evergabe.com

Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 72212311 Document management software development services, 72227000 Software integration consultancy services, 72250000 System and support services, 72263000 Software implementation services, 72265000 Software configuration services, 72267100 Maintenance of information technology software, 72268000 Software supply services, 72311100 Data conversion services

Place of execution:

Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Awarding body:

Region Sjælland

Award number:

A426303600

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Region Sjælland

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Sundhed

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Beskrivelse : I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af: a) Life-cycle-management af dokumenter b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning) c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse d) Kompetenceregistrering og styring e) Akkreditering. Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov. Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet. Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er: a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp) b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående e) Integration/API til Kundens SendGrid f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet. Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed. II. Hovedydelser Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.) b) Datamigrering og -konvertering c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen d) Optioner. Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.

Identifikator for proceduren : 41398e43-4e3e-472c-8d73-6b681d3119c4

Tidligere bekendtgørelse : 0ecd4a26-86f4-46c6-89ec-e9c0630c9014-01

Intern ID : A426303600

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud. Udelukkelse: Ordregiver skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a, 135 og 136. Ordregiver vil også udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-5. Ordregiver vil dog ikke udelukke en ansøger, som har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud og således uden at indgå i eventuelle forhandlinger. Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at forhandlingsmøder gennemføres. Tilbudsgiver skal som led i udbudsforretningen gennemføre en løsningsdemonstration. Formålet med løsningsdemonstrationen er overordnet at supplere bestemte udvalgte dele af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse – og dermed ordregivers vurderingsgrundlag – gennem en demonstration af løsningens brugervenlighed set i forhold til udvalgte dele af den tilbudte funktionalitet. Løsningsdemonstrationen gennemføres umiddelbart efter tilbudsfristen og inden gennemførelse af forhandlingsmøder. Beskrivelse af eventuelt forhandlingsforløb: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtigheds-princippet. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til yderligere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt. Under forhandlingsfasen kan ordregiver anmode om reviderede tilbud. Ved forhandlingsfasens afslutning opfordres tilbudsgiverne til at afgive reviderede eller endelige tilbud. Ordregiver vil tydeligt angive, hvorvidt der anmodes om reviderede eller om endelige tilbud. I det omfang ordregiver anmoder om reviderede tilbud, kan ordregiver efterfølgende vælge enten at tildele kontrakten på baggrund af de reviderede tilbud eller at gennemføre en yderligere forhandlingsfase med alle tilbudsgiverne. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af udbudslovens § 159, stk. 5. Ordregiver har således ikke angivet, at en konkret fejl eller mangel vil føre til, at tilbuddet afvises, jf. udbudslovens § 159, stk. 6. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag. Modtagne tilbud returneres ikke af ordregiver. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72212311 Udvikling af programmel til dokumenthåndtering

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72227000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72250000 System- og supporttjenester

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72263000 Implementering af programmel

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72265000 Konfigurering af programmel

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72267100 Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72268000 Levering af programmel

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72311100 Konvertering af data

2.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Ærtekildevej 1

By : Ringsted

Postnummer : 4100

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 30 000 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger : Anskaffelsen blev udbudt ved udbudsbekendtgørelse nr. 558194-2024 og ændringsbekendtgørelse nr. 563714-2024. Region Sjælland annullerede det tidligere udbud som følge af ændringer i de i anskaffelsen indeholdte optioner, hvorfor nærværende udbud er et genudbud. Det elektroniske udbudssystem: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. udbudsbetingelserne. For at deltage i udbuddet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Estimeret kontraktværdi: I relation til den estimerede kontraktværdi bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive udvidelser til Løsningen, tilknyttede ydelser og prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på indhentede prisindikationer i markedsdialog og erfaringer fra lignende kontrakter. Underskrift af ESPD: Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Det bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde: Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, skal fremlægge dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal fremlægge en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvis tilbudsgiver er etableret i Danmark. Ordregiver vil i øvrigt kræve den dokumentation, der fremgår af e-Certis ( https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage), og som dokumenterer, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 153. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører, så skal dokumentation fremlægges af alle deltagere i sammenslutningen, og hvis tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders formåen, så skal dokumentation fremlægges af alle støtteenheder. Dokumentation fra støtteenheder: Hvis den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, har baseret sig på andre enheders formåen, så skal tilbudsgiveren fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 144, stk. 2, inden ordregivers tildelingsbeslutning. Skabelon for støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis en tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, så hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for kontraktens gennemførelse. Hvis en tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders tekniske og faglige formåen vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, så skal de konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af de pågældende enheder, som har fremlagt faglige erfaringer i form af referencer. Delkontrakter: Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Baggrunden for ikke at opdele kontrakten i delkontrakter er, at det vurderes, at der kan opnås bedre priser og bedre kvalitet samt færre transaktionsomkostninger ved ikke at opdele kontrakten. Idet kontrakten omhandler en sammenhængende service-baseret løsning (SaaS) vurderes det endvidere ikke meningsgivende at opdele denne i delkontrakter. Investeringsscreening: Ansøgere opfordres til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven. Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Det er tilbudsgivers ansvar at ansøge om og opnå tilladelse, hvis dennes indgåelse af kontrakten er omfattet af loven. Ordregivers tildelingsbeslutning træffes under forudsætning af, at den vindende tilbudsgiver – senest 5 måneder efter meddelelsen af tildelingsbeslutningen – fremlægger (i) tilladelse fra Erhvervsstyrelsen til at indgå kontrakten, (ii) bekræftelse fra Erhvervsstyrelsen på, at tilladelse ikke er påkrævet, f.eks. på baggrund af en præ-screening efter § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 1491 af 25. juni 2021 om afgrænsning af anvendelsesområdet for investeringsscreeningsloven, eller (iii) skriftligt erklærer, at tilladelse ikke er påkrævet, fordi tilbudsgiveren hverken er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i investeringsscreeningsloven fra en virksomhed hjemmehørende i eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Hvis den vindende tilbudsgivers indgåelse af kontrakten kræver tilladelse fra Erhvervsstyrelsen, og tilladelse kun kan opnås med vilkår, forudsættes det, at vilkårene kan accepteres af ordregiver. Øvrige oplysninger: Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Intern ID : A426303600

5.1.1 Formål