Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college

Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer …

CPV: 79211110 Payroll management services
Deadline:
Sept. 26, 2025, 10 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college
Awarding body:
VISTA college
Award number:
EOA.2025.INK.2

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : VISTA college
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college
Beschrijving : Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat zij een adviserende en begeleidende rol vervult ten behoeve van de doorontwikkeling en optimale benutting van deze modules. De raming van de opdrachtwaarde bedraagt € 950.000,- exclusief btw voor de volledige maximale looptijd.
Identificatiecode van de procedure : 2608d83d-46da-4268-8eea-3dc396f8dfe4
Interne identificatiecode : EOA.2025.INK.2
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Belangrijkste kenmerken van de procedure : -

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Maastricht, Sittard en Heerlen

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : VISTA college heeft momenteel nog niet alle elektronische workflows (zoals orderplaatsing, facturering en betalingen) volledig ingericht. De organisatie heeft echter de ambitie om deze workflows per 1 januari 2026 volledig digitaal te hebben geïmplementeerd. De inschrijver dient een oplossing te leveren die deze ambitie ondersteunt, waarbij de implementatie gefaseerd kan plaatsvinden, afhankelijk van de voortgang van de digitalisering bij VISTA college. De volgende eisen worden hierbij gesteld: - Facturen dienen zowel in .XML (PEPPOL) als PDF formaat te worden verzonden aan: crediteur@vistacollege.nl , gekoppeld aan een inkoopordernummer. - De inschrijver moet de mogelijkheid bieden om orderplaatsing elektronisch te realiseren, met integratie naar het inkoopadministratiesysteem van VISTA college (AFAS).
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college
Beschrijving : Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat zij een adviserende en begeleidende rol vervult ten behoeve van de doorontwikkeling en optimale benutting van deze modules. De raming van de opdrachtwaarde bedraagt € 950.000,- exclusief btw voor de volledige maximale looptijd (initiële looptijd plus verlenging).
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten
Opties :
Beschrijving van de opties : De gewenste situatie zoals deze wordt geschetst in dit beschrijvend document en de bijbehorende bijlagen is gebaseerd op de huidige onderwijsvisie, bedrijfsvoering, structuur en behoefte van de organisatie. Indien een of meerdere van deze onderdelen wordt herzien, bestaat de mogelijkheid dat dit effect heeft op de dienstverlening als overeengekomen onder de overeenkomst. Het staat VISTA college vrij om de overeenkomst hierop aan te passen, dit betekent, dat het de dienstverlenging kan uitbreiden, beperken en of aanvullen. Dit geldt ook indien VISTA college besluit de opdracht uit te breiden doordat zij (ook) namens een (nog op te zetten) B.V. of meerdere B.V. ‘s binnen haar concernstructuur optreedt. VISTA college zal opdrachtnemer schriftelijk in kennisstellen hiervan. De (financiële) impact van de aanpassingen zullen eveneens schriftelijk overeengekomen worden.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Maastricht, Sittard en Heerlen

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Einddatum van de duur : 31/12/2035

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : VISTA college is voornemens om één (1) overeenkomst af te sluiten met één (1) opdrachtnemer. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2026 en heeft een initiële looptijd van vier (4) jaar waarna de overeenkomst nog tweemaal (2) met drie (3) jaar verlengd kan worden (4+3+3).

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.8 Toegankelijkheidscriteria

Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, om de volgende reden
Rechtvaardiging : Gezien de aard en de complexiteit van de opdracht alsmede de risico's dit niet passend wordt geacht.

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit
Beschrijving : Zie hoofdstuk 5 van het beschrijvend document met kenmerk EOA.2025.INK.2
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 80
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Zie hoofdstuk 5 van het beschrijvend document met kenmerk EOA.2025.INK.2.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 08/09/2025 10:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 26/09/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 26/09/2025 10:01 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de opdracht : Zie de Geheimhoudingsverklaring die als bijlage bij het beschrijvend document deel A is opgenomen.
Een geheimhoudingsovereenkomst is vereist : ja
Nadere inlichtingen over de geheimhoudingsovereenkomst : Behoudens wettelijke verplichtingen zal de Opdrachtnemer en zijn bij de opdracht betrokken personeel strikte geheimhouding in acht nemen met betrekking tot de te leveren diensten, locaties en de interne organisatie van Opdrachtgever. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na de beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : VISTA college - Rechtbank Limburg, locatie Maastricht
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : VISTA college
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : VISTA college
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : VISTA college

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : VISTA college
Registratienummer : 81592885
Postadres : Sibemaweg 20
Stad : MAASTRICHT
Postcode : 6224DC
Onderverdeling land (NUTS) : Zuid-Limburg ( NL423 )
Land : Nederland
Contactpunt : Jordy Kerstges
Telefoon : +31 682593948
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Limburg, locatie Maastricht
Postadres : Sint Annadal 1
Stad : Maastricht
Postcode : 6214 PA
Onderverdeling land (NUTS) : Zuid-Limburg ( NL423 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : bf8cec12-bc5f-4151-b614-83605c70b023 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 14/07/2025 15:23 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00464872-2025
Nummer uitgave PB S : 134/2025
Datum van bekendmaking : 16/07/2025