Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.

Het stadsbestuur van Lommel wenst over te gaan tot de aankoop van een geïntegreerde toepassingssoftware voor team burgerzaken, die toelaat om de volledige dossierverwerking (opbouw, beheer, afhandeling, met inachtname van de huidige wetgeving en alle toekomstige wijzigingen) digitaal te laten verlopen om de efficiënte, vlotte en kwalitatieve werking van team …

CPV: 48000000 Software package and information systems, 72261000 Software support services
Place of execution:
Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.
Awarding body:
Stad Lommel
Award number:
PPP04A-3018/5279/2025026

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stad Lommel
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.
Beschrijving : Het stadsbestuur van Lommel wenst over te gaan tot de aankoop van een geïntegreerde toepassingssoftware voor team burgerzaken, die toelaat om de volledige dossierverwerking (opbouw, beheer, afhandeling, met inachtname van de huidige wetgeving en alle toekomstige wijzigingen) digitaal te laten verlopen om de efficiënte, vlotte en kwalitatieve werking van team burgerzaken te blijven waarborgen. Hierbij spitsen we ons toe op de volgende toepassingssoftwaremodules: • module bevolking • module burgerlijke stand (met inbegrip van het digitaal overlijdensplatform eLys) • module vreemdelingen • module digitale woonstcontrole De opdracht betreft het leveren, installeren en gebruiksklaar maken van een gebruiksvriendelijk softwareprogramma, waarin alle dossiers van team burgerzaken geïntegreerd kunnen worden, opdat team burgerzaken een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening zou kunnen blijven waarborgen. Daarnaast wenst het stadsbestuur van Lommel over te gaan tot de integratie met de MAGDA-documentendienst en de aankoop van een e-loket. De licenties dienen te worden toegekend voor 43 medewerkers, waarvan 20 met een volledige toegang, 15 exclusief tot bevolking en 8 voor het college van burgemeester en schepenen in het kader van de ondertekening van dabs aktes.
Identificatiecode van de procedure : 0b8e5764-1bb7-48e3-92d0-673a35e13df0
Interne identificatiecode : PPP04A-3018/5279/2025026
Type procedure : Andere procedure in één fase

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.
Beschrijving : Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.
Interne identificatiecode : 2025026_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Toegestane opties (Post 32 [Toegestane optie] Elektronische overhandiging van verklaring van wettelijke samenwoning en verklaring van beëindiging van wettelijke samenwoning: Op basis van het KB van 12 augustus 2024 tot bepaling van de voorwaarden verbonden aan de elektronische overhandiging van de verklaring van wettelijke samenwoning en de verklaring van beëindiging van wettelijke samenwoning, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 december 2022 tot bepaling van de voorwaarden verbonden aan elektronische aangiften inzake burgerlijke stand dat op 19 september 2024 in werking trad, biedt de softwaretoepassing de stad Lommel de mogelijkheid om elektronisch een verklaring van wettelijke samenwoning af te leggen, onder de volgende voorwaarden: • de gemeente dient gebruik te maken van een beveiligd informaticaplatform • de personen die een wettelijke samenwoning willen afsluiten identificeren zich met een systeem voor elektronische identificatie dat voldoet aan de voorwaarden van art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie zoals bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart, de elektronische vreemdelingenkaart of itsme. • de verklaring dient door beide partijen met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie te worden ondertekend (dus een handtekening gezet met de elektronische identiteitskaart of elektronische vreemdelingenkaart) • de voor te leggen documenten kunnen elektronisch worden voorgelegd via het beveiligd informaticaplatform, maar de originele documenten moeten vervolgens worden overgezonden aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand. • de ambtenaar van de burgerlijke stand kan steeds vragen dat de partij(en) in persoon voor hem verschijnt of verschijnen en kan daarbij een termijn opleggen. Bij de verklaring tot beëindiging van de wettelijke samenwoning gelden dezelfde voorwaarden, met een nuancering voor wat de eenzijdige verklaring tot beëindiging van de wettelijke samenwoning betreft (wanneer dus slechts één van de partners de beëindiging aanvraagt) en de mogelijkheid om de beëindiging te doen door een volmachthouder: Eenzijdige verklaring: • enkel de partij die eenzijdig wil beëindigen moet zich identificeren met een systeem voor elektronische identificatie dat voldoet aan de voorwaarden van art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie zoals bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart, de elektronische vreemdelingenkaart of itsme • enkel de partij die eenzijdig wil beëindigen dient de verklaring met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie te ondertekenen (dus een handtekening gezet met de elektronische identiteitskaart of elektronische vreemdelingenkaart) • de partij die de eenzijdige verklaring elektronisch doet, moet eerst de kosten van betekening en kennisgeving betalen alvorens de ambtenaar van de burgerlijke stand de andere partij op de hoogte stelt van de beëindiging. Bij verklaring tot beëindiging door een volmachthouder in naam van beide partijen of één partij: • de volmachthouder moet zich op dezelfde manier aanmelden als hierboven beschreven (elektronische identiteitskaart, elektronische vreemdelingenkaart of itsme) • de volmachthouder moet via het beveiligd informaticaplatform het rijksregisternummer van de partij / partijen zenden aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. Indien de partijen niet ingeschreven zijn, geeft de volmachthouder de naam, voornaam, geboortedatum en de geboorteplaats door. • de volmachthouder voegt de bijzondere en authentieke volmacht elektronisch toe, maar maakt achteraf het originele document nog over aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. Van zodra de ambtenaar van de burgerlijke stand de verklaring én originele documenten heeft ontvangen, stuurt deze via de software een elektronisch ontvangstbewijs terug. - Post 33 [Toegestane optie] Integratie MAGDA documentendienst - Post 34 [Toegestane optie] E-loket - Post 35 [Toegestane optie] Module Begraafplaatsbeheer)

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Hertog Janplein 1
Stad : Lommel
Postcode : 3920
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België
Aanvullende informatie : Stad Lommel

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/09/2025
Einddatum van de duur : 31/12/2030

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
Overige informatie over verlengingen : De opdracht bevat vier verlengingen. Na de laatste verlenging zal in ieder geval geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van de opdracht. De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om de opdracht op te zeggen mits inachtname van een opzegtermijn van minstens 90 kalenderdagen voor het einde van de basisopdracht of van een latere verlenging. Sowieso is het contract na 6 maanden in productie maandelijks opzegbaar. Een opzegging dient steeds via aangetekend schrijven te gebeuren. Indien de opdracht niet wordt verlengd kan de leverancier hiervoor geen schadevergoeding eisen.

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : 1 pakket oplossing voor alle functionaliteiten voor team burgerzaken.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Implementatie , onderhoud en gebruiksvriendelijkheid
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stad Lommel
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van State
Organisatie die het contract ondertekent : Stad Lommel

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 653 117,28 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Centrum voor Informatica(CEVI)
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : Centrum_voor_Informatica(CEVI)
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 653 117,28 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 4810-8091
Titel : Leveren, implementeren, onderhoud en ondersteuning van Toepassingssoftware Burgerzaken.
Datum van sluiting van het contract : 08/08/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Stad Lommel

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Type van de ontvangen inschrijvingen : Verzoeken tot deelname
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 653 117,28 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 653 117,28 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stad Lommel
Registratienummer : BE 0207473102
Postadres : Hertog Janplein 1
Stad : Lommel
Postcode : 3920
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Maaseik ( BE225 )
Land : België
Contactpunt : Carine Joos
Telefoon : +32 11399783
Internetadres : http://www.lommel.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0005

Officiële naam : Centrum voor Informatica(CEVI)
Omvang van de ondernemer : Groot
Registratienummer : BE 0860972295
Postadres : Bisdomplein 3
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Telefoon : +32 92640700
Internetadres : https://www.cevi.be/
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : dad81e96-b9d0-478f-9e97-47790e45d5f1 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 11/08/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 11/08/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00530470-2025
Nummer uitgave PB S : 154/2025
Datum van bekendmaking : 13/08/2025