Aanschaf en implementatie (pré)depot

Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal. Sinds 2018 is het overheidsorganisaties toegestaan om volledig digitaal te archiveren. Daarvoor was het aanhouden van een fysiek (papieren) archief verplicht. Aangezien vrijwel alle gemeentelijke processen inmiddels digitaal verlopen, is er nu behoefte aan een digitaal archiveringssysteem dat …

CPV: 72252000 Computer archiving services, 72263000 Software implementation services, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 48000000 Software package and information systems, 72200000 Software programming and consultancy services
Place of execution:
Aanschaf en implementatie (pré)depot
Awarding body:
Gemeente Midden-Groningen
Award number:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Midden-Groningen
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aanschaf en implementatie (pré)depot
Beschrijving : Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal. Sinds 2018 is het overheidsorganisaties toegestaan om volledig digitaal te archiveren. Daarvoor was het aanhouden van een fysiek (papieren) archief verplicht. Aangezien vrijwel alle gemeentelijke processen inmiddels digitaal verlopen, is er nu behoefte aan een digitaal archiveringssysteem dat volledig voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal
Identificatiecode van de procedure : 4de5b52d-ed0e-42d0-825c-85d073a9bf27
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72252000 Computerarchiveringsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Aanschaf en implementatie (pré)E-depot
Beschrijving : De gemeente Midden-Groningen is op zoek naar een (pré)depot ten behoeve van jarenlange opslag van digitaal archiefwaardig materiaal. De overeenkomst wordt afgesloten voor 40 jaar. De Opdracht heeft een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempel. De opdrachtwaarde wordt geschat op €60.000 per jaar. Deze cijfers zijn gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Hoogezand

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/12/2025
Einddatum van de duur : 30/11/2065

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Midden-Groningen - Rechtbank Noord Nederland, locatie Groningen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Midden-Groningen
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Midden-Groningen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Midden-Groningen

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 2 000 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : Op basis van een alleenrecht gegunde opdracht voor diensten
Andere rechtvaardiging : De gemeente heeft een dringende behoefte aan de inrichting van een digitaal archiveringssysteem (e-Depot). Binnen dit systeem dient tevens een softwarematig ingericht pré-depot beschikbaar te zijn, ten behoeve van documenten die niet permanent bewaard en gearchiveerd hoeven te worden.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : R5-projects B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 2 000 000 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Aanschaf en implementatie (pré)E-depot
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Midden-Groningen

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Midden-Groningen
Registratienummer : 30744292
Postadres : Gorecht-Oost 157
Stad : Hoogezand
Postcode : 9603 AE
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Contactpunt : Nilyün Yntema
Telefoon : +31 598373737
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord Nederland, locatie Groningen
Postadres : Guyotplein 1
Stad : Groningen
Postcode : 9712 NX
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL115 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 503166166
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : R5-projects B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 34259742
Postadres : Dillenburg 9
Stad : Uitgeest
Postcode : 1911SP
Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL114 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 6da94ffb-1cef-42f2-9d31-f432c39667d8 - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 21/08/2025 15:43 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00551867-2025
Nummer uitgave PB S : 161/2025
Datum van bekendmaking : 25/08/2025