Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten

De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst mbt aankoop, configuratie, installatie en onderhoud van elektronische kasten of opstellingen voor efficiënte en veilige opslag en picking van medicatie en medische artikelen, dit op verpleegafdelingen en medisch-technische diensten, geïntegreerd met het ADT, EPD en Apotheeksoftware van het ziekenhuis. De verpleegafdelingen worden centraal (= vanuit …

CPV: 31213000 Distribution equipment
Place of execution:
Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten
Awarding body:
vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Award number:
PPP0SQ-197/5218/2025/008

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten
Beschrijving : De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst mbt aankoop, configuratie, installatie en onderhoud van elektronische kasten of opstellingen voor efficiënte en veilige opslag en picking van medicatie en medische artikelen, dit op verpleegafdelingen en medisch-technische diensten, geïntegreerd met het ADT, EPD en Apotheeksoftware van het ziekenhuis. De verpleegafdelingen worden centraal (= vanuit de apotheek) beleverd. We streven om 80% van de voorgeschreven geneesmiddelen via de apotheek te distribueren, 20% wordt door de verpleegkundige uit de medicatiekasten/opstellingen gepickt. Voor de medisch-technische diensten wordt 100% van de voorgeschreven medicatie uit de elektronische medicatiekast/opstelling gehaald. Medicatieveiligheid is een belangrijk aandachtspunt in het JYZ. De kast moet de verpleegkundige maximaal ondersteunen in het correct uithalen van de medicatie. Ook moet de opstelling de traceerbaarheid van de uitgehaalde medicatie maximaal ondersteunen. De toegang tot de elektronische kast dient te worden geregeld door badgecontrole waarbij het mogelijk is om per gebruiker (of gebruikersgroep) bevoegdheden te definiëren. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om na toegang tot de volledige kast, geautoriseerde gebruikers(groepen) toegang te geven tot bepaalde locaties, eveneens door badgecontrole. Na een periode van inactiviteit voorziet het systeem in de mogelijkheid om de kast automatisch te vergrendelen om ongeoorloofde toegang tot de kast te voorkomen. Koppelingen met onze huidige pakketten zijn cruciaal om onze continuïteit en efficiënte werking te kunnen blijven garanderen. Op sommige afdelingen is er maar beperkte ruimte voorzien voor plaatsing van de kastopstellingen en is er geen mogelijkheid tot herlocatie van andere functies of vergroting van de lokalen. Er is een verplicht plaatsbezoek na de selectiefase. Echter indien potentiële inschrijvers bij selectie ook al wensen een plaatsbezoek uit te voeren kan dit optioneel aangevraagd worden. Dit plaatsbezoek kan het verplicht bezoek na ontvangst van het eigenlijke bestek (na selectie) echter niet vervangen. De looptijd van de raamovereenkomst betreft 10 jaar voor de uitrol van de vervanging van de huidige kastenopstellingen. Van onze huidige 32 kastopstellingen ( divers opgebouwd), zullen er tijdens de raamovereenkomst looptijd van 10 jaar minstens 20 kasten aangekocht worden, met een maximum van 40 kastopstellingen. De inschatting is om 18 opstellingen binnen de 5 jaar te vervangen.
Identificatiecode van de procedure : ceb8eff1-146b-4b1d-a125-f4086599d8cd
Interne identificatiecode : PPP0SQ-197/5218/2025/008
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 31213000 Distributie-uitrusting

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Ieper ( BE253 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Ieper ( BE253 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor aankoop, installatie en onderhoud van elektronische kasten op verpleegafdelingen en medisch technische diensten
Beschrijving : De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst mbt aankoop, configuratie, installatie en onderhoud van elektronische kasten of opstellingen voor efficiënte en veilige opslag en picking van medicatie en medische artikelen, dit op verpleegafdelingen en medisch-technische diensten, geïntegreerd met het ADT, EPD en Apotheeksoftware van het ziekenhuis. De verpleegafdelingen worden centraal (= vanuit de apotheek) beleverd. We streven om 80% van de voorgeschreven geneesmiddelen via de apotheek te distribueren, 20% wordt door de verpleegkundige uit de medicatiekasten/opstellingen gepickt. Voor de medisch-technische diensten wordt 100% van de voorgeschreven medicatie uit de elektronische medicatiekast/opstelling gehaald. Medicatieveiligheid is een belangrijk aandachtspunt in het JYZ. De kast moet de verpleegkundige maximaal ondersteunen in het correct uithalen van de medicatie. Ook moet de opstelling de traceerbaarheid van de uitgehaalde medicatie maximaal ondersteunen. De toegang tot de elektronische kast dient te worden geregeld door badgecontrole waarbij het mogelijk is om per gebruiker (of gebruikersgroep) bevoegdheden te definiëren. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om na toegang tot de volledige kast, geautoriseerde gebruikers(groepen) toegang te geven tot bepaalde locaties, eveneens door badgecontrole. Na een periode van inactiviteit voorziet het systeem in de mogelijkheid om de kast automatisch te vergrendelen om ongeoorloofde toegang tot de kast te voorkomen. Koppelingen met onze huidige pakketten zijn cruciaal om onze continuïteit en efficiënte werking te kunnen blijven garanderen. Op sommige afdelingen is er maar beperkte ruimte voorzien voor plaatsing van de kastopstellingen en is er geen mogelijkheid tot herlocatie van andere functies of vergroting van de lokalen. Er is een verplicht plaatsbezoek na de selectiefase. Echter indien potentiële inschrijvers bij selectie ook al wensen een plaatsbezoek uit te voeren kan dit optioneel aangevraagd worden. Dit plaatsbezoek kan het verplicht bezoek na ontvangst van het eigenlijke bestek (na selectie) echter niet vervangen. De looptijd van de raamovereenkomst betreft 10 jaar voor de uitrol van de vervanging van de huidige kastenopstellingen. Van onze huidige 32 kastopstellingen ( divers opgebouwd), zullen er tijdens de raamovereenkomst looptijd van 10 jaar minstens 20 kasten aangekocht worden, met een maximum van 40 kastopstellingen. De inschatting is om 18 opstellingen binnen de 5 jaar te vervangen.
Interne identificatiecode : 2025/008_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 31213000 Distributie-uitrusting
Opties :
Beschrijving van de opties : Vereiste opties (Vereiste opties (zie bestek))

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Ieper ( BE253 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 120 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Aangezien de ziekenhuissector, inclusief apotheek, en rekening houdend met een uitrol van 10 jaar, absoluut niet statisch is, is het niet uitgesloten dat in de veranderde ziekenhuissector er hierop wijzigingen dienen doorgevoerd te worden voor het blijvend optimaal organiseren van de verdeling van de medicatie binnen het ziekenhuis inclusief haar huidige en mogelijks toekomstige campussen. Het is weinig waarschijnlijk dat er een 1-1 vervanging zal doorgevoerd worden op basis van de huidige werking. Echter zullen er minstens 20 kastopstellingen doorheen de looptijd van deze raamovereenkomst aangekocht worden. Echter kan dit uitgebreid worden tot de aankoop van 40 kastopstellingen. De maximale omvang betreft dus 40 kastopstellingen.

5.1.9 Selectiecriteria

Bronnen van selectiecriteria : Aankondiging
Criterium : Andere economische of financiële eisen
Beschrijving : Om de financiële draagkracht van de inschrijver te controleren, zal de aanbestedende overheid gebruik maken van de Creditsafe International Score. Dit is een gestandaardiseerde score afgeleid van de normale Creditsafe score. Hierdoor kan een score vergelijking gemaakt worden tussen bedrijven in verschillende landen. Meer info op https://www.creditsafe.be . Volgende scores zijn mogelijk: Score A: Zeer laag risico Score B: Laag risico Score C: Gemiddeld risico Score D: Hoog risico Score E: Geen score Voor elke kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf een Creditsafe rapport opvragen. Minimumeisen: Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient "A, B of C" te zijn.
Criterium : Referenties voor gespecificeerde leveringen
Beschrijving : Een lijst van de voornaamste gelijkaardige leveringen gedurende de laatste drie jaar, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Minimumeisen: Er dienen minimum 2 referenties met 2 medicatie kastopstellingen te worden voorgelegd. Waarvan 1 opstelling met een in productie genomen koppeling met Infohos en EPD.
Criterium : Relevante onderwijs- en beroepskwalificaties
Beschrijving : De inschrijver voegt een beschrijving toe van de service- en support organisatie op Europees en specifiek op Belgisch niveau. De service techniekers en applicatiespecialisten beschikken over de nodige kwalificaties voor dergelijke apparatuur om de continuïteit van ons ziekenhuis te garanderen. Minimumeisen: De inschrijver voegt een beschrijving toe van de service-support organisatie op Europees niveau en specifiek voor de Belgische klanten en hoe de continuïteit van ons ziekenhuis hierdoor gegarandeerd wordt (minimaal te beschrijven: aantal, ervaring,.. van de service-en supportorganisatie). De service techniekers zijn de Nederlandse taal machtig en de volledige servicedienst voldoet aan een aantoonbare kwaliteitsnorm (ISO of gelijkwaardig). Toon aan.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Zal worden meegedeeld in de opdrachtdocumenten in de tweede fase
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 1

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/197/SQ/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 18/09/2025 09:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Het betreft een vervanging van de huidige medicatiedistributiekasten met verschillende end of service data en waar er een verdere optimaliseringsoefening noodzakelijk is. De ziekenhuissector, waaronder het JYZ, is onderhevig aan veranderde omstandigheden die zich in de noden van kasten kunnen uiten. Daarenboven zijn de switching/opstartkosten (zowel financieel als tijdsintensief) aanzienlijk en is een fasering in de tijd noodzakelijk. Bij eventuele uitbreidingen dienen dezelfde types kasten aangekocht te worden om uniformisering quawerking en veiligheid te kunnen garanderen. Het JYZ zet in om op termijn te evolueren naar een uniform gebruiksvriendelijk distributiesysteem van medicatie over alle sites heen. Om deze reden zetten wij deze raamovereenkomst op een termijn van120 maanden.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Informatie over de termijnen voor beroep : Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Ieper. De aanbestedende overheid zal een wachttermijn van 15 kalenderdagen in acht nemen tussen de kennisgeving en de sluiting van de opdracht, conform artikel 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies. Deze termijn gaat in vanaf de dag die volgt op de datum van verzending van deze kennisgeving. Overeenkomstig artikel 15, 23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, kan u binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de dag volgend op de verzenddatum van deze kennisgeving, eventueel een vordering tot schorsing indienen bij een rechtscollege. Dit mag uitsluitend gebeuren in het kader van een procedure in kort geding voor de justitiële rechter (Voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, zetelend in kort geding). Indien wij binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangen, zullen wij de procedure verder zetten. Overeenkomstig artikel 14,23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, melden wij u dat u zich ook kan richten tot de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, mocht u een beroep tot nietigverklaring wensen aan te tekenen tegen deze beslissing. Dit beroep moet op straffe van onontvankelijkheid worden ingediend binnen de 60 dagen na de betekening die gedaan wordt. De aanbestedende overheid verzoekt u haar hiervan binnen deze termijn per fax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen.
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : vzw Jan Yperman Ziekenhuis

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Registratienummer : 0462915078
Postadres : Briekestraat 12
Stad : Ieper
Postcode : 8900
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Ieper ( BE253 )
Land : België
Contactpunt : Ellen Maes
Telefoon : +32 57356540
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Ondernemingsrechtbank Gent -afdeling Ieper
Registratienummer : BE 0308.357.753
Postadres : Grote Markt 10
Stad : Ieper
Postcode : 8900
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Ieper ( BE253 )
Land : België
Telefoon : +32 57450700
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 7f3dd9cd-cb29-400e-a802-6182a677c58a - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 04/08/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 04/08/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00513930-2025
Nummer uitgave PB S : 149/2025
Datum van bekendmaking : 06/08/2025