Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule.

Op dit moment kunnen burgers, verenigingen, ondernemingen,... binnen het lokaal bestuur Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht zowel telefonisch (via het KCC) als online (via de afsprakenmodule op de website) een afspraak vastleggen bij een bepaalde dienst. Vóór de fusie tussen de drie gemeenten werden hiervoor drie aparte systemen, weliswaar van dezelfde leverancier, gebruikt. Het …

CPV: 72263000 Software implementation services
Place of execution:
Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule.
Awarding body:
Gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Award number:
824

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule.
Beschrijving : Op dit moment kunnen burgers, verenigingen, ondernemingen,... binnen het lokaal bestuur Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht zowel telefonisch (via het KCC) als online (via de afsprakenmodule op de website) een afspraak vastleggen bij een bepaalde dienst. Vóór de fusie tussen de drie gemeenten werden hiervoor drie aparte systemen, weliswaar van dezelfde leverancier, gebruikt. Het nieuwe bestuur heeft de ambitie om deze drie systemen te vervangen door één generiek systeem voor de hele fusiegemeente. Deze opdracht omvat twee aspecten: de software (afsprakenmodule en klantbegeleidingssoftware) en de bijhorende hardware (ticketzuilen met printer en beeldschermen).
Identificatiecode van de procedure : 8bc6a604-fc25-4ddb-a9c3-a19460602a4c
Interne identificatiecode : 824
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Sint-Niklaas ( BE236 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : 824 - 1
Beschrijving : Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Sint-Niklaas ( BE236 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Looptijd : 48 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Dit gunningscriterium heeft betrekking op het totaal offertebedrag van de opdracht en de beoordeling ervan gebeurt met inbegrip van de btw.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gebruiksvriendelijkheid
Beschrijving : De gebruiksvriendelijkheid van de verschillende onderdelen. • Het gebruiksgemak voor de medewerkers/beheerders/eindgebruikers. • De gevraagde functionaliteiten en linken tussen de pakketten (klantenbegeleiding en afsprakenmodule) moeten correct en volledig aangetoond worden.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Dienst na verkoop
Beschrijving : Het lokaal bestuur hecht veel belang aan een goede service na verkoop in geval er problemen opduiken. De indiener beschikt over een servicedesk waar de lokale overheid met vragen terecht kan via allerhande kanalen zoals e-mail, telefoon en/of website. De indiener geeft aan wat de te verwachten responstijd is van deze servicedesk. De inschrijver maakt in zijn offerte een voorstel op van een Service Level Agreement (SLA) dat toestaat om met meetbare indicatoren, een appreciatie te geven van de kwaliteit, de effectiviteit van de helpdesk en verleende diensten. Hieruit moet duidelijk blijken hoe omgegaan wordt met programmafouten en de interventietijden die hierbij horen. De leverancier is altijd de rechtstreekse contactpersoon voor de bij hen aangeschafte hardware en software. Het aspect van het onderhoudscontract en licentiebeheer zal eveneens beoordeeld worden. Daarnaast zijn updates en upgrades inbegrepen in de aankoopprijs en moeten deze gedurende de totale looptijd van het onderhoudscontract (dit zowel voor de software als de hardware) uitgevoerd worden. De concrete aanpak hiervan wordt beoordeeld in dit gunningscriterium.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Technische waarde
Beschrijving : De aanbieder geeft aan in welke mate de afsprakenmodule koppelingen maakt met andere softwarepakketten. Dit kan gaan van een koppeling met Outlook, MS-Teams, TOPdesk, power BI, …
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Koppeling met Mijn Burgerprofiel
Beschrijving : De aanbieder vermeldt het al dan niet bestaan van een koppeling met Mijn Burgerprofiel. Als deze nog niet aanwezig is, moet in de routemap toegelicht worden wanneer deze koppeling in de toepassing beschikbaar zal zijn.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 5
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 22/07/2025 11:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State -
Informatie over de termijnen voor beroep : Overeenkomstig artikelen 15, 23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, kan u binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de dag volgend op de verzenddatum van deze kennisgeving, eventueel een vordering tot schorsing indienen bij de bevoegde verhaalinstantie. Dit mag uitsluitend gebeuren via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid voor de Raad van State. Indien wij binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangen, zullen wij de procedure verder zetten. Indien u beroep aantekent, moet u ons hiervan op de hoogte brengen via e-mail. Overeenkomstig artikelen 14, 23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, melden wij dat u ook een beroep tot nietigverklaring tegen onze beslissing kan instellen binnen een termijn van zestig dagen vanaf de dag volgend op de verzenddatum van deze kennisgeving. Uw vordering moet ingediend worden met een gedagtekend “verzoekschrift tot nietigverklaring” dat door u of een advocaat ondertekend is. Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl. De aanbestedende overheid verzoekt u haar hiervan binnen deze termijn per e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen.

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Registratienummer : 1010783451_44861
Postadres : Gravenplein 8
Stad : Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Postcode : 9120
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Sint-Niklaas ( BE236 )
Land : België
Telefoon : 037501511
Internetadres : https://gemeentebkz.be
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : ca3cfebe-5df3-4641-9957-b17b0cce3d38 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 17/06/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 17/06/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00396448-2025
Nummer uitgave PB S : 116/2025
Datum van bekendmaking : 19/06/2025