Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief

Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief

CPV: 72252000 Computer archiving services, 48329000 Imaging and archiving system, 92512000 Archive services
Place of execution:
Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief
Awarding body:
Provincie Antwerpen
Award number:
24/026

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Provincie Antwerpen
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief
Beschrijving : Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief
Identificatiecode van de procedure : fd27b299-2ef6-4dcf-96f1-5451527fd2b4
Interne identificatiecode : 24/026
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Aanvullende aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72252000 Computerarchiveringsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48329000 Beeldvormings- en archiefsysteem

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : België
Overal in het desbetreffende land

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 10 000 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : 24/026 - 1
Beschrijving : Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 29/09/2025
Looptijd : 4 Jaar

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 10 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Beschrijving : Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de formule van drie. We evalueren dit criterium op basis van de input die voorzien wordt door de inschrijver in de inventaris: Totale éénmalige kosten + jaarlijkse kosten voor een periode van 4 jaar + de verplichte opties. Het implementatietraject en de migratie van data is een opdracht tegen globale prijs. Hiervoor wordt dus een forfaitaire prijs opgegeven. Om dit transparant te maken voor de andere deelnemers aan de raamovereenkomst moet de inschrijver hiervoor ook een gedetailleerde berekening opgeven, op tabblad 2 en 3 van de inventaris. De inschrijver met de laagste prijs krijgt 50 op 50. De prijs van de inschrijver met de laagste prijs wordt gebruikt om de prijzen van de andere inschrijvers te scoren:  Waarde gunningscriterium prijs (bv. 50) x (prijs goedkoopste inschrijver / prijs te beoordelen inschrijver)
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de functionele en technische vereisten, incl. SLA We werken met Must Have’s en essentiële vereisten: hier moet altijd aan voldaan worden. De andere vereisten krijgen een score: high (9 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 5 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt), medium (6 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 3 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt), low (3 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 2 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt).
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Projectplan Dit wordt geëvalueerd op een gewogen gemiddelde van deze 3 criteria. Voorgestelde aanpak betreffende het implementatie traject Voorgestelde aanpak betreffende de migratie van de data vanuit het bestaande depot en ABS Garanties betreffende tijdskader: tastbaar, afdwingbaar en feitelijk. We verwachten hier een plan van aanpak van maximaal 5 pagina’s.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 5
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Duurzaamheid (5%) Evaluatie elementen: Energie-efficiëntie van de oplossing en mate waarin de offerte van de inschrijver bijdraagt aan de Sustainable Development Goals van de VN. Dit in een context die direct relevant is aan het voorwerp van de opdracht. Van de inschrijver wordt hij verwacht dat hij aantoont dat duurzaamheid - in de brede betekenis - invulling krijgt binnen de geleverde diensten. Vooral worden ook concrete resultaten verwacht binnen de geleverde diensten, zoals inzake energie efficiëntie, recuperatie en afvalverwerking, herbruikbaarheid en bezettingsgraad van datacentra en infrastructuur platformen. Wat betreft hardware kunnen bijvoorbeeld volgende "Green IT" of "Ecolabel" certificaten gebruikt worden als tastbare evaluatie criteria. EU Ecolabel certificatie: https://ec.europa.eu/environment/ecolabel/ TCO Certificatie gebaseerd op de ISO14024 norm: https://tcocertified.com/your-product/ "ENERGY STAR" certificatie: https://www.energystar.gov/ EPEAT registratie en classificatie van de gebruikte hardware: https://www.epeat.net/ Eveneens kunnen quoteringen, evaluaties en deelname aan programma’s zoals: De Ecovadis duurzaamheid graad: https://ecovadis.com/nl/ het RE100 initiatief: https://www.there100.org/ Science based Targets: https://sciencebasedtargets.org/ gebruikt worden om relevante en tastbare verbintenissen betreft duurzaamheid aan te tonen. - De inschrijver beschrijft hoe hij invulling geeft aan de processen om een oplossing en daarbij horende dienstverlening te realiseren die rekening houdt met maatschappelijk en ethisch verantwoord en/of duurzaam ondernemen. - Bijkomend dient de inschrijver duidelijk te omschrijven, hoe deze op eeen wijze die relevant is aan de dienstverlening beschreven in dit bestek bijdraagt aan de Sustainable Development Goals (SDG's) van de VN en dit voornamelijk met een focus op SDG 121 en SDG 162, meer specifiek de subdoelstellingen 12.7 en 16.6. - Het duurzaamheidscriterium wordt beoordeeld met 5 punten op honderd. - De beoordeling op dit criterium wordt gebaseerd op een gewogen gemiddelde van de vermelde evaluatie elementen voor dit criterium. - De punten voor dit criterium worden als volgt toegekend: Conditie Punten De duurzaamheidscriteria worden niet of niet voldoende aangetoond en/of zijn niet relevant voor de context van het bestek (slecht) 1 De duurzaamheidscriteria worden niet volledig aangetoond en/of zijn niet geheel relevant voor de context van het bestek (matig) 2 De inschrijver toont aan dat de oplossing en dienstverlening goed beantwoord aan de duurzaamheidscriteria op een manier dat deze relevant zijn binnen de context van het bestek (goed) 3 De oplossing en dienstverlening beantwoordt zeer goed aan de duurzaamheidscriteria en deze zijn specifiek en volledig relevant aan de context van het bestek ( zeer goed) 4 De oplossing en dienstverlening beantwoordt uitzonderlijk goed aan de duurzaamheidscriteria en hun relevantie aan de context van het bestek wordt zeer scherp en feitelijk toegelicht (uitzonderlijk) 5
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 5

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Informatie over de termijnen voor beroep : U beschikt over de mogelijkheid om tegen deze beslissing beroep in te stellen bij de Raad van State, overeenkomstig het artikel 14 en/of het artikel 15 van de bovenvermelde Wet. Om ontvankelijk te zijn moet u dit beroep indienen binnen 15 dagen na deze mededeling in geval van een vordering tot schorsing overeenkomstig artikel 15, of binnen 60 dagen na deze mededeling in geval van een vordering tot vernietiging overeenkomstig artikel 14. De inleiding van het beroep gebeurt door een gedagtekend verzoekschrift dat door u of door een advocaat ondertekend moet zijn. Het verzoekschrift moet u bij aangetekende brief sturen aan de Eerste Voorzitter van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel , ofwel wordt het ingediend volgens de elektronische procedure van de Raad van State (e-ProAdmin).

6. Resultaten

Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 23 000 000 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 2 000 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 23 000 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 2 000 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Docbyte NV
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 24_026_Docbyte
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 361 630 Euro
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : DOCBYTE_24_026
Datum van sluiting van het contract : 24/09/2025

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 361 630 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 361 630 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Provincie Antwerpen
Registratienummer : 0207725597_4812
Afdeling : Provincie Antwerpen - Departement Logistiek - Dienst Overheidsopdrachten
Postadres : Koningin Elisabethlei 22
Stad : Antwerpen
Postcode : 2018
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Telefoon : +32 2405459
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Wetenschapsstraat 33 Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Telefoon : 02 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Docbyte NV
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 0880.119.503
Stad : Gent
Postcode : 9051
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 90e29046-9cf1-4f36-9031-2fb4d8ff79c3 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 10/10/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 10/10/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00671651-2025
Nummer uitgave PB S : 196/2025
Datum van bekendmaking : 13/10/2025