Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool

Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen …

CPV: 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Ausführungsort:
Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool
Vergabestelle:
Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Vergabenummer:
AP/MPMO/2024-024

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool
Beschrijving : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. AP hogeschool rekent op een erkend sociaal secretariaat voor onderstaande diensten: • Volledige loonadministratie: o berekening en verwerking van de maandelijkse lonen & correcties; o berekening en verwerking van diverse vergoedingen (haard- en standplaats vergoedingen, bestuurdersvergoedingen, connectiviteitsvergoeding, kledijvergoeding,…); o vakantiegeld en eindejaarspremie; o verrekenen van voordelen van alle aard; o inhoudingen op netto bezoldigingen; o … • Opstellen en op eenvoudige, digitale manier beschikbaar stellen van de (sociale) documenten zowel voor werkgever (oa sociale balans) als werknemer (oa. loonbrieven, individuele rekeningen, fiscale fiches,..). • Loonsimulator (o.a. nettoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie,…) • Sociale administratie en aangifte aan externe organisaties: o C4 & tewerkstellingsattesten; o RSZ-aangifte; o Elektronische aangifte bedrijfsvoorheffing; o Aangifte sociaal risico (ziekte, tijdelijke werkloosheid,…) o Belcotax-aangifte; o Uitreiking formulieren vakbondspremie; …. • Juridisch advies op maat voor (hoger) onderwijs. • Juridisch advies voor internationale tewerkstelling. • Advies en begeleiding in het opzetten van een (beperkte) internationale payroll die voldoet aan de Europese context. • Rapporteringsmogelijkheden o Voorgeprogrammeerde specifieke rapporten; o Rapporten dewelke AP hogeschool zelf kan genereren op basis van grote beschikbare hoeveelheid persoons- en salarisdata. • Beschikbaar stellen van boekingsdocumenten voor een analytische boekhouding Het sociaal secretariaat beschikt over een webbased loonsoftware waarbij de mogelijkheid bestaat om gegevens met andere systemen uit te wisselen. Elke gebruiker binnen de hogeschool beschikt over een eigen user in de loonsoftware waarbij rechten op maat worden voorzien. Teneinde de continuïteit binnen de AP Hogeschool te waarborgen moet de dienstverlening inzake het sociaal secretariaat kunnen worden geïmplementeerd zonder bijkomende investeringen vanwege de AP Hogeschool en met een waarborg wat betreft de continuïteit van de betreffende dienstverlening.
Identificatiecode van de procedure : d135c0d4-376b-4a70-ba50-8a4b02d3ab97
Interne identificatiecode : AP/MPMO/2024-024
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 300 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 600 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : AP/MPMO/2024-024 - 1
Beschrijving : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool. De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. AP hogeschool rekent op een erkend sociaal secretariaat voor onderstaande diensten: • Volledige loonadministratie: oo berekening en verwerking van de maandelijkse lonen & correcties; o berekening en verwerking van diverse vergoedingen (haard- en standplaats vergoedingen, bestuurdersvergoedingen, connectiviteitsvergoeding, kledijvergoeding,…); o vakantiegeld en eindejaarspremie; o verrekenen van voordelen van alle aard; o inhoudingen op netto bezoldigingen; o … • Opstellen en op eenvoudige, digitale manier beschikbaar stellen van de (sociale) documenten zowel voor werkgever (oa sociale balans) als werknemer (oa. loonbrieven, individuele rekeningen, fiscale fiches,..). • Loonsimulator (o.a. nettoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie,…) • Sociale administratie en aangifte aan externe organisaties: o C4 & tewerkstellingsattesten; o RSZ-aangifte; o Elektronische aangifte bedrijfsvoorheffing; o Aangifte sociaal risico (ziekte, tijdelijke werkloosheid,…) o Belcotax-aangifte; o Uitreiking formulieren vakbondspremie; o …. • Juridisch advies op maat voor (hoger) onderwijs. • Juridisch advies voor internationale tewerkstelling. • Advies en begeleiding in het opzetten van een (beperkte) internationale payroll die voldoet aan de Europese context. • Rapporteringsmogelijkheden o Voorgeprogrammeerde specifieke rapporten; o Rapporten dewelke AP hogeschool zelf kan genereren op basis van grote beschikbare hoeveelheid persoons- en salarisdata. • Beschikbaar stellen van boekingsdocumenten voor een analytische boekhouding. Het sociaal secretariaat beschikt over een webbased loonsoftware waarbij de mogelijkheid bestaat om gegevens met andere systemen uit te wisselen. Elke gebruiker binnen de hogeschool beschikt over een eigen user in de loonsoftware waarbij rechten op maat worden voorzien. Teneinde de continuïteit binnen de AP Hogeschool te waarborgen moet de dienstverlening inzake het sociaal secretariaat kunnen worden geïmplementeerd zonder bijkomende investeringen vanwege de AP Hogeschool en met een waarborg wat betreft de continuïteit van de betreffende dienstverlening.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Looptijd : 6 Jaar

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 300 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 600 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Beschrijving : De inschrijver geeft de prijzen op in de inventaris zoals in artikel 2.8.2 uiteengezet wordt. De totale prijs incl. btw van bijgevoegde inventaris wordt beoordeeld. Wat de prijs betreft wordt per inschrijver volgende formule toegepast: P = Pn x L / B waarbij: P = aantal behaalde punten Pn = maximum aantal punten (d.i. 40 punten) L = inschrijvingsprijs laagste regelmatige offerte B = inschrijvingsprijs beoordeelde regelmatige offerte
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Functionaliteiten & gebruiksvriendelijkheid van de tool Dit gunningscriterium zal geëvalueerd worden op basis van de demo van de inschrijver en de ingevulde vragen in tabblad ‘extra functionaliteiten’ van het apart bijgevoegd Excel bestand ‘technische vereisten en extra functionaliteiten’.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Service en dienstverlening In de eerste plaats voegt de inschrijver een plan van aanpak (= bijlage 3) toe: hoe gaat de inschrijver te werk in uitvoering? Welke afspraken dienen er volgens hen gemaakt te worden om een goede samenwerking te garanderen? En welke vorm van samenwerking verkiest de inschrijver: werken van op afstand, of aanwezigheid bij AP Hogeschool? Beschrijf het ideale proces in een nota. In de tweede plaats vult de inschrijver de vragen in tabblad ‘extra functionaliteiten’ van het apart bijgevoegd Excel bestand ‘technische vereisten en extra functionaliteiten’ in.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Implementatie De inschrijver voegt een projectplan voor de implementatie met gedetailleerde, realistische timing toe (inclusief tijdslijn), waarin duidelijk rollen en verantwoordelijkheden worden aangegeven zowel voor de opdrachtnemer zelf als voor de opdrachtgever (= bijlage 4).
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Overeenkomstig artikels 14, 23 en 24 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies - een beroep tot nietigverklaring binnen een termijn van zestig dagen. De vordering moet ingediend worden met een gedagtekend “verzoekschrift tot nietigverklaring” dat door u of een advocaat ondertekend is. Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl.

6. Resultaten

Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 1 600 000 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 1 300 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 600 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 1 300 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : ACERTA SOCIAAL SECRETARIAAT - ACERTA SECRETARIAT SOCIAL - ACERTA SOZIALSEKRETARIAT
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : ACERTA SOCIAAL SECRETARIAAT - ACERTA SECRETARIAT SOCIAL - ACERTA SOZIALSEKRETARIAT-LOT-0001
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 95 546,56 Euro
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : AP/MPMO/2024-024 ACERTA
Datum van sluiting van het contract : 13/10/2025

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 95 546,56 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 95 546,56 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Registratienummer : 0535880359_1169
Postadres : Lange Nieuwstraat 101
Stad : Antwerpen
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Telefoon : +32 32205400
Internetadres : http://www.ap.be
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Wetenschapsstraat 33 B-1040 Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32(0)2 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : ACERTA SOCIAAL SECRETARIAAT - ACERTA SECRETARIAT SOCIAL - ACERTA SOZIALSEKRETARIAT
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 0473329910_0f826363-6429-4aa9-ae4f-c61ec0ac1bf8
Postadres : Esplanade 1-65
Stad : Laken
Postcode : 1020
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 0478980271
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : e0537e95-d43a-412b-9283-90281dcb2c82 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 15/10/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 15/10/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00683211-2025
Nummer uitgave PB S : 199/2025
Datum van bekendmaking : 16/10/2025