviin järjestelmiin, jossa allekirjoituspalvelua voidaan käyttää esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen. Tilaaja varaa mahdollisuuden laajentaa allekirjoituspalvelun uusien dokumenttiryhmien osalta tarpeen tullen. Laajennuksen hankinta-arvo on huomioitu hankinnan kokonaisarvon laskennassa.
Sisäinen tunniste : D/4997/02.08.00.07/2024

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

5.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Kesto : 48 Kuukausi

5.1.6 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen : Osallistumista ei ole varattu.
Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) : kyllä

5.1.9 Valintaperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Tarjoajan ottama vastuuvakuutus
Tämän perusteen käyttö : Käytössä
Kriteeri :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Luottoluokitusraportti
Tämän perusteen käyttö : Käytössä
Kriteeri :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Tilaajavastuulain mukaisten selvitysten toimittaminen
Tämän perusteen käyttö : Käytössä
Kriteeri :
Tyyppi : Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa
Nimi : Kaupparekisteriin merkitseminen
Tämän perusteen käyttö : Käytössä
Kriteeri :
Tyyppi : Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Nimi : Henkilötietoja käsitellään vain EU/ETA -alueella.
Tämän perusteen käyttö : Käytössä

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Kokonaishinta
Kuvaus : Painoarvo 100 %
Kategoria vertailuperuste paino : Kiinteä arvo (yhteensä)
Vertailuperusteen luku : 100

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Lisätietojen pyytämisen määräaika : 15/08/2025 10:00 +00:00

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi
Sähköinen luettelo : Ei sallittu
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen : Ei sallittu
Tarjousten vastaanottamisen määräaika : 29/08/2025 10:00 +00:00
Aika, joka tarjousten on oltava voimassa niiden jättämiselle asetetusta määräajasta alkaen : 6 Kuukausi
Tietoa julkisesta avaamisesta :
Tarjousten avaamisen päivämäärä : 29/08/2025 10:15 +00:00
Sopimusehdot :
Sopimuksen täytäntöönpano on rajattu tehtäväksi suojatyöohjelmien puitteissa : Ei
Sähköinen laskutus : Pakollinen
Tilaukset tehdään sähköisesti : kyllä
Maksut tehdään sähköisesti : kyllä

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Kymenlaakson hyvinvointialue
Rekisterinumero : 3221311-5
Postiosoite : Keskuskatu 19
Postitoimipaikka : Kotka
Postinumero : 48100
Maaryhmittely (NUTS) : Kymenlaakso ( FI1C4 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Hankintapalvelut
Puhelin : +358 406296630
Internetosoite : https://kymenhva.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja
Ryhmänvetäjä

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Kymenlaakson hyvinvointialueen tuki- ja kiinteistöpalvelut Oy
Rekisterinumero : 3144631-2
Postitoimipaikka : Kotka
Postinumero : 48100
Maaryhmittely (NUTS) : Kymenlaakso ( FI1C4 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Hankintapalvelut
Puhelin : +358 406296630
Internetosoite : https://kymenhva.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 004fa757-c64b-4184-8146-e2674f08f84a - 01
Lomakkeen tyyppi : Kilpailu
Ilmoituksen tyyppi : Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 10/07/2025 04:31 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 10/07/2025 04:32 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00454124-2025
EUVL S -lehden numero : 131/2025
Julkaisupäivä : 11/07/2025