Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Stadtverwaltung Dachau plant ab dem dritten Quartal 2025 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse. Gegenstand des Verfahrens ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standard-Software auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie …

CPV: 48311100 Document management system, 72230000 Custom software development services, 48000000 Software package and information systems, 48219300 Administration software package, 72261000 Software support services, 72263000 Software implementation services, 72267000 Software maintenance and repair services
Place of execution:
Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Awarding body:
Große Kreisstadt Dachau
Award number:
2024/041

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Große Kreisstadt Dachau
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Beschreibung : Die Stadtverwaltung Dachau plant ab dem dritten Quartal 2025 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse. Gegenstand des Verfahrens ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standard-Software auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Kennung des Verfahrens : 2de5a8cc-bbd2-4fb9-8338-588a8bf784f4
Vorherige Bekanntmachung : 578760-2024
Interne Kennung : 2024/041
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72261000 Software-Unterstützung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Dachau ( DE217 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Beschreibung : Die Stadtverwaltung Dachau plant ab dem dritten Quartal 2025 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse. Gegenstand des Verfahrens ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standard-Software auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Interne Kennung : 2024/041

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72261000 Software-Unterstützung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Ausbau der Produktivumgebung um weitere bis zu 100 Lizenzen auf insgesamt bis zu ca. 200 Lizenzen innerhalb der kommenden 4 Jahre - ohne Abnahmeverpflichtung

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Dachau ( DE217 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbegrenzt

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen :
Kennung der vorherigen Bekanntmachung : 504309-2025
Zusätzliche Informationen : Die Verhandlungsgespräche sollen voraussichtlich im Zeitraum 31.03.2025 bis 11.06.2025 stattfinden.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : Preisangebot
Beschreibung : Preisangebot
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Lösungskonzept inkl. Projektvorgehensweise
Beschreibung : Lösungskonzept inkl. Projektvorgehensweise
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Verhandlungsrunde/Präsentation
Beschreibung : Verhandlungsrunde/Präsentation
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Anforderungskatalog
Beschreibung : Anforderungskatalog
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann : Details siehe Vergabeunterlagen (Datei "Verfahrensbrief")

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen : Die Vergabe ist hier bereits durch Vertragsschluss beendet. Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht mehr zum Gegenstand eines Nachprüfungsverfahrens gemacht werden. Die Unwirksamkeit eines Vertrages kann nur durch Einleitung eines Nachprüfungsverfahren nach den Bestimmungen des § 135 Abs. 2 GWB geltend gemacht werden. § 160 Abs. 3 GWB lautet wie folgt: „Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ § 135 GWB lautet wie folgt: Unwirksamkeit: „(1) Ein öffentlicher Auf-trag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber: 1) gegen § 134 verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Große Kreisstadt Dachau
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Große Kreisstadt Dachau
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Große Kreisstadt Dachau

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 169 315 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : d.velop AG
Angebot :
Kennung des Angebots : 01_d.velop_eAngebot_N39588_LV_ID_194312_FileID_151477
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Wert der Ausschreibung : 169 315 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Vergabe von Unteraufträgen : Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 2024/041
Datum des Vertragsabschlusses : 06/08/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote, bei denen nicht überprüft wurde, ob sie zulässig oder unzulässig sind
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinstunternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 5

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Große Kreisstadt Dachau
Registrierungsnummer : 09174115-48
Stadt : Dachau
Postleitzahl : 85221
Land, Gliederung (NUTS) : Dachau ( DE217 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8131 75-335
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer : 09-0318006-60
Postanschrift : Maximilianstraße 39
Stadt : München
Postleitzahl : 80538
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 89 2176-2411
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : d.velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : DE813062165
Stadt : Gescher
Postleitzahl : 48712
Land, Gliederung (NUTS) : Borken ( DEA34 )
Land : Deutschland
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : d8277d49-0c1a-42e0-93fc-93344ab88753 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 27/08/2025 10:00 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00560645-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 164/2025
Datum der Veröffentlichung : 28/08/2025