consultancy marktverkenning en analyse beheersystemen leningen met het oog op eventuele migratie

Het Vlaams Woningfonds is een door de Vlaamse overheid erkende sociale woonorganisatie die bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen verstrekt en beheert. Daarnaast behandelt het Vlaams Woningfonds aanvragen verzekering gewaarborgd wonen. Het Vlaams Woningfonds maakt voor het beheer van de door haar verstrekte bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen gebruik van een …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 72220000 Systems and technical consultancy services, 72221000 Business analysis consultancy services, 72224000 Project management consultancy services, 72227000 Software integration consultancy services, 72240000 Systems analysis and programming services, 72246000 Systems consultancy services, 72266000 Software consultancy services
Place of execution:
consultancy marktverkenning en analyse beheersystemen leningen met het oog op eventuele migratie
Awarding body:
Vlaams Woningfonds bv
Award number:
2025_001_VWF

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Vlaams Woningfonds bv
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming onder zeggenschap van een regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Huisvesting en gemeenschappelijke voorzieningen

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : consultancy marktverkenning en analyse beheersystemen leningen met het oog op eventuele migratie
Beschrijving : Het Vlaams Woningfonds is een door de Vlaamse overheid erkende sociale woonorganisatie die bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen verstrekt en beheert. Daarnaast behandelt het Vlaams Woningfonds aanvragen verzekering gewaarborgd wonen. Het Vlaams Woningfonds maakt voor het beheer van de door haar verstrekte bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen gebruik van een eigen ontwikkeld beheersysteem, verder “Oracle” genoemd. Deze software werd rond het jaar 2000 ontwikkeld (Oracle Forms en Oracle databank) en doorheen de jaren verder uitgebreid en geoptimaliseerd door onze eigen IT medewerkers om beter aan te sluiten op de noden van onze medewerkers. Alle nieuwe leningsaanvragen voor een hypothecair krediet en voor een huurwaarborglening verlopen via deze software. Heden worden er 45.311 hypothecaire leningen beheerd in het Oracle systeem. Verder worden ± 10.000 huurwaarborgleningen beheerd in het Oracle systeem. In deze Oracle databank worden ook de gegevens bewaard van de verzekering gewaarborgd wonen, de schuldsaldoverzekering, HR en de financiële dienst/de boekhouding. Gedurende de laatste jaren heeft het Vlaams Woningfonds echter ook enkele portefeuilles van bijzondere sociale leningen, verstrekt door andere organisaties overgenomen. Vooraleerst betreft het de overname van de portefeuille provincieleningen Oost-Vlaanderen. Deze 1.642 persoonlijke leningen worden beheerd op een beheersysteem genaamd vFinance (Vortex) met een PostgreSQL databank draaiende op een Linux besturingssysteem. Op eenzelfde omgeving worden ook de leningen van EKM (Roeselare-Tielt) ± 60 leningen bijgehouden in een aparte databank. Daarnaast heeft het Vlaams Woningfonds ook de Vlaamse Woonleningen verstrekt door de VMSW overgenomen, deze 22.516 leningen worden beheerd op het Microsoft-based beheersysteem CBLoans (Sopra). Deze versnippering van de leningen over drie verschillende beheersystemen, met vier databanken heeft zijn nadelen. Ten eerste is er een beperkte inzetbaarheid van medewerkers per beheersysteem. Ten tweede hebben medewerkers niet steeds een globaal overzicht van de leningen die een klant bij ons heeft, gezien de decentralisatie van gegevens. Ten derde is de data die per product beschikbaar is, niet eenvormig. De rapportering verschilt dus van systeem tot systeem. Ten slotte worden er driemaal gebruikskosten aangerekend, nl. voor het onderhoudscontract, de licenties, eventuele technische interventies, de updates van software, … voor elk systeem. Het VWF wil graag evolueren naar de beste oplossing voor dit probleem. De oplossing voor dit probleem dient toekomstgericht te zijn, kostenefficiënt, functioneel en werkbaar en dient te voldoen aan de wensen en vereisten van de directie en de werknemers. De opdracht betreft onder andere het uitvoeren van een analyse om te komen tot de best mogelijke oplossing, het adviseren over de mogelijke oplossingen voor dit probleem en het aanreiken van een document dat het VWF in staat stelt om een afgewogen beslissing te maken. Verder staat het VWF open voor begeleiding in het verloop van dit proces en mogelijke verdergaande processen door een specialist ter zake, die zal optreden als projectmanager. Bij het uitvoeren van deze opdracht staat een goede doorstroming van informatie en een heldere communicatie met belanghebbenden centraal. De uitgewerkte oplossing moet gebaseerd zijn op informatie die vergaard is met inspraak van de medewerkers en de directie en die een helder beeld van de beleving van de medewerkers weerspiegelt. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De diensten hebben betrekking op de CPV-codes: • 72000000-5 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning • 72246000-1 - Systeemadviesdiensten • 72221000-0 - Bedrijfsanalyseadviezen • 72224000-1 - Advies over projectmanagement • 72227000-2 - Advies over software-integratie • 72240000-9 – Systeemanalyse en programmering • 72220000-3 – Systeem- en technisch advies • 72266000-7 - Advies over software Percelen De opdracht is niet opgedeeld in percelen. De verschillende onderdelen van de opdracht zijn namelijk te nauw samenhangend om opgesplitst te kunnen worden. Voor de goede uitvoering van de opdracht zal een vlotte communicatie en doorstroming van informatie noodzakelijk zijn. Hier kan het beste voorzien worden wanneer de gehele opdracht door één partij wordt uitgevoerd. De volledige lijst van uitsluitingsgronden is opgenomen in de selectieleidraad met documentnaam selectieleidraad 2025_001_VWF.
Identificatiecode van de procedure : 109e4f3a-3a4c-4199-ae16-8d53540b96a4
Interne identificatiecode : 2025_001_VWF
Type procedure : Concurrentiegerichte dialoog
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72246000 Systeemadviesdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72224000 Advies over projectmanagement
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72227000 Advies over software-integratie
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72220000 Systeem- en technisch advies
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72221000 Bedrijfsanalyseadviezen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72240000 Systeemanalyse en programmering
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72266000 Advies over software

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden :

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : 2025_001_VWF - 1
Beschrijving : Het Vlaams Woningfonds is een door de Vlaamse overheid erkende sociale woonorganisatie die bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen verstrekt en beheert. Daarnaast behandelt het Vlaams Woningfonds aanvragen verzekering gewaarborgd wonen. Het Vlaams Woningfonds maakt voor het beheer van de door haar verstrekte bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen gebruik van een eigen ontwikkeld beheersysteem, verder “Oracle” genoemd. Deze software werd rond het jaar 2000 ontwikkeld (Oracle Forms en Oracle databank) en doorheen de jaren verder uitgebreid en geoptimaliseerd door onze eigen IT medewerkers om beter aan te sluiten op de noden van onze medewerkers. Alle nieuwe leningsaanvragen voor een hypothecair krediet en voor een huurwaarborglening verlopen via deze software. Heden worden er 45.311 hypothecaire leningen beheerd in het Oracle systeem. Verder worden ± 10.000 huurwaarborgleningen beheerd in het Oracle systeem. In deze Oracle databank worden ook de gegevens bewaard van de verzekering gewaarborgd wonen, de schuldsaldoverzekering, HR en de financiële dienst/de boekhouding. Gedurende de laatste jaren heeft het Vlaams Woningfonds echter ook enkele portefeuilles van bijzondere sociale leningen, verstrekt door andere organisaties overgenomen. Vooraleerst betreft het de overname van de portefeuille provincieleningen Oost-Vlaanderen. Deze 1.642 persoonlijke leningen worden beheerd op een beheersysteem genaamd vFinance (Vortex) met een PostgreSQL databank draaiende op een Linux besturingssysteem. Op eenzelfde omgeving worden ook de leningen van EKM (Roeselare-Tielt) ± 60 leningen bijgehouden in een aparte databank. Daarnaast heeft het Vlaams Woningfonds ook de Vlaamse Woonleningen verstrekt door de VMSW overgenomen, deze 22.516 leningen worden beheerd op het Microsoft-based beheersysteem CBLoans (Sopra). Deze versnippering van de leningen over drie verschillende beheersystemen, met vier databanken heeft zijn nadelen. Ten eerste is er een beperkte inzetbaarheid van medewerkers per beheersysteem. Ten tweede hebben medewerkers niet steeds een globaal overzicht van de leningen die een klant bij ons heeft, gezien de decentralisatie van gegevens. Ten derde is de data die per product beschikbaar is, niet eenvormig. De rapportering verschilt dus van systeem tot systeem. Ten slotte worden er driemaal gebruikskosten aangerekend, nl. voor het onderhoudscontract, de licenties, eventuele technische interventies, de updates van software, … voor elk systeem. Het VWF wil graag evolueren naar de beste oplossing voor dit probleem. De oplossing voor dit probleem dient toekomstgericht te zijn, kostenefficiënt, functioneel en werkbaar en dient te voldoen aan de wensen en vereisten van de directie en de werknemers. De opdracht betreft onder andere het uitvoeren van een analyse om te komen tot de best mogelijke oplossing, het adviseren over de mogelijke oplossingen voor dit probleem en het aanreiken van een document dat het VWF in staat stelt om een afgewogen beslissing te maken. Verder staat het VWF open voor begeleiding in het verloop van dit proces en mogelijke verdergaande processen door een specialist ter zake, die zal optreden als projectmanager. Bij het uitvoeren van deze opdracht staat een goede doorstroming van informatie en een heldere communicatie met belanghebbenden centraal. De uitgewerkte oplossing moet gebaseerd zijn op informatie die vergaard is met inspraak van de medewerkers en de directie en die een helder beeld van de beleving van de medewerkers weerspiegelt. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De diensten hebben betrekking op de CPV-codes: • 72000000-5 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning • 72246000-1 - Systeemadviesdiensten • 72221000-0 - Bedrijfsanalyseadviezen • 72224000-1 - Advies over projectmanagement • 72227000-2 - Advies over software-integratie • 72240000-9 – Systeemanalyse en programmering • 72220000-3 – Systeem- en technisch advies • 72266000-7 - Advies over software Percelen De opdracht is niet opgedeeld in percelen. De verschillende onderdelen van de opdracht zijn namelijk te nauw samenhangend om opgesplitst te kunnen worden. Voor de goede uitvoering van de opdracht zal een vlotte communicatie en doorstroming van informatie noodzakelijk zijn. Hier kan het beste voorzien worden wanneer de gehele opdracht door één partij wordt uitgevoerd.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72246000 Systeemadviesdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72224000 Advies over projectmanagement
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72227000 Advies over software-integratie
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72220000 Systeem- en technisch advies
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72221000 Bedrijfsanalyseadviezen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72240000 Systeemanalyse en programmering
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72266000 Advies over software

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Ieperlaan 41, 1000 Brussel.
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbekend

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Nog niet bekend
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Beschikken over een verzekering tegen beroepsrisico’s.
Beschrijving : De kandidaat dient te beschikken over een verzekering tegen beroepsrisico's. De kandidaat dient het bewijs van een actieve verzekering tegen beroepsrisico's te leveren met vermelding van het maximaal verzekerd bedrag.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Beschikken over een minimumomzet van 600.000 EUR per jaar in het domein van consultancy.
Beschrijving : De kandidaat dient te beschikken over een minimumomzet van 600.000 EUR per jaar in het domein van consultancy. De kandidaat dient het bewijs hiervan te leveren aan de hand van een verklaring betreffende de totale omzet binnen het domein van consultancy.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : De inschrijver heeft relevante ervaring bij het uitvoeren van een (haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen.
Beschrijving : - De inschrijver heeft relevante ervaring bij het uitvoeren van een (haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen. - De inschrijver levert bewijs aan van diens relevante ervaring bij het uitvoeren van een (haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen aan de hand van drie nuttige referenties van opdrachten geleverd maximum vijf jaar voorafgaand aan de datum van indiening. Bij één van deze referenties volstaat niet alleen het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie maar dient ook marktonderzoek naar de beschikbare producten gevoerd te zijn. Bij de referenties wordt volgende informatie meegegeven: de omschrijving van de opdracht, de waarde van de opdracht, de contactgegevens van de opdrachtgever via dewelke de aanbestedende overheid navraag kan doen. Deze referenties dienen samen een maximum van 1 A4-pagina (Calibri 11) te beslaan. Let op: enkel deze pagina zal worden gelezen en beoordeeld.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Team
Beschrijving : De inschrijver beschrijft welk projectteam hij zal inzetten voor deze opdracht en benadrukt daarbij welke verantwoordelijkheden elk lid van het projectteam zal dragen. De samenstelling van het projectteam zal beoordeeld worden op basis van de voorgestelde profielen. Hierbij is het van belang dat de profielen beschikken over een brede kennis en verschillende competenties op de verschillende vakgebieden waarvan deze opdracht zich op het kruispunt bevindt. Dit criterium beoordeelt ook de flexibiliteit van het voorgestelde team, met name of er vergelijkbare profielen binnen de organisatie aanwezig zijn en wat er gebeurt indien een teamlid niet beschikbaar is. Daarnaast wordt de kennis en relevante ervaring van het ingezette team beoordeeld, met specifieke aandacht voor eerdere ervaring met vergelijkbare trajecten. Het is van belang dat de beschrijving van (de inzet van) het team maximaal 5 A4-pagina's (Calibri 11) beslaat. Enkel deze 5 pagina’s worden gelezen en beoordeeld. Bij de beoordeling van dit criterium zal enkel rekening worden gehouden met het personeelslid/leden die daadwerkelijk ter beschikking van het project worden gesteld.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Plan van aanpak
Beschrijving : De inschrijver dient bij zijn offerte een plan van aanpak toe te voegen voor de uitvoering van de opdracht. Het plan van aanpak is een cruciaal element in de beoordeling van de offertes. Het moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van hoe de leverancier de diensten zal uitvoeren, inclusief, maar niet beperkt tot: • Methodologieën die zullen worden gebruikt • Planning van activiteiten • Communicatie- en rapportageprocedures • Kwaliteitsborging Het plan van aanpak moet duidelijk en overtuigend zijn en aantonen dat de leverancier de nodige expertise en capaciteit heeft om de opdracht succesvol uit te voeren. In dit plan beschrijft de inschrijver niet alleen de acties die hij voorziet voor de goede en tijdige uitvoering van de opdracht, maar legt hij ook de nadruk op een diepgaand begrip van het probleem waarvoor het VWF een oplossing zoekt. Het plan van aanpak dient een maximum van 3 A4-pagina's (Calibri 11) te beslaan. Let op: enkel deze 3 pagina’s zullen worden gelezen en beoordeeld. Het plan van aanpak maakt integraal deel uit van de offerte.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : De prijs wordt beoordeeld op basis van de globale prijs voor de uitvoering van de opdracht excl. BTW. De berekening van de punten gebeurt op basis van volgende formule: Pi = (M . (Xmin/Xi)) waarbij: Pi puntenaantal voor offerte i M maximum aantal punten Xi (gecorrigeerd) offertebedrag offerte i Xmin laagste (gecorrigeerd) offertebedrag
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 10/04/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 1 Jaar
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Een geheimhoudingsovereenkomst is vereist : neen
Elektronische facturering : Toegestaan
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Vlaams Woningfonds bv -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Vlaams Woningfonds bv -
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Vlaams Woningfonds bv -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Vlaams Woningfonds bv -
Organisatie die inschrijvingen verwerkt : Vlaams Woningfonds bv -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Vlaams Woningfonds bv
Registratienummer : 0421111543_2773
Postadres : Ieperlaan 41
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 486793842
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie die inschrijvingen verwerkt
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : b72dd2e4-9ab8-497c-a132-3a5c27bbaa9e - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 10/03/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 10/03/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00158025-2025
Nummer uitgave PB S : 49/2025
Datum van bekendmaking : 11/03/2025