Aanschaf en onderhoud kantoor meubilair

Voor de verschillende bedrijfsonderdelen van Hecht verzorgt het team Facilitair van de Centraal Ondersteunende Diensten de werkplekken binnen de kantoren en overige Hechtlocaties. De huidige aanschaf van deze werkplekken loopt buiten een centraal afgesloten overeenkomst. Doel is om toekomstige aanschaffen binnen een afgesloten overeenkomst te laten vallen. De wens van …

CPV: 39130000 Office furniture
Deadline:
Oct. 16, 2025, noon
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Aanschaf en onderhoud kantoor meubilair
Awarding body:
Hecht
Award number:
Z/25/010301

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Hecht
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aanschaf en onderhoud kantoor meubilair
Beschrijving : Voor de verschillende bedrijfsonderdelen van Hecht verzorgt het team Facilitair van de Centraal Ondersteunende Diensten de werkplekken binnen de kantoren en overige Hechtlocaties. De huidige aanschaf van deze werkplekken loopt buiten een centraal afgesloten overeenkomst. Doel is om toekomstige aanschaffen binnen een afgesloten overeenkomst te laten vallen. De wens van Hecht is om ook de thuiswerkplekken onder hetzelfde contract te plaatsen. Hecht is voornemens over te gaan tot het sluiten van een Overeenkomst met een looptijd van 4 jaar met 2 maal een eenzijdige door Hecht uit te oefenen optie tot verlenging met 1 jaar. Voor de gehele contractduur (6 jaar inclusief verlengingsopties) is de opdracht geraamd op €500.000,00 excl. btw. Om te voorkomen dat de raamovereenkomst zijn werking verliest bij het bereiken van het overeengekomen volume, wordt de raamovereenkomst gesloten voor 150% van eerdergenoemde bedrag, derhalve een totaalbedrag van €750.000,00 excl. btw.
Identificatiecode van de procedure : 5f5e723c-2176-4f1d-9c3b-3c0f7b454037
Interne identificatiecode : Z/25/010301
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Beschrijving van de belangrijkste kenmerken van de procedure Er is gekozen voor het volgen van een openbare Europese Aanbestedingsprocedure. De geschatte waarde van de overeenkomsten overschrijdt het drempelbedrag van € 221.000, - voor het uitvoeren van Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten. De aanbestedende dienst verwacht op basis van marktkennis dat er minder dan 5 ondernemers een inschrijving zullen doen. Bij het maken van deze keuze is rekening gehouden met de marktsamenstelling en de mate van samenhang tussen de diensten en producten in scope. Gelet op de vraag van de aanbestedende dienst en het aanbod vanuit de markt is er gekozen voor de openbare procedure. Ondernemers hebben daarbij het voordeel dat zij direct inzage hebben in de eisen en wensen van de aanbestedende dienst. Mede aan de hand daarvan kunnen zij bepalen of zij inschrijven op deze aanbesteding. Daarnaast zou het toepassen van een andere procedure naar verwachting eerder leiden tot hogere dan lagere lasten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst. Een evenredige verhouding (50/50) tussen prijs en kwaliteit bij het selecteren van een winnende inschrijving waarbij duurzaamheid voor de helft mee weegt in de kwalitatieve beoordeling Geen sprake van percelen en de functionele en technische eisen met betrekking tot de opdracht zijn opgenomen in het aanbestedingsdocument. Verdere omschrijving van de procedure is hier tevens in terug te vinden.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 39130000 Kantoormeubilair

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Zuid-Holland ( NL365 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : De Inschrijver kan tot uiterlijk de sluitingsdatum van de 1e NvI vragen stellen over de Aanbestedingsdocumenten. De Inschrijver dient in beginsel al zijn vragen vóór het sluiten van de indieningstermijn van deze inlichtingenronde te stellen. De verantwoordelijkheid voor het tijdig en juist verzoeken van nadere inlichtingen ligt bij de Ondernemers. De 2e NvI betreft enkel een reactie ter verduidelijking van de antwoorden gegeven in de 1e NvI. Nieuwe vragen met betrekking tot de inhoud van de Aanbestedingsdocumenten zullen niet behandeld en/of beantwoord worden.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Aanschaf kantoormeubilair
Beschrijving : Inkoop van kantoormeubilair voor alle Hechtlocaties in hetwerkgebied. Voor de gehele contractduur (6 jaar inclusief verlengingsopties) is de opdracht geraamd op €500.000,00 excl. btw. Om te voorkomen dat de raamovereenkomst zijn werking verliest bij het bereiken van het overeengekomen volume, wordt de raamovereenkomst gesloten voor 150% van eerdergenoemde bedrag, derhalve een totaalbedrag van €750.000,00 excl. btw.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 39130000 Kantoormeubilair
Opties :
Beschrijving van de opties : NVT

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Zuid-Holland ( NL365 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Leiden

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 6 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van 4 jaar en is door de Aanbestedende Dienst tussentijds te beëindigen met een opzegtermijn van zes maanden. Na 4 jaar kan de overeenkomst 2 keer met 1 jaar door de Aanbestedende Dienst verlengd worden.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Vermindering van milieueffecten
Beschrijving : Er zal een evenredige verhouding (50/50) gehanteerd moeten worden tussen prijs en kwaliteit bij het selecteren van een winnende inschrijving waarbij duurzaamheid voor de helft mee weegt in de kwalitatieve beoordeling

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium Kwaliteit
Beschrijving : Het gunningscriterium Kwaliteit is onderverdeeld in 3 Subgunningscriteria (K1, K2 en K3). De kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de door Inschrijver ingediende documenten. De Inschrijver dient de kwaliteit van haar Inschrijving per (deel)aspect te beschrijven. De beoordeling van de kwalitatieve aspecten van de Inschrijving vindt plaats aan de hand van de navolgende (deel)aspecten.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Gunningscriterium Prijs
Beschrijving : Inschrijver wordt beoordeeld op de all-in totaalprijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 50

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 11/09/2025 17:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 16/10/2025 12:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 90 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 16/10/2025 12:05 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de opdracht : Algemene Inkoopvoorwaarden VNG voor leveringen en diensten t.b.v. Hecht.
Elektronische facturering : Toegestaan
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Hecht wil met deze aanbestedingsprocedure een Raamovereenkomst af sluiten voor de duur van 4 jaar met 2 keer een optie tot 1 jaar verlenging. De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van 4 jaar en is door de Aanbestedende Dienst tussentijds te beëindigen met een opzegtermijn van zes maanden. Na 4 jaar kan de overeenkomst 2 keer met 1 jaar door de Aanbestedende Dienst verlengd worden. De Overeenkomst gaat in op 1 januari 2026 en eindigt van rechtswege op 31 december 2030, tenzij gebruik wordt gemaakt van de verlengingsopties. Inclusief de optiejaren kan deze overeenkomst een looptijd hebben van 6 jaar. Aanbestedende dienst kiest voor deze langere looptijd dan de gebruikelijke looptijd voor raamovereenkomsten van 4 jaar om de continuïteit van de dienstverlening te borgen. Tijdens de initiële looptijd wordt meubilair aangeschaft waarbij tevens service wordt uitgevraagd. Gezien de afschrijvingstermijn van 5 jaar, wil aanbestedende dienst, gedurende de gehele afschrijvingstermijn, dezelfde leverancier behouden om de gehele levensduur van het meubilair, service en reparaties te kunnen laten uitvoeren. Het is daarom belangrijk dat de afgesloten overeenkomst na de initiële looptijd nog door kan blijven lopen, indien de dienstverlening naar wens uitgevoerd wordt.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Hecht - Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Hecht
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Hecht
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Hecht

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Hecht
Registratienummer : 11998501
Afdeling : COD Facilitair
Postadres : Parmentierweg 49 Parmentierweg 49
Stad : Leiden
Postcode : 2316 ZV
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Leiden en Bollenstreek ( NL363 )
Land : Nederland
Contactpunt : Michiel Rap
Telefoon : +31 883083000
Fax : +31 883083900
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595 AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 84790ae7-4e5a-4de6-aa27-b977d16d5679 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 21/08/2025 07:39 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00550515-2025
Nummer uitgave PB S : 160/2025
Datum van bekendmaking : 22/08/2025