Audiovisuele middelen Raadszaal

Gemeente Veenendaal zoekt één opdrachtnemer voor levering, implementatie, onderhoud en beheer van audiovisuele middelen in de raadszaal. De opdracht omvat levering van een vast bekabelde audiovisuele installatie (inclusief bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden en een oplossing tegen uitval), implementatie (installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, …

CPV: 32321300 Audio-visual materials, 50340000 Repair and maintenance services of audio-visual and optical equipment, 51310000 Installation services of radio, television, sound and video equipment, 72253000 Helpdesk and support services
Deadline:
Aug. 20, 2025, 9:15 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Audiovisuele middelen Raadszaal
Awarding body:
Gemeente Veenendaal
Award number:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Veenendaal
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Audiovisuele middelen Raadszaal
Beschrijving : Gemeente Veenendaal zoekt één opdrachtnemer voor levering, implementatie, onderhoud en beheer van audiovisuele middelen in de raadszaal. De opdracht omvat levering van een vast bekabelde audiovisuele installatie (inclusief bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden en een oplossing tegen uitval), implementatie (installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training), en onderhoud na acceptatie (software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering gebruiksrechten). Deze opdracht omvat de levering, implementatie, onderhoud en beheer van een vast bekabelde audiovisuele installatie voor de raadzaal. Dit omvat o.a. bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden, signaaldistributie en een oplossing ter voorkoming van uitval. De implementatie omvat o.a. installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training. Het onderhoud omvat o.a. software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering van gebruiksrechten, conform overeengekomen kwaliteits- en continuïteitscriteria.
Identificatiecode van de procedure : 5fc7bf43-7e76-46f5-a50d-26425d608d4a
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 51310000 Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting
Aanvullende classificatie ( cpv ): 32321300 Audiovisuele materialen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50340000 Reparatie en onderhoud van audiovisuele en optische uitrusting
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72253000 Helpdesk- en ondersteuningsdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Audiovisuele middelen Raadszaal
Beschrijving : Gemeente Veenendaal zoekt één opdrachtnemer voor levering, implementatie, onderhoud en beheer van audiovisuele middelen in de raadszaal. De opdracht omvat levering van een vast bekabelde audiovisuele installatie (inclusief bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden en een oplossing tegen uitval), implementatie (installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training), en onderhoud na acceptatie (software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering gebruiksrechten).
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 51310000 Installatie van radio-, televisie-, audio- en video-uitrusting
Aanvullende classificatie ( cpv ): 32321300 Audiovisuele materialen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50340000 Reparatie en onderhoud van audiovisuele en optische uitrusting
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72253000 Helpdesk- en ondersteuningsdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Commissiezaal (optioneel) Naast de levering van audiovisuele middelen voor de Raadzaal, bestaat er een optie voor de inrichting van de Commissiezaal. Deze optie kan worden uitgeoefend door de gemeente binnen 24 maanden na ondertekening van de overeenkomst. Optie Commissiezaal: Indien de gemeente kiest voor identieke specificaties als in de Raadzaal, wordt de prijs voor deze optie naderhand bepaald op basis van de dan geldende marktcondities. Inschrijvers dienen wel een separate, indicatieve prijsopgave hiervoor in te dienen. Deze prijsopgave is niet bindend en maakt geen deel uit van de beoordeling van de inschrijvingen. De geraamde waarde voor deze Optie bedraagt maximaal €275.000 (exclusief BTW), inclusief jaarlijks beheer en support. In deze berekening is uitgegaan van een looptijd van 5 jaar, waar geen rechten aan ontleend kunnen worden. Bij het aangaan van de overeenkomst dient de raming aangepast te worden op basis van de daadwerkelijke looptijd. Herzieningsclausule Commissiezaal: Mochten de specificaties voor de Commissiezaal afwijken van de Raadzaal, of indien er sprake is van meerwerk, zal de prijs hiervoor worden bepaald op basis van het door de inschrijver opgegeven uurtarief of de prijslijst voor meerwerk. De gemeente zal de gewenste afwijkingen of het meerwerk specificeren, waarna de opdrachtnemer een offerte opstelt.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 28/10/2025
Einddatum van de duur : 28/10/2029

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De overeenkomst gaat vermoedelijk in op 28 oktober 2025 en heeft een vaste looptijd van 4 jaar. Na deze periode kan de opdrachtgever de overeenkomst verlengen met maximaal twee (2) maal 1 jaar. Indien de gemeente besluit de Overeenkomst voort te zetten dan is de Opdrachtnemer (eenzijdig) verplicht mee te werken aan verlenging.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit
Beschrijving : De Gemeente Veenendaal verzoekt Inschrijvers nadrukkelijk de volgende aanwijzingen in acht te nemen bij de uitwerking van het gunningscriterium kwaliteit: • Gebruik van voorwaardelijke formuleringen: Indien in de beantwoording gebruik wordt gemaakt van bewoordingen zoals ‘kunnen’, ‘mogelijk zijn’ of vergelijkbare formuleringen, gaat de Gemeente Veenendaal – tenzij uitdrukkelijk anders vermeld – ervan uit dat de betreffende aspecten integraal onderdeel uitmaken van de aangeboden oplossing en zijn inbegrepen in de inschrijfprijs. Indien een aspect optioneel is, dient dit expliciet vermeld te worden. Optionele onderdelen worden niet meegenomen in de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit. • Geen gebruik van marketingmateriaal: Het is niet toegestaan om folders, brochures, weblinks of verwijzingen daarnaar als onderdeel van de inschrijving mee te leveren. Deze worden niet in de beoordeling meegenomen
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 800
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : De beoordeling van het prijscriterium vindt plaats op basis van de laagste prijs. Dat wil zeggen dat de Inschrijver met de laagste kosten de maximale punten krijgt. Aan de overige Inschrijvers worden punten toegekend op basis van de onderstaande formule: Prijsscore = (laagste inschrijfprijs / inschrijfprijs Inschrijver) * maximaal te behalen score De score wordt afgerond op 1 cijfer achter de komma. Indien de score lager is dan 0,0 punten wordt deze vastgesteld op 0,0 punten.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 200
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 28/07/2025 09:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 20/08/2025 09:15 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 20/08/2025 09:30 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Veenendaal -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Veenendaal -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Veenendaal
Registratienummer : 60446038
Postadres : Raadhuisplein 1
Stad : Veenendaal
Postcode : 3901 GA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : Manon de Vries
Telefoon : +31 318538538
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Midden-Nederland
Postadres : Vrouwe Justitiaplein 1
Stad : Utrecht
Postcode : 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Midden-Nederland
Postadres : Vrouwe Justitiaplein 1
Stad : Utrecht
Postcode : 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Midden-Nederland
Postadres : Vrouwe Justitiaplein 1
Stad : Utrecht
Postcode : 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : fde8efce-b339-4251-b697-030aec883458 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 16/06/2025 17:11 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00395421-2025
Nummer uitgave PB S : 115/2025
Datum van bekendmaking : 18/06/2025