IMMO4TU

Die Technische Universität Darmstadt zählt zu den führenden Technischen Universitäten Deutschlands und zeichnet sich durch innovative Forschung sowie eine internationale Ausrichtung aus. Die Universität ist in 13 Fachbereiche und über 120 Institute gegliedert. Ergänzt wird diese Struktur durch acht Dezernate, die zentrale Verwaltungsaufgaben wie Studierendenservice, Finanz- und Personalangelegenheiten, Baumanagement sowie …

CPV: 72260000 Software-related services
Place of execution:
IMMO4TU
Awarding body:
Technische Universität Darmstadt
Award number:
A 301/25-262

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Technische Universität Darmstadt
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : IMMO4TU
Beschreibung : Die Technische Universität Darmstadt zählt zu den führenden Technischen Universitäten Deutschlands und zeichnet sich durch innovative Forschung sowie eine internationale Ausrichtung aus. Die Universität ist in 13 Fachbereiche und über 120 Institute gegliedert. Ergänzt wird diese Struktur durch acht Dezernate, die zentrale Verwaltungsaufgaben wie Studierendenservice, Finanz- und Personalangelegenheiten, Baumanagement sowie Internationales übernehmen und so das reibungslose Funktionieren der Hochschule sicherstellen. Insgesamt umfasst die TU Darmstadt rund 24.300 Studierende und etwa 5.200 Mitarbeitende. Eine besondere Rolle kommt dabei den Dezernaten IV (Immobilienmanagement) und V (Baumanagement und Technischer Betrieb) zu, die für die Verwaltung und Bewirtschaftung von insgesamt 210 Gebäuden auf dem Campus verantwortlich sind. Im Zuge dieser anspruchsvollen Aufgaben setzen die Dezernate seit dem Jahr 2000 auf die Software SAP ERP mit verschiedenen Modulen. Seit 2004 werden in den genannten Bereichen die Module SAP RE-FX (Immobilienverwaltung) und SAP PM (Instandhaltung) genutzt Für das Baumanagement wurde 2019 SAP PS (Projektsystem) inkl. Bauaufsatz der Firma PROMOS implementiert. Derzeit werden jedoch viele interne Prozesse im Bereich Gebäudebewirtschaftung und Instandhaltung außerhalb von SAP abgebildet, da nur ein geringer Teil der technischen Anforderungen in SAP umsetzbar ist. Digitale Plandaten (CAD) und digitale Raumdaten (Raumdatenbank SAP RE-FX) sind nicht verknüpft. Daten werden händisch abgeglichen. Unterlagen liegen nur zum Teil in digitalisierter Form vor, ohne Bezug zu anderen Systemen.
Kennung des Verfahrens : 2abfc91b-6103-4870-99b7-5b8b4e05f951
Interne Kennung : A 301/25-262
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Karolinenplatz 5
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64289
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : #Bekanntmachungs-ID: CXS0YDQYTKSCMJAB# -
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : IMMO4TU
Beschreibung : Die vielfältigen Aufgaben und Prozesse der Dezernate sollen künftig schrittweise durch eine einheitliche Lösung, in Form eines CAFM Systems, unterstützt werden. Der fachliche Unterstützungsbedarf besteht vordringlich in der Schaffung einer einheitlichen Datenbasis, um Informationen besser zu verknüpfen und auswerten zu können. Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Fachaufgaben hinsichtlich der Grundstücks- und Objektverwaltung und des Objektbetriebes.
Interne Kennung : A 301/25-262

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Karolinenplatz 5
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64289
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 60 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestdeckungssumme je Schadensfall 1,5 Mio EUR, 2-fach maximiert. Die Betriebshaftpflichtversicherung existiert (im Falle eine Zuschlages) über den gesamten Leistungszeitraum zuzüglich der Gewährleistungsfrist
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.
Kriterium : Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung : Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens bezogen auf die Leistungen mit vergleichbarer Aufgabenstellung und Zielsetzung jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Angabe Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern an. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrags sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen
Kriterium : Muster, Beschreibungen oder Fotos ohne Echtheitszertifikat
Beschreibung : Leistungs- und Produktspektrum (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Stellen Sie Ihr Leistungs- und Produktspektrum dar, welches Sie am Markt an hinsichtlich Ihrer CAFM-Lösung anbieten
Kriterium : Muster, Beschreibungen oder Fotos ohne Echtheitszertifikat
Beschreibung : Kooperationen / Partnerschaften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Welche Kooperationen und Partnerschaften haben Sie in Deutschland, innerhalb / außerhalb der EU für die angebotene CAFM-Lösung?
Kriterium : Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung : Mitarbeiter (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Zahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten, ausschließlich im Geschäftsbereich des angebotenen CAFM Produkts, über die letzten 3 Jahre in tabellarischer Form an (Mitarbeiter:innen aus anderen Geschäftsbereichen, die nicht in die CAFM Implementierung involviert sind, dürfen nicht angegeben werden. Freiberufliche Mitarbeiter:innen zählen nicht als Mitarbeiter:in, hingegen sind Mitarbeiter:innen bei Mutter-/Tochter-/Schwestergesellschafen anrechenbar, sofern eine Projektzusammenarbeit explizit und nachvollziehbar dargestellt wird.
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Software ist nach der aktuellen GEFMA 444 vollständig zertifiziert
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Die CAFM Lösung erfüllt die Anforderungen BITV 2.0, Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz ISO 9241
Kriterium : Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung : Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) liegt vor
Kriterium : Informationssicherheit
Beschreibung : Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zertifizierung nach ISO 27001 (Informationssicherheit liegt vor
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Anzahl Kund:innen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Anzahl der Kund:innen an, die innerhalb der letzten 6 Jahre CAFM Lösungen produktiv im Einsatz haben. Differenzieren Sie die Kunden aus dem Hochschulbereich und öffentlichen Sektor.
Kriterium : Studien-, technische und Forschungseinrichtungen
Beschreibung : Erfahrung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie Ihre Projekt- und Implementierungserfahrung bzgl. der in der Ausschreibung angegebenen CAFM Lösung in Jahren an.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Vorlage von 3 Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Weisen Sie anhand von max. 3 Referenzprojekten Erfahrungen mit einer vergleichbaren Aufgabenstellung nach (weitere Referenzen führen zu Ausschluss).
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Abgabe Sozialversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit - Leisten von Abgaben Sozialversicherung, Steuern etc.
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Handelsregister (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 04/11/2025 23:59 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 01/12/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 14/11/2025 12:00 +01:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : -
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : -
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform : Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Technische Universität Darmstadt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Technische Universität Darmstadt

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Technische Universität Darmstadt
Registrierungsnummer : 111 608 628
Postanschrift : Karolinenplatz 5
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64289
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Dez. III E - Einkauf und Materialwirtschaft
Telefon : +49 61511624551
Fax : +49 61511624553
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer : DE 812 056 745
Postanschrift : Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3 Fristenbriefkasten Luisenplatz 2
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64283
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 6151126603
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : f6ab6667-938a-40d5-a623-7b57d2d86ccb - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 14/10/2025 15:13 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00679541-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 199/2025
Datum der Veröffentlichung : 16/10/2025