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Einführung und Betrieb eines integrierten Human Resource Management System (HRMS)

Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung eines integrierten Human Resource Management System (HRMS), welches im Rahmen eines Einführungsprojektes stufenweise in die IT-Systemlandschaft der Toll Collect integriert werden soll. Es sollen die Nutzung sowie der zugehörige Support für mindestens 10 Jahre Laufzeit sichergestellt werden Das HRMS soll als Software as a …

CPV: 72212450 Time accounting or human resources software development services, 48000000 Software package and information systems

Place of execution:

Einführung und Betrieb eines integrierten Human Resource Management System (HRMS)

Awarding body:

Toll Collect GmbH

Award number:

03-VST-E-2024

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Toll Collect GmbH

Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Einführung und Betrieb eines integrierten Human Resource Management System (HRMS)

Beschreibung : Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung eines integrierten Human Resource Management System (HRMS), welches im Rahmen eines Einführungsprojektes stufenweise in die IT-Systemlandschaft der Toll Collect integriert werden soll. Es sollen die Nutzung sowie der zugehörige Support für mindestens 10 Jahre Laufzeit sichergestellt werden

Kennung des Verfahrens : 9a39fdba-2df7-45cd-8f5b-65f3d5b39a62

Interne Kennung : 03-VST-E-2024

Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt : nein

Begründung des beschleunigten Verfahrens :

Zentrale Elemente des Verfahrens : Der Auftraggeber wird auf Grundlage der dargestellten Bewerberreduzierung die 5 bestplatzierten Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Punktegleichheit bis zu 6 Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Für den Fall, dass es darüber hinaus Punktegleichheit gibt, behält sich der Auftraggeber vor, eine Auswahl per Losverfahren vorzunehmen. Die übrigen Bewerber nehmen am weiteren Verfahren nicht mehr teil und werden hierüber informiert. Es können Bietergespräche stattfinden.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Linkstr. 4

Stadt : Berlin

Postleitzahl : 10785

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )

Land : Deutschland

Zusätzliche Informationen : Gemäß Preisblatt.

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 700 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0F5FHD Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen. Informationen zu Form, Einreichung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote sowie zu Bewerber-/Bieterfragen können der Bewerbungsaufforderung/Angebotsaufforderung/Verfahrensbedingungen entnommen werden. Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb mit Be-kanntmachung gemäß § 17 Abs. 1 - 4 VgV durchgeführt. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffent-licht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Die enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung. Die weibliche/divers Form ist der männlichen Form in dieser Ausschreibung und allen zugehörigen Vergabeunterlagen gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt. Mit der Vergabestelle können Sie ausschließlich über das Vergabeportal DTVP und nur in Textform gem. § 126 b BGB kommunizieren. Bitte nutzen Sie keine fortgeschrittene / qualifizierte Signa-tur/Siegel. Voraussetzung ist eine entsprechende Registrierung Ihres Unternehmens. Hier Anpassen wg. Signaturvoreinstellung DTVP Falls Ihr Unternehmen noch nicht beim Vergabeportal DTVP registriert ist, beachten Sie bitte folgende Schritte: 1. Bitte rufen Sie das Vergabeportal unter der Adresse https://www.dtvp.de/Center/ auf. 2. Bitte führen Sie die Registrierung dort unter dem Punkt "Registrierung" durch. Dabei ist das kostenlose Basispaket für die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren ausreichend. Für den Abschluss der Registrierung und die Aktivierung Ihres Accounts wird Ihnen DTVP aus Sicher-heitsgründen eine weitere E-Mail mit Ihren Zugangsdaten zusenden. 3. Bitte aktivieren Sie Ihren Account, indem Sie sich mit diesen Zugangsdaten anmelden. Wenn Ihr Unternehmen registriert ist, beachten Sie bitte Folgendes: 1. Bitte melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten bei DTVP an. 2. Bitte greifen Sie über DTVP unter der Adresse https://www.dtvp.de/Center/ in der Liste auf die Vergabe "... (Titel der Maßnahme)" zu und klicken Sie auf "Jetzt teilnehmen". 3. Bitte stellen Sie Bewerber-/Bieterfragen - soweit erforderlich - ausschließlich über die Verga-beplattform über den Button "Kommunikation". 4. Bitte beachten Sie, dass die Teilnahmeanträge/Angebote ausschließlich über das Bewerber-/Bietertool (herunterzuladen unter dem Button "Teilnahmeanträge"/"Angebote" im Menü) elektronisch eingereicht werden können. Für weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Einführung und Betrieb eines integrierten Human Resource Management System (HRMS)

Beschreibung : Das HRMS soll als Software as a Service (SaaS) die Prozesse des TC-Personalwesens in einer integrierten Fachanwendung abdecken. Dabei soll die Software nachfolgend gelistete HR-Komponenten (bevorzugt innerhalb des angebotenen Produkts) abdecken. Die mit "M" gekennzeichneten Komponenten sind verpflichtend anzubieten. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Eine punktemäßige Bewertung der MUSS-Kriterien erfolgt nicht. Die nicht mit "M" gekennzeichneten Komponenten sind, sofern vorhanden, als optional im Preisblatt/Angebot auszuweisen. Können Sie eine oder mehrere der nicht mit "M" gekennzeichneten Komponenten nicht anbieten, so führt dies NICHT zum Ausschluss im Verfahren. - Digitale Personalakte und Personaladministration (M) - Personalbedarfsplanung und -Forecast - Personalbeschaffung - ESS und MSS (M) - Personalentwicklung (M) - Entgeltabrechnung - Schichtplanung und Rufbereitschaft - Personalcontrolling und -Reporting (M) - Zeitwirtschaft (M) - DMS (M) - Workflowdesign (M) - Compensation & Benefits Toll Collect plant eine stufenweise Einführung der einzelnen Komponenten des HRMS, um die Komplexität der Umsetzungen und den Aufwand für die Fachabteilung zeitlich zu verteilen. In diesem Einführungsprojekt, beabsichtigt Toll Collect alle oben genannten Komponenten bis auf die Entgeltabrechnung einzuführen. Dazu gehört auch der Import von Bestandsdaten und der bestehenden Personalakten, die noch zu digitalisieren sind. Die bisherige Tool-Unterstützung bei Toll Collect besteht hauptsächlich aus einem externen System zur Entgeltabrechnung und einem System zur Zeiterfassung.

Interne Kennung : 03-VST-E-2024

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Optionen :

Beschreibung der Optionen : Keine

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Linkstr. 4

Stadt : Berlin

Postleitzahl : 10785

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )

Land : Deutschland

Zusätzliche Informationen : Gemäß Preisblatt.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 5 Jahr

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 10

Weitere Informationen zur Verlängerung : Der Vertrag sieht eine Laufzeit von 5 Jahren vor. Darin enthalten ist die geschätzte Dauer des Einführungsprojektes von ca. einem Jahr. Es sollen die Nutzung sowie der zugehörige Support für mindestens weitere 5 Jahre Laufzeit sichergestellt werden. Somit ergibt sich eine Mindestvertragslaufzeit von ca. 10 Jahren. Die Laufzeit begründet sich dergestalt, dass die Software tief in die IT-Prozess- und Organisationslandschaft der Toll Collect GmbH eingebunden wird. Das Einführungsprojekt und die Integration des HRMS in die bestehende Systemlandschaft der Toll Collect werden auf die Hälfte der Gesamtkosten geschätzt. Aus diesem Grund wäre ein Wechsel nach 4 Jahren nicht wirtschaftlich und würde das Projekt nicht durch-führbar machen. Bereits das Einführungsprojekt erfordert einen vielfachen Einsatz an personellen Kapazitäten, sowie die gleichzeitige Sicherstellung der Einhaltung von datensicherheitsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Aspekten. Der personelle Aufwand sowie der Aufwand für die rechts- und sicherheitskonforme Einführung und der anschließende Betrieb inklusive Support und Weiterentwicklung im Sinne dieser Leistungsbeschreibung begründen eine längere Laufzeit. Aufgrund der besonderen IT-, datenschutz- und arbeitsrechtlichen Bedingungen soll innerhalb der optionalen Verlängerungsmöglichkeiten eine Überprüfungsklausel im Sinne einer Wirtschaftlichkeitsüberprüfung die die weitere Nutzung der implementierten Software prüft aufgenommen werden.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

Zusätzliche Informationen : Keine.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :

Art : Qualität

Bezeichnung : Leistung

Beschreibung : Einführung, Service, Anforderungen und Testung

Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl : 70

Kriterium :

Art : Preis

Bezeichnung : Preis

Beschreibung : Gemäß Preisblatt.

Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl : 30

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :

Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Auftragsbedingungen :

Dieses Verfahren fällt unter die Verordnung zu ausländischen Subventionen (FSR) : nein

Informationen über die Überprüfungsfristen : Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf folgende Rechtsvorschriften verwiesen: § 134 GWB Informations- und Wartepflicht, § 135 GWB Unwirksamkeit und § 160 GWB Einleitung, Antrag. Besonders hervorzuheben ist dabei: 134 Abs. II GWB: "Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an." § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mittteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass sämtliche vorgenannten Fristen für die Erhebung von verga-berechtlichen Rügen gegenüber dem Auftraggeber und die Fristen für die Wahrung der Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens zu beachten sind. Aufgrund der Zeichenbegrenzung im Bekanntmachungsformular gelten hinsichtlich des genauen Wortlauts der vorbenannten gesetzlichen Regelungen im Übrigen die Verfahrensbedingungen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Bundes -

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Toll Collect GmbH -

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 1 300 000 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :

Offizielle Bezeichnung : P&I Personal & Informatik AG

Angebot :

Kennung des Angebots : Angebot vom 21.10.2024

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001

Wert der Ausschreibung : 1 300 000 Euro

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein

Vergabe von Unteraufträgen : Nein

Informationen zum Auftrag :

Kennung des Auftrags : 03-VST-E-2024

Datum der Auswahl des Gewinners : 06/03/2025

Datum des Vertragsabschlusses : 06/03/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 6

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen