Rahmenvertrag Veranstaltungsdienstleister

Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem professionellen Dienstleistungsanbieter zur organisatorischen und technischen Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Auftrag von JUGEND für Europa im Zeitraum vom 01.10.2025 bis 30.09.2028, mit Option auf Verlängerung bis 01.10.2029 Gegenstand der Beschaffung ist die organisatorische und technische Unterstützung bei jährlich ca. …

CPV: 75130000 Supporting services for the government, 79341400 Advertising campaign services, 79951000 Seminar organisation services, 79952000 Event services, 79953000 Festival organisation services, 79994000 Contract administration services, 92112000 Services in connection with motion-picture and video-tape production
Deadline:
Aug. 26, 2025, noon
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Rahmenvertrag Veranstaltungsdienstleister
Awarding body:
JUGEND für Europa
Award number:
2025 - 0007

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : JUGEND für Europa
Rechtsform des Erwerbers : EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Rahmenvertrag Veranstaltungsdienstleister
Beschreibung : Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem professionellen Dienstleistungsanbieter zur organisatorischen und technischen Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Auftrag von JUGEND für Europa im Zeitraum vom 01.10.2025 bis 30.09.2028, mit Option auf Verlängerung bis 01.10.2029
Kennung des Verfahrens : 23b41e4f-cf88-4ac7-98ed-5dffe67411f5
Interne Kennung : 2025 - 0007
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341400 Werbekampagnen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79951000 Veranstaltung von Seminaren
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79953000 Organisation von Festivals
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 92112000 Dienstleistungen im Zusammenhang mit Film- und Videofilmherstellung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Godesberger Allee 142-148
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53175
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltungen finden dezentral an wechselnden Orten im gesamten Bundesgebiet statt. Der konkrete Erfüllungsort wird jeweils im Rahmen der Einzelabrufe (Pflichtenhefte) festgelegt. Die Auswahl der Veranstaltungsorte erfolgt bedarfsgerecht unter Berücksichtigung der Zielgruppen, regionaler Erreichbarkeit, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit. Die projektbezogene Kommunikation und Abstimmung mit JUGEND für Europa erfolgt in der Regel digital oder am Standort Bonn.

2.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 361 025,92 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 1 361 025 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXVHYRXYT95QZANE -
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen : Der Auftraggeber behält sich vor, Bieter aufgrund nationaler Rechtsvorschriften auszuschließen, sofern diese gegen geltende Gesetze oder öffentliche Interessen verstoßen.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er an kriminellen Vereinigungen beteiligt ist oder solche unterstützt.
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : Ein Ausschluss erfolgt, wenn der Bieter terroristische Vereinigungen bildet, unterstützt oder mit ihnen in Verbindung steht.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : Ausschluss bei Beteiligung an Geldwäsche oder Finanzierung terroristischer Aktivitäten.
Betrug : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er sich des Betrugs oder Subventionsbetrugs schuldig gemacht hat.
Korruption : Ausschluss bei nachgewiesener Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung oder Bestechung.
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er in Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder andere Formen der Ausbeutung verwickelt ist.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern : Ausschluss bei nicht erfüllten steuerlichen Verpflichtungen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen : Ausschluss bei Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er umweltrechtliche Vorschriften nicht einhält.
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Ausschluss bei Verstößen gegen sozialrechtliche Regelungen.
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er arbeitsrechtliche Pflichten verletzt.
Zahlungsunfähigkeit : Ausschluss bei Zahlungsunfähigkeit des Bieters.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er insolvent ist oder ein Insolvenzverfahren läuft.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Ausschluss bei Einstellung der beruflichen Tätigkeit.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn gegen ihn ein Verfahren geführt wird, das der Insolvenz vergleichbar ist.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten : Ausschluss bei schwerwiegenden Verfehlungen, die das Vertrauen in den Bieter beeinträchtigen.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen beteiligt ist.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Ausschluss bei Vorliegen eines Interessenkonflikts, der die Objektivität beeinträchtigt.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn eine Vorbefassung zu Wettbewerbsverzerrungen führt.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Ausschluss bei gravierenden Mängeln in der Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er das Vergabeverfahren getäuscht oder unzulässig beeinflusst hat.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Rahmenvertrag Veranstaltungsdienstleister
Beschreibung : Gegenstand der Beschaffung ist die organisatorische und technische Unterstützung bei jährlich ca. 60 Veranstaltungen unterschiedlicher Formate (Seminare, Trainings, Konferenzen, Tagungen etc.) im gesamten Bundesgebiet. Die Dienstleistungen umfassen u.?a. Veranstaltungsplanung, Location Management, Teilnehmendenmanagement, Vor-Ort-Betreuung, Beschaffung von Drittleistungen (Catering, Technik, Moderation etc.), sowie Reise- und Kostenabrechnung. Die Leistung wird im Rahmen eines modularen Abrufvertrags erbracht. Ziel ist eine rechtssichere, barrierearme, nachhaltige und qualitativ hochwertige Veranstaltungsumsetzung.
Interne Kennung : 2025 - 0007

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341400 Werbekampagnen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79951000 Veranstaltung von Seminaren
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79953000 Organisation von Festivals
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 92112000 Dienstleistungen im Zusammenhang mit Film- und Videofilmherstellung

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Godesberger Allee 142-148
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53175
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltungen finden dezentral an wechselnden Orten im gesamten Bundesgebiet statt. Der konkrete Erfüllungsort wird jeweils im Rahmen der Einzelabrufe (Pflichtenhefte) festgelegt. Die Auswahl der Veranstaltungsorte erfolgt bedarfsgerecht unter Berücksichtigung der Zielgruppen, regionaler Erreichbarkeit, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit. Die projektbezogene Kommunikation und Abstimmung mit JUGEND für Europa erfolgt in der Regel digital oder am Standort Bonn.

5.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 15/09/2025
Enddatum der Laufzeit : 14/09/2028

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 1
Weitere Informationen zur Verlängerung : Nach Ablauf der regulären drei Jahre Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung : Bei der Auswahl von Veranstaltungsorten, Catering, Transportmitteln und Materialien sind Umweltkriterien verpflichtend zu berücksichtigen. Dazu zählen u.a. CO2-reduzierende Maßnahmen (z.B. Anreise per ÖPNV), Vermeidung von Einwegprodukten, die Nutzung regionaler und biologischer Produkte sowie die Abfallvermeidung nach dem Prinzip der Kreislaufwirtschaft. Nachhaltigkeit ist bei der Vergabe an Dritte nachweislich zu berücksichtigen und zu dokumentieren.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Innovative Beschaffung
Beschreibung : Von den Dienstleistenden wird erwartet, innovative Ansätze in der digitalen Veranstaltungsplanung, hybriden Durchführung sowie im Teilnehmendenmanagement (z.B. digitale Tools zur Barrierefreiheit, nachhaltige Anmeldeverfahren) einzusetzen. Ebenso erwünscht sind kreative Formate zur Interaktion, Awareness-Arbeit und inklusiven Teilhabe.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung : Die beauftragten Dienstleistenden sind verpflichtet, bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen die Barrierefreiheit für Teilnehmende sicherzustellen (z.B. barrierearme Locations, digitale Teilhabe). Die Gleichstellung aller Geschlechter sowie ein respektvoller Umgang in diversen Gruppen sind zu berücksichtigen. Die Wahrung arbeitsrechtlicher Standards und die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der IAO sowie - sofern einschlägig - die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht in globalen Lieferketten sind verpflichtend. Eine Einbindung von Dienstleistern, die benachteiligte Gruppen beschäftigen (z.B. Inklusionsunternehmen, Werkstätten für Menschen mit Behinderung), ist ausdrücklich erwünscht.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen : Der Schutz und Wiederherstellung der Biodiversität und der Ökosysteme, Der Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft, Anpassung an den Klimawandel, Klimaschutz, Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung, Die nachhaltige Nutzung und Schutz von Wasser- und Meeresressourcen, Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel : Zugang für alle, Gleichstellung von ethnischen Gruppen, Gleichstellung der Geschlechter, Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten, Beschäftigungsmöglichkeiten für Langzeitarbeitslose, Benachteiligte und/oder für Menschen mit Behinderungen., Faire Arbeitsbedingungen, Sonstiges
Innovatives Ziel : Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter sind im Vergleich zu anderen bereits auf dem Markt verfügbaren Bauleistungen, Dienstleistungen oder Gütern neuartig., Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen., Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Produktinnovationen., Die in Auftrag gegebenen Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen umfassen Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten.

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Selbsterklärungen und Eigenverpflichtungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Die Eignung wird in der Anlage Selbsterklärungen und Eigenverpflichtungen abgefragt. Bitte füllen Sie diese vollständig aus, unterschreiben Sie diese und fügen entsprechende Anlagen ihrem Angebot bei.

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 14/08/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 26/08/2025 12:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 34 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können gemäß § 56 VgV bzw. § 41 UVgO nachgefordert werden. Eine Nachforderung erfolgt nur, sofern dadurch keine unzulässige Nachbesserung des Angebots oder eine Wettbewerbsverzerrung eintritt.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 26/08/2025 12:01 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Die Einhaltung der Vorgaben zur Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Nichtdiskriminierung und zum Datenschutz (DSGVO) ist verpflichtend. Darüber hinaus sind die Bestimmungen der UVgO, des GWB sowie weiterer einschlägiger Regelungen des Vergabe- und Haushaltsrechts zu beachten. Die beauftragte Firma verpflichtet sich zur strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentation sämtlicher Leistungen und zur Bereitstellung qualifizierten Personals. Besondere Beachtung finden Diversitäts- und Inklusionsaspekte bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : Die Finanzierung erfolgt aus Mitteln der Europäischen Union im Rahmen der Förderprogramme, die von JUGEND für Europa umgesetzt werden. Die Zahlungsabwicklung erfolgt gemäß den Regelungen des öffentlichen Haushaltsrechts, insbesondere der §§ 17 und 18 VOL/B. Die Abrechnung erfolgt jeweils nach Einzelabruf auf Basis des vereinbarten Leistungskatalogs (Pflichtenheft) und nach Vorlage prüffähiger Nachweise und Rechnungen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen : Bieter haben die Möglichkeit, innerhalb von 10 Kalendertagen nach Zugang der Vergabeentscheidung oder Bekanntgabe des Vergabeverfahrens bei der zuständigen Vergabekammer gemäß § 156 GWB Nachprüfungsanträge einzulegen. Die Frist beginnt mit dem Tag der Bekanntgabe der Entscheidung und ist zwingend einzuhalten.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : JUGEND für Europa
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : JUGEND für Europa

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : JUGEND für Europa
Registrierungsnummer : +492289506249
Postanschrift : Godesberger Allee 142-148
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53175
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabestelle
Telefon : +492289506249
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Bundeskartellamt
Registrierungsnummer : 02289506249
Postanschrift : Villemombler Straße 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Jugend für Europa
Telefon : +492289506260
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : c69cde0d-bbc0-4d68-b8f2-f851753e6e3f - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/07/2025 13:42 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00452288-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 131/2025
Datum der Veröffentlichung : 11/07/2025