Aktendigitalisierung

Digitalisierung von Papierakten "ohne Verfallsdatum" komplett und Scan-on-Demand Abnahmemenge = 0 bis 22.450.000 Seiten Geschätzte Summe Akten: 190.760 Stück Die Rahmenvereinbarung wird mit einem einzigen Unternehmen geschlossen und eine Laufzeit von 3 Jahren haben - beginnend mit dem 1.9.2025.

CPV: 72252000 Computer archiving services, 79995100 Archiving services, 79999100 Scanning services
Deadline:
July 31, 2025, 10 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Aktendigitalisierung
Awarding body:
Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg
Award number:
2025.0275

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Aktendigitalisierung
Beschreibung : Digitalisierung von Papierakten "ohne Verfallsdatum" komplett und Scan-on-Demand
Kennung des Verfahrens : 1cf8ca3f-79fe-4548-abf5-6299d44f6a43
Interne Kennung : 2025.0275
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Harburg ( DE933 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Bezugsberechtigt sind neben der ITK Harburg auch deren Träger d.h. der Landkreis Harburg und kreisangehörige Samtgemeinden und Gemeinden.

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXTMYYDYT0CQGZKA Die Vergabeunterlagen (inkl. der Aufforderung zur Angebotsabgabe) sind im Internet unter dem oben unter Sonstige/Weitere Angaben - Kommunikationskanal genannten Link frei zugänglich abrufbar; einer Abforderung bei der Vergabestelle bedarf es somit nicht. Rückfragen der Bieter als auch die Antworten der Vergabestelle werden in anonymisierter Form allen Bewerbern im Internet unter dem vorgenannten Link zur Verfügung gestellt, soweit in den Antworten wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben werden. Die Bieter sind angehalten regelmäßig unter der angegebenen Internetadresse die aktuellen Bewerberinformationen der Vergabestelle einzusehen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sämtliche etwaigen Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen ausschließlich im Internet unter dem angegebenen Link veröffentlicht werden. Wichtiger Hinweis: Das Angebot/der Teilnahmeantrag inkl. aller Unterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihr Angebot / Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Unterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle. Bieterfragen sind ausschließlich an die Zentrale Vergabestelle über die Vergabeplattform "vergabe.Niedersachsen" ( http://www.dtvp.de/Center) zu stellen.Dies gilt auch für Rügen sowie weitere vom Bieter abzugebende Stellungnahmen innerhalb der von der Vergabestelle festgelegten Fristen (z.B. Aufklärungsgesuche). Bieterfragen sollen möglichst bis spätestens zum 23.07.2025 um 10.00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Bieterfragen können unbeantwortet bleiben. Die Zentrale Vergabestelle ist für das gesamte Vergabeverfahren zuständig. Daher ist sämtliche Kommunikation mit dieser zu führen. Informationspflicht nach DSGVO (siehe Abschnitt Informationsblätter): https://www.landkreis-harburg.de/vergabestelle
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Aktendigitalisierung
Beschreibung : Abnahmemenge = 0 bis 22.450.000 Seiten Geschätzte Summe Akten: 190.760 Stück Die Rahmenvereinbarung wird mit einem einzigen Unternehmen geschlossen und eine Laufzeit von 3 Jahren haben - beginnend mit dem 1.9.2025.
Interne Kennung : 2025.0275

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Harburg ( DE933 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Bezugsberechtigt sind neben der ITK Harburg auch deren Träger d.h. der Landkreis Harburg und kreisangehörige Samtgemeinden und Gemeinden.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/08/2028

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:selbst# Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Angebotswertung erfolgt nach der gewichteten Richtwertmethode im Sinne der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB VI). Dabei beträgt der Preis 50% und die Qualität der Leistung 50%.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Liste der 3 wesentlichen in den letzten 24 Monaten erbrachten Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber mit Ansprechpartner
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Qualifizierungsnachweise oder persönliche Referenzen zu vergleichbaren Tätigkeiten der maßgeblich Leistung erbringenden Personen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): mit einem Gesamtumsatz von min. 10 Mio Euro p.a., falls deren Veröffentlichung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Eigenerklärung zu Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung, dass der Bieter/ die Bieter einer Bietergemeinschaft keinen Bezug zu Russland im Sinne des Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands hat/ haben (das entsprechende Formular "Eigenerklärung-VO-2022-833.pdf" liegt in den Vergabeunterlagen) Entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 dürfen öffentlichen Aufträge nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen. Dies umfasst sowohl unmittelbar als Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer auftretende Personen oder Unternehmen als auch mittelbar, mit mehr als zehn Prozent, gemessen am Auftragswert, beteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Bonitätsnachweis von Creditreform oder vergleichbarer Auskunftei (nicht älter als 1 Jahr) (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Kriterium : Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung : Nachweis der Eintragung in Berufs- und Handelsregister (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister, sofern der Bewerber nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in welchem er ansässig ist, zur Eintragung verpflichtet ist. Der Nachweis der Eignung kann durch Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis erfolgen.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 1 Mio Euro pro Schaden und Jahr.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte beachten Sie, dass diese Bescheinigung nicht in der Präqualifizierungsdatenbank hinterlegt ist.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Referenzen von 3 Projekten aus den letzten 24 Monaten in vergleichbarer Art und Größenordnung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vergleichbar sind Referenzen wenn sie - Den Leistungsumfang von der Abholung über das Scannen bis hin zum Scan-on-Demand beinhalten - Min. 2 Mio Seiten verarbeitet wurden - TR-RESISCAN-konform ausgeführt wurden -Von einem deutschen öffentlichen Auftraggeber stammen - In der EU ausgeführt wurden

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 23/07/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 31/07/2025 10:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 32 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Fehlende Unterlagen werden gem. § 56 VgV innerhalb einer angemessenen Nachfrist nachgefordert
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 31/07/2025 10:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Einzureichende Unterlagen: - Nachweis über TR-RESISCAN-konforme Leistungserbringung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachweis über TR-RESISCAN-konforme Leistungserbringung Ihrer für diesen Auftrag vorgesehenen Unternehmenseinheit. - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrerer Ausschlussgründe eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB durchgeführt wurde
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Informationen über die Überprüfungsfristen : Die Fristen des § 160 Abs. 3 Ziffer 1-4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg
Registrierungsnummer : 03353-0-97
Postanschrift : Schloßplatz 6
Stadt : Winsen/Luhe
Postleitzahl : 21423
Land, Gliederung (NUTS) : Harburg ( DE933 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 41716930
Fax : +49 4171693991212
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registrierungsnummer : t:04131153308
Postanschrift : Auf der Hude 2
Stadt : Lüneburg
Postleitzahl : 21339
Land, Gliederung (NUTS) : Lüneburg, Landkreis ( DE935 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 4131150
Fax : +49 4131152943
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

10. Änderung

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung : 55261e8f-c9c5-4b46-8d01-22645749a97b-01
Hauptgrund für die Änderung : Aktualisierte Informationen
Beschreibung : Änderung des geforderten Mindestumsatzes bei Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre im Bereich "Allgemeiner Jahresumsatz"

10.1 Änderung

Abschnittskennung : PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen : Der geforderte Mindestumsatz von 20 Mio EUR wird auf 10 Mio EUR p.a. geändert.
Änderung der Auftragsunterlagen am : 03/07/2025

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 2ce5edeb-a91d-47d0-9beb-def8c80da72d - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 03/07/2025 12:50 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00433796-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 126/2025
Datum der Veröffentlichung : 04/07/2025