Sotkamon kunnan taloushallinnon palvelut

Kilpailutuksen kohde Kilpailutuksen kohteena on taloushallinnon palveluiden tuottaminen kokonaispalveluna sisältäen kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, tilinpäätös, raportointi, arkistointi ja maksuliikenteen hoitaminen. Toimittaja vastaa palvelun tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden hankkia pienimuotoisia taloushallinnon konsultointi- ja projektipalveluita. Vaatimukset tarjojille Palvelu tuotetaan hyödyntäen tilaajan lisensoimaa Raindance Kuntamalli …

CPV: 79200000 Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen
Frist:
21. Oktober 2025 20:59
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Sotkamon kunnan taloushallinnon palvelut
Vergabestelle:
Sotkamon kunta
Vergabenummer:
576523

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Sotkamon kunta
Ostajan oikeudellinen muoto : Paikallisviranomainen
Pääasiallinen toimiala : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Sotkamon kunnan taloushallinnon palvelut
Kuvaus : Kilpailutuksen kohde Kilpailutuksen kohteena on taloushallinnon palveluiden tuottaminen kokonaispalveluna sisältäen kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, tilinpäätös, raportointi, arkistointi ja maksuliikenteen hoitaminen. Toimittaja vastaa palvelun tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden hankkia pienimuotoisia taloushallinnon konsultointi- ja projektipalveluita. Vaatimukset tarjojille Palvelu tuotetaan hyödyntäen tilaajan lisensoimaa Raindance Kuntamalli ‑järjestelmää. Toimittajalla tulee olla vahva Raindance sekä CashManagement -järjestelmin osaaminen ja valmius toimia tilaajan ympäristössä. Toimittajan tulee toimittaa asiantuntijoille omat henkilökohtaiset tietokoneet ja matkapuhelimet tarvittavine lisensseineen. Käyttöoikeudet ja tunnukset kunnan järjestelmiin myöntää Sotkamon kunta. Tarjoajalta edellytetään vahvaa kunta-alan osaamista, kokemusta konsernirakenteisesta taloushallinnosta sekä kykyä laatia ja tukea konsernitilinpäätöstä. Tarjouksen tulee kuvata tiimin kokemus vastaavista toimeksiannoista kuntasektorilla. Volyymitiedot Sotkamon taloushallinnon volyymitiedot Osakkuusyhtiöt (2 kpl): Kiinteistö Oy Vuokrattikeskus (31,80 %) Asunto Oy Osalanrivi II (40,57 %) Tytäryhtiöt (6 kpl): Snowpolis Oy (100 %) Sotkan Voima Oy (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanmaa (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanpesä (100 %) Sotkamo-Vuokatti Jäähalli Oy (99 %) Vuokratin Lumilautatunneli Oy (61,54 %) Kuntayhtymät (2 kpl): Kaunuun Liitto (12,0242 %) Ekokymppi (12,26 %) Taloushallinnon palvelut Kassa: 326 Kirjanpidon tositteiden määrä / vuosi: 2500 Myyntilaskujen määrä vuodessa: 7700 Ostolaskut paperiset kpl määrä: 1200 Ostolaskut sähköiset kpl määrä: 14 700 Sisäisten laskujen määrä vuodessa: 0 Kustannuspaikkojen määrä: 72 Käyttäjät ja hyväksyjät Raportointikäyttäjät: 93 Ostolaskujen raportointikäyttäjät: 93 Asiatarkastajat ja hyväksyjät käyttäjät: 93 Muut tiedot JAMIX-ateriapalvelut/liittymän kautta kirjanpitotositteet kuukausittain Puhtaanapitopalvelut muistiotosite 3x/vuosi Vesi kirjanpitoliittymätosite 3x/vuosi Sisäiset vuokrat muistiotosite 1x/vuosi Sis. maksumääräykset 450 kpl Palkat: 28 jamix/ateria: 33 alkusaldot: 2 Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita hankinnan sopimusvelvoitteiden täyttämisessä. Ehdokas vastaa mahdollisten alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan. Mahdolliset alihankkijat tulee hyväksyttää ennakkoon hankintayksiköllä.
Menettelyn tunniste : 8923ff7b-aae0-4383-9a93-a2a0bd9c7fd0
Sisäinen tunniste : 576523
Menettelyn tyyppi : Avoin
Käytetään nopeutettua menettelyä : ei

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79200000 Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Hankinnan tausta ja tavoite Sotkamon kunta tavoittelee taloushallinnon palveluiden kokonaisvaltaista kehittämistä ja tehostamista vastaamaan kehittyvän toimintaympäristön vaatimuksia. Kunnan taloushallinnon prosessien sujuvuus, luotettavuus ja läpinäkyvyys ovat keskeisessä roolissa sekä arjen hallinnassa että toiminnan pitkäjänteisessä suunnittelussa. Hankinnan avulla Sotkamon kunta pyrkii turvaamaan laadukkaat, kustannustehokkaat ja toimintavarmat taloushallinnon palvelut koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinnalla pyritään parantamaan prosessien automaatiota ja vähentämään manuaalista työtä. Palveluntuottajalta edellytetään riittävää osaamista ja resursseja, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät koko sopimuskauden ajan. Hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tavoitteet tarjouspyynnön kohteena oleville palveluille - Palvelut tuotetaan kokonaispalveluna asiantuntijatyönä siten, että toimittaja vastaa palvelukokonaisuuden tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee kattaa kaikki hankinnan kuvauksessa nimetyt taloushallinnon osa‑alueet ja niihin liittyvät tukitoiminnot. - Toimittaja varmistaa, että hankintayksiköllä on aina käytettävissään riittävän osaavat asiantuntijat, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät. Toimittaja vastaa avainroolien miehityksestä, varahenkilöjärjestelyistä sekä asiantuntijoiden osaamisen ylläpidosta. Palvelua tuottavan henkilöstön vaihtuvuus on minimoitava. - Ensiarvoisen tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kunnan vastuulle ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa. - Palveluiden hinnoittelun tulee perustua käyttäjä- ja/tai tositemääriin, esimerkiksi laskumääriin yms. Tarjoajan tulee kuvata tarkkaan kaikki erillisveloitettava työ, joka ei sisälly käyttäjä- ja/tai tositemääriin. - Palvelulle asetetaan selkeästi mitattavat SLA‑tasot sekä keskeiset KPI‑mittarit. Toimittaja toimittaa sovitun ajan välein laaturaportin ja osallistuu säännöllisiin yhteistyöpalavereihin. - Toimittaja noudattaa tilaajan tietoturva‑ ja tietosuojavaatimuksia sekä muita kulloinkin voimassa olevia juridisia vaatimuksia näihin liittyen. - Palvelu otetaan käyttöön sovitun projektisuunnitelman mukaisesti viimeistään 1.1.2026. Tarjouksessa on esitettävä siirtymäsuunnitelma.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

2.1.6 Poissulkemisperusteet

Poissulkemisperusteiden ilmoittamispaikka : Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD)

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Sotkamon kunnan taloushallinnon palvelut
Kuvaus : Kilpailutuksen kohde Kilpailutuksen kohteena on taloushallinnon palveluiden tuottaminen kokonaispalveluna sisältäen kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, tilinpäätös, raportointi, arkistointi ja maksuliikenteen hoitaminen. Toimittaja vastaa palvelun tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden hankkia pienimuotoisia taloushallinnon konsultointi- ja projektipalveluita. Vaatimukset tarjojille Palvelu tuotetaan hyödyntäen tilaajan lisensoimaa Raindance Kuntamalli ‑järjestelmää. Toimittajalla tulee olla vahva Raindance sekä CashManagement -järjestelmin osaaminen ja valmius toimia tilaajan ympäristössä. Toimittajan tulee toimittaa asiantuntijoille omat henkilökohtaiset tietokoneet ja matkapuhelimet tarvittavine lisensseineen. Käyttöoikeudet ja tunnukset kunnan järjestelmiin myöntää Sotkamon kunta. Tarjoajalta edellytetään vahvaa kunta-alan osaamista, kokemusta konsernirakenteisesta taloushallinnosta sekä kykyä laatia ja tukea konsernitilinpäätöstä. Tarjouksen tulee kuvata tiimin kokemus vastaavista toimeksiannoista kuntasektorilla. Volyymitiedot Sotkamon taloushallinnon volyymitiedot Osakkuusyhtiöt (2 kpl): Kiinteistö Oy Vuokrattikeskus (31,80 %) Asunto Oy Osalanrivi II (40,57 %) Tytäryhtiöt (6 kpl): Snowpolis Oy (100 %) Sotkan Voima Oy (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanmaa (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanpesä (100 %) Sotkamo-Vuokatti Jäähalli Oy (99 %) Vuokratin Lumilautatunneli Oy (61,54 %) Kuntayhtymät (2 kpl): Kaunuun Liitto (12,0242 %) Ekokymppi (12,26 %) Taloushallinnon palvelut Kassa: 326 Kirjanpidon tositteiden määrä / vuosi: 2500 Myyntilaskujen määrä vuodessa: 7700 Ostolaskut paperiset kpl määrä: 1200 Ostolaskut sähköiset kpl määrä: 14 700 Sisäisten laskujen määrä vuodessa: 0 Kustannuspaikkojen määrä: 72 Käyttäjät ja hyväksyjät Raportointikäyttäjät: 93 Ostolaskujen raportointikäyttäjät: 93 Asiatarkastajat ja hyväksyjät käyttäjät: 93 Muut tiedot JAMIX-ateriapalvelut/liittymän kautta kirjanpitotositteet kuukausittain Puhtaanapitopalvelut muistiotosite 3x/vuosi Vesi kirjanpitoliittymätosite 3x/vuosi Sisäiset vuokrat muistiotosite 1x/vuosi Sis. maksumääräykset 450 kpl Palkat: 28 jamix/ateria: 33 alkusaldot: 2 Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita hankinnan sopimusvelvoitteiden täyttämisessä. Ehdokas vastaa mahdollisten alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan. Mahdolliset alihankkijat tulee hyväksyttää ennakkoon hankintayksiköllä.
Sisäinen tunniste : 576523

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79200000 Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut

5.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 01/01/2026
Päättymispäivä : 31/12/2029

5.1.6 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen : Osallistumista ei ole varattu.
Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) : kyllä
Lisätiedot : Hankinnan tausta ja tavoite Sotkamon kunta tavoittelee taloushallinnon palveluiden kokonaisvaltaista kehittämistä ja tehostamista vastaamaan kehittyvän toimintaympäristön vaatimuksia. Kunnan taloushallinnon prosessien sujuvuus, luotettavuus ja läpinäkyvyys ovat keskeisessä roolissa sekä arjen hallinnassa että toiminnan pitkäjänteisessä suunnittelussa. Hankinnan avulla Sotkamon kunta pyrkii turvaamaan laadukkaat, kustannustehokkaat ja toimintavarmat taloushallinnon palvelut koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinnalla pyritään parantamaan prosessien automaatiota ja vähentämään manuaalista työtä. Palveluntuottajalta edellytetään riittävää osaamista ja resursseja, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät koko sopimuskauden ajan. Hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tavoitteet tarjouspyynnön kohteena oleville palveluille - Palvelut tuotetaan kokonaispalveluna asiantuntijatyönä siten, että toimittaja vastaa palvelukokonaisuuden tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee kattaa kaikki hankinnan kuvauksessa nimetyt taloushallinnon osa‑alueet ja niihin liittyvät tukitoiminnot. - Toimittaja varmistaa, että hankintayksiköllä on aina käytettävissään riittävän osaavat asiantuntijat, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät. Toimittaja vastaa avainroolien miehityksestä, varahenkilöjärjestelyistä sekä asiantuntijoiden osaamisen ylläpidosta. Palvelua tuottavan henkilöstön vaihtuvuus on minimoitava. - Ensiarvoisen tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kunnan vastuulle ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa. - Palveluiden hinnoittelun tulee perustua käyttäjä- ja/tai tositemääriin, esimerkiksi laskumääriin yms. Tarjoajan tulee kuvata tarkkaan kaikki erillisveloitettava työ, joka ei sisälly käyttäjä- ja/tai tositemääriin. - Palvelulle asetetaan selkeästi mitattavat SLA‑tasot sekä keskeiset KPI‑mittarit. Toimittaja toimittaa sovitun ajan välein laaturaportin ja osallistuu säännöllisiin yhteistyöpalavereihin. - Toimittaja noudattaa tilaajan tietoturva‑ ja tietosuojavaatimuksia sekä muita kulloinkin voimassa olevia juridisia vaatimuksia näihin liittyen. - Palvelu otetaan käyttöön sovitun projektisuunnitelman mukaisesti viimeistään 1.1.2026. Tarjouksessa on esitettävä siirtymäsuunnitelma.

5.1.9 Valintaperusteet

Valintaperusteiden ilmoittamispaikka : Hankinta-asiakirja

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Lisätietojen pyytämisen määräaika : 13/10/2025 09:00 +00:00

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi
Sähköinen luettelo : Sallittu
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen : Ei sallittu
Tarjousten vastaanottamisen määräaika : 21/10/2025 20:59 +00:00
Aika, joka tarjousten on oltava voimassa niiden jättämiselle asetetusta määräajasta alkaen : 20 Päivä
Tietoa julkisesta avaamisesta :
Tarjousten avaamisen päivämäärä : 22/10/2025 07:00 +00:00
Sopimusehdot :
Sopimuksen täytäntöönpano on rajattu tehtäväksi suojatyöohjelmien puitteissa : Ei
Sähköinen laskutus : Pakollinen
Tilaukset tehdään sähköisesti : kyllä
Maksut tehdään sähköisesti : kyllä

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Tietoa muutoksenhaun määräajoista : Muutoksenhakumenettelyssä käytetään hankintalain mukaisia määräaikoja.

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Sotkamon kunta
Rekisterinumero : 0189766-5
Postiosoite : Markkinatie 1
Postitoimipaikka : Sotkamo
Postinumero : 88600
Maaryhmittely (NUTS) : Kainuu ( FI1D8 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Harri Helenius
Puhelin : +358 447502491
Internetosoite : http://www.sotkamo.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : b01a30b2-26f5-4a1e-9ae0-5aa3ee0efc97 - 01
Lomakkeen tyyppi : Kilpailu
Ilmoituksen tyyppi : Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 18/09/2025 09:08 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 18/09/2025 09:08 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00614085-2025
EUVL S -lehden numero : 180/2025
Julkaisupäivä : 19/09/2025