Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, installeren en onderhouden van een asset tracking systeem

Het Universitair Ziekenhuis Gent wenst een Bluetooth Low Energy (BLE)-gebaseerd asset tracking systeem te implementeren voor het real-time lokaliseren, beheren en analyseren van medische en verpleegkundige toestellen, niet-medische apparatuur en andere kritieke assets door alle gebouwen en faciliteiten binnen de ziekenhuiscampus. De opdracht omvat de volledige implementatie én het beheer …

CPV: 72700000 Computer network services, 50323000 Maintenance and repair of computer peripherals, 72267000 Software maintenance and repair services, 72263000 Software implementation services
Place of execution:
Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, installeren en onderhouden van een asset tracking systeem
Awarding body:
Universitair Ziekenhuis Gent
Award number:
PPP0UJ-4408/5066/MPMO/VDB/FVE/D34250231

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universitair Ziekenhuis Gent
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, installeren en onderhouden van een asset tracking systeem
Beschrijving : Het Universitair Ziekenhuis Gent wenst een Bluetooth Low Energy (BLE)-gebaseerd asset tracking systeem te implementeren voor het real-time lokaliseren, beheren en analyseren van medische en verpleegkundige toestellen, niet-medische apparatuur en andere kritieke assets door alle gebouwen en faciliteiten binnen de ziekenhuiscampus. De opdracht omvat de volledige implementatie én het beheer van de oplossing, met name: • De levering en installatie van BLE-tags op diverse toestellen zoals infuuspompen, rolstoelen, ziekenhuisbedden, monitoren, enz. voor het meten van de locatie, temperatuur en bewegingen; met bijhorende disposables (o.a. batterijen). • Het technisch faciliteren van de standaard connectiviteit via de aanwezige Wi-Fi access points van het ziekenhuis. Bij zones met een onvoldoende netwerkdichtheid moet het aanbod voorzien in extra mobiele of vaste BLE-versterkers voor een nauwkeurigere plaatsbepaling. • De configuratie van software voor visualisatie, rapportering en analyse van toestelgebruik. • De naadloze integratie van de voorgestelde oplossing met de geïdentificeerde systemen voor asset management en data- en procesoptimalisatie. • De opleiding van het betrokken UZ-personeel. • Een licentie- of onderhoudscontract. In het bijzonder bestek dat enkel aan de geselecteerde kandidaten zal worden bezorgd in de volgende fase van de plaatsingsprocedure zullen o.a. volgende minimale vereisten en meerwaarden worden opgenomen: • De voorgestelde BLE-tags moeten een minimale batterijduur hebben van 5 jaar, op basis van een standaard broadcast interval van 30 seconden. • Het platform voorziet in: o Een dashboard voor live tracking o Alarmen en meldingen bij afwijkingen o Integraties met bestaande systemen (o.a. SAP en FMIS) o Mobiele app voor locatie opvolging onderweg • De oplossing moet schaalbaar en ontworpen zijn met zorgspecifieke vereisten in gedachten. • De oplossing moet technische verfijning balanceren met gebruiksgemak, waarbij een naadloze integratie met de ziekenhuissystemen zoals SAP en FMIS geborgen wordt. Het Real-Time Location System (=RTLS-systeem) kan op deze manier bijdragen aan diverse procesoptimalisaties. Hierbij dient het systeem vlot inzicht te bieden in beschikbare data, zoals asset inventaris, piekgebruik, bewegingsgeschiedenis, alert meldingen en andere. • De oplossing moet naadloos integreren met bestaande infrastructuur terwijl het een toekomstbestendig platform biedt voor uitbreiding. • De portaaltoepassing dient vlot toegankelijk te zijn voor alle medewerkers op verschillende toestellen en dit op een responsieve manier.
Identificatiecode van de procedure : b3d0c7e5-f978-4886-ab23-e8bba797013d
Interne identificatiecode : PPP0UJ-4408/5066/MPMO/VDB/FVE/D34250231
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72700000 Computernetwerkdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 905 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, installeren en onderhouden van een asset tracking systeem
Beschrijving : Het Universitair Ziekenhuis Gent wenst een Bluetooth Low Energy (BLE)-gebaseerd asset tracking systeem te implementeren voor het real-time lokaliseren, beheren en analyseren van medische en verpleegkundige toestellen, niet-medische apparatuur en andere kritieke assets door alle gebouwen en faciliteiten binnen de ziekenhuiscampus. De opdracht omvat de volledige implementatie én het beheer van de oplossing, met name: • De levering en installatie van BLE-tags op diverse toestellen zoals infuuspompen, rolstoelen, ziekenhuisbedden, monitoren, enz. voor het meten van de locatie, temperatuur en bewegingen; met bijhorende disposables (o.a. batterijen). • Het technisch faciliteren van de standaard connectiviteit via de aanwezige Wi-Fi access points van het ziekenhuis. Bij zones met een onvoldoende netwerkdichtheid moet het aanbod voorzien in extra mobiele of vaste BLE-versterkers voor een nauwkeurigere plaatsbepaling. • De configuratie van software voor visualisatie, rapportering en analyse van toestelgebruik. • De naadloze integratie van de voorgestelde oplossing met de geïdentificeerde systemen voor asset management en data- en procesoptimalisatie. • De opleiding van het betrokken UZ-personeel. • Een licentie- of onderhoudscontract. In het bijzonder bestek dat enkel aan de geselecteerde kandidaten zal worden bezorgd in de volgende fase van de plaatsingsprocedure zullen o.a. volgende minimale vereisten en meerwaarden worden opgenomen: • De voorgestelde BLE-tags moeten een minimale batterijduur hebben van 5 jaar, op basis van een standaard broadcast interval van 30 seconden. • Het platform voorziet in: o Een dashboard voor live tracking o Alarmen en meldingen bij afwijkingen o Integraties met bestaande systemen (o.a. SAP en FMIS) o Mobiele app voor locatie opvolging onderweg • De oplossing moet schaalbaar en ontworpen zijn met zorgspecifieke vereisten in gedachten. • De oplossing moet technische verfijning balanceren met gebruiksgemak, waarbij een naadloze integratie met de ziekenhuissystemen zoals SAP en FMIS geborgen wordt. Het Real-Time Location System (=RTLS-systeem) kan op deze manier bijdragen aan diverse procesoptimalisaties. Hierbij dient het systeem vlot inzicht te bieden in beschikbare data, zoals asset inventaris, piekgebruik, bewegingsgeschiedenis, alert meldingen en andere. • De oplossing moet naadloos integreren met bestaande infrastructuur terwijl het een toekomstbestendig platform biedt voor uitbreiding. • De portaaltoepassing dient vlot toegankelijk te zijn voor alle medewerkers op verschillende toestellen en dit op een responsieve manier.
Interne identificatiecode : MPMO/VDB/FVE/D34250231_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72700000 Computernetwerkdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50323000 Onderhoud en reparatie van randapparatuur
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267000 Onderhouds- en reparatiediensten voor software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 120 Maand

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 905 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Kwaliteit
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 1

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/4408/UJ/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 22/09/2025 10:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : De voorgestelde looptijd van 10 jaar voor deze aanbesteding is afgestemd op de specifieke noden van een ziekenhuisomgeving, waarin betrouwbaarheid, continuïteit en patiëntveiligheid centraal staan. De volgende overwegingen onderbouwen deze keuze: 1. Technische levensduur van de oplossing De gekozen lokalisatietechnologie heeft een gemiddelde levensduur van 5 tot 10 jaar, afhankelijk van het gebruik en de toepassing. De bijbehorende infrastructuur (zoals lezers, ankerpunten en software) is ontworpen voor langdurig gebruik in complexe omgevingen zoals ziekenhuizen. Een looptijd van 10 jaar sluit aan bij deze levensduur en voorkomt onnodige vervanging of heraanbesteding. 2. Economische efficiëntie en afschrijving De implementatie van een lokalisatiesysteem in een ziekenhuis vereist een aanzienlijke investering in hardware, software en integratie met bestaande systemen (zoals SAP, logistieke platformen of gebouwbeheersystemen). Een langere looptijd maakt het mogelijk om deze investering over een langere periode af te schrijven, wat leidt tot een betere Total Cost of Ownership (TCO). Bovendien kunnen bij een langere contractduur gunstigere prijs- en serviceafspraken worden gemaakt. 3. Operationele continuïteit en patiëntveiligheid Lokalisatiesystemen worden in ziekenhuizen ingezet voor het volgen van onder meer medische apparatuur, medicatie en patiënten. Deze toepassingen zijn vaak kritisch voor de zorgcontinuïteit en patiëntveiligheid. Een stabiele en langdurige samenwerking met één leverancier voorkomt risico’s zoals systeemuitval, dataverlies of integratieproblemen.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universitair Ziekenhuis Gent
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad Van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universitair Ziekenhuis Gent

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universitair Ziekenhuis Gent
Registratienummer : 0248015142
Postadres : Corneel Heymanslaan 10
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Flor Veeckman
Telefoon : +32 93329567
Internetadres : http://www.uzgent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : ab98a167-3370-4ee8-bba7-171914ea0fb6 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 22/08/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 22/08/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00556534-2025
Nummer uitgave PB S : 162/2025
Datum van bekendmaking : 26/08/2025