Raadsinformatiesysteem Stede Broec-Enkhuizen-Drechterland

De SED organisatie is op zoek naar één (1) Opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een RIS. Het RIS wordt door de gemeenteraden en de raadsgriffies gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners en andere betrokkenen gebruikt …

CPV: 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Frist:
2. September 2025 10:00
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Raadsinformatiesysteem Stede Broec-Enkhuizen-Drechterland
Vergabestelle:
SED Organisatie
Vergabenummer:
619640

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : SED Organisatie
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Drechterland
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Enkhuizen
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Stede Broec
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raadsinformatiesysteem Stede Broec-Enkhuizen-Drechterland
Beschrijving : De SED organisatie is op zoek naar één (1) Opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een RIS. Het RIS wordt door de gemeenteraden en de raadsgriffies gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners en andere betrokkenen gebruikt als bron van informatievoorziening. De SED organisatie wil daarom een transparant en toekomstbestendig systeem, waarbij toegankelijkheid en gebruiksgemak van essentieel belang zijn. De Opdracht heeft een begrote waarde van € 1.200.000,00 exclusief btw. Let op: dit is een raming voor de gehele looptijd inclusief de mogelijkheid tot twee (2) verlengingen van twee (2) jaar per verlening. U kunt hier geen rechten aan ontlenen.
Identificatiecode van de procedure : 90d9e149-4abc-47ea-845a-989284f63897
Interne identificatiecode : 619640
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Raadsinformatiesysteem Stede Broec- Enkhuizen- Drechterland
Beschrijving : De SED-organisatie is een ambtelijke samenwerking die werkt voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Voor die drie gemeenten zijn we op zoek naar een Opdrachtnemer die een toegankelijk en gebruiksvriendelijk Raadsinformatiesysteem (RIS) kan leveren, implementeren en onderhouden voor de drie gemeenten. Waar in het document gesproken wordt over de SED-organisatie dient u de raden van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland te lezen. Aanleiding voor deze aanbesteding is dat de huidige overeenkomsten voor het RIS aflopen. Het doel van deze aanbestedingsprocedure is om met één (1) Inschrijver een overeenkomst te sluiten voor het uitvoeren van de Opdracht. De SED-organisatie is op zoek naar één (1) Opdrachtnemer die de levering, implementatie, het beheer en onderhoud kan verzorgen van een RIS. Het RIS wordt door de gemeenteraden en de raadsgriffies gebruikt ter ondersteuning in het besluitvormingsproces. Daarnaast wordt het RIS ook door onze inwoners en andere betrokkenen gebruikt als bron van informatievoorziening. De SED-organisatie wil daarom een transparant en toekomstbestendig systeem, waarbij toegankelijkheid en gebruiksgemak van essentieel belang zijn.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Opties :
Beschrijving van de opties : Herziening van de Overeenkomst: mogelijke latere aansluiting SED organisatie. Mogelijkheid tot uitbreiding De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, de ambtelijke werkorganisatie van de Opdrachtgever (de SED organisatie) als aanvullende afnemer van de onderhavige Overeenkomst toe te voegen, uitsluitend met betrekking tot het gebruik van een bestuurlijk informatiesysteem (BIS). De potentiële uitbreiding betreft uitsluitend functionaliteiten en gebruikerslicenties ten behoeve van de bestuurlijke informatievoorziening van de SED organisatie. De waarde van deze mogelijke uitbreiding wordt geraamd op maximaal € 25.000 euro exclusief btw per jaar. Voor een contractduur van vier (4) jaar en twee (2) maal de optie tot verlenging van twee (2) jaar zou dat totaal €200.000,- zijn. Zie overige informatie in de inschrijfleidraad.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 8 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De overeenkomst kan maximaal twee (2) maal worden verlengd met twee (2) jaar per verlenging. De maximale looptijd inclusief verlengingen is tot 01-04-2034.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G.1.1 Programma van Wensen
Beschrijving : De SED-organisatie heeft een Programma van Wensen opgesteld. Elke wens heeft een maximaal aantal te behalen punten. Neem de bijlage ‘3. Programma van Wensen’ en vul bij iedere wens uw antwoord in (Ja / Nee). Indien uw antwoord op een wens ‘’Ja’’ is, moeten de kosten hiervoor in bijlage ‘4. Prijsformulier’ ingevuld worden. Dit doet u in het tabblad ‘Tarieven Wensen’, in kolom C&D. Overige instructies over hoe het tabblad in te vullen, vindt u in de bijlage ‘4. Prijsformulier’ in het tabblad ‘Instructie’. De prijs voor een wens dient niet in de aangeboden prijs meegenomen te worden. De prijs voor een wens wordt niet in de beoordeling van de Inschrijving meegenomen. Beoordeling • Indien u ‘’Ja’’ heeft ingevuld, verkrijgt u het aantal punten wat bij de wens vermeld staat. • Indien u ‘’Nee’’ heeft ingevuld, dan verkrijgt u 0 punten voor de wens. • Indien u niks heeft ingevuld, of iets anders dan ‘’Ja’’ of ‘’Nee’’, verkrijgt u 0 punten voor de wens. • De prijs die ingevuld staat achter een wens die met ‘’Ja’’ beantwoord is, telt niet mee in de beoordeling. De prijs dient ook niet meegenomen te worden bij het Gunningscriterium Prijs. De prijs van een wens wordt dus op geen enkele manier meegenomen in de beoordeling.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 60
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G.1.2 Beheer en innovatie
Beschrijving : Het doel is dat het beheer van het nieuwe RIS inclusief alle koppelingen zo goed mogelijk wordt beheerd en toekomst-vast is. Via dit sub-Gunningscriterium willen de gemeenten inzicht krijgen in uw visie op beheer en uw visie op innovatie van uw oplossing.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G.1.3 Implementatie
Beschrijving : De oplossing moet aansluiten bij de behoeften van de gebruikers. Uiteraard moet de oplossing goed samenwerken met de huidige en de toekomstige architectuur van de drie gemeenten. De Inschrijver zal in een Plan van aanpak duidelijk moeten maken hoe hij hierin voorziet. In het Plan van Aanpak staat de toelichting op de implementatie en support centraal. De huidige leverancier vult dit onderdeel in alsof zij niet de huidige leverancier zijn.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G.1.4 Demonstratie
Beschrijving : Demonstratie
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Prijs
Naam : G.2 Prijs
Beschrijving : Prijsopgave
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (totaal)
Gunningscriterium numerieke waarde : 60

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 24/07/2025 10:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 02/09/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 4 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 02/09/2025 10:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Conform artikel 2.140 lid 2 van de Aanbestedingswet 2012 geldt als uitgangspunt dat de looptijd van een raamovereenkomst maximaal vier jaar bedraagt, behoudens in uitzonderlijke gevallen die objectief kunnen worden gerechtvaardigd. Wij beogen voor de raamovereenkomst betreffende het raadsinformatiesysteem een langere looptijd vast te stellen, namelijk acht jaar. Hiervoor hanteren wij de volgende motivering: 1) Het raadsinformatiesysteem vormt een essentieel instrument voor de ondersteuning van het democratisch proces binnen de gemeente. Het systeem wordt gebruikt voor de agendering, archivering, publicatie en ontsluiting van raadsstukken en vergaderinformatie naar raadsleden, ambtenaren en burgers. Vanwege de centrale rol van dit systeem is stabiliteit, continuïteit en lange-termijninzet van groot belang. 2) De implementatie van een raadsinformatiesysteem is complex en kostbaar. Het vraagt om uitgebreide inrichting, koppelingen met andere systemen (zoals zaaksystemen, documentmanagementsystemen en websites), training van gebruikers en aanpassing van werkprocessen. Deze inspanningen renderen pas over een langere gebruiksperiode. Een looptijd van slechts vier jaar zou niet in verhouding staan tot de benodigde investering en leidt tot inefficiënt gebruik van publieke middelen.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : SED Organisatie - Rechtbank Noord-Holland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : SED Organisatie
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : SED Organisatie - Rechtbank Noord-Holland
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : SED Organisatie

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : SED Organisatie
Registratienummer : 231983654
Postadres : De Middend 2
Stad : Bovenkarspel
Postcode : 1611 KW
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Contactpunt : Marieke de Groot
Telefoon : +31 228510111
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland
Postadres : Simon de Vrieshof 1
Stad : Haarlem
Postcode : 2019 HA
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL32A )
Land : Nederland
Telefoon : +31 238884444
Fax : +31 238888488
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland
Postadres : Simon de Vrieshof 1
Stad : Haarlem
Postcode : 2019 HA
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL32A )
Land : Nederland
Telefoon : +31 238884444
Fax : +31 238888488
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Gemeente Drechterland
Registratienummer : 332196881
Postadres : Raadhuisplein 1
Stad : Hoogkarspel
Postcode : 1616 AV
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 140228
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Gemeente Enkhuizen
Registratienummer : 17705740
Postadres : Breedstraat 53
Stad : ENKHUIZEN
Postcode : 1601 KA
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 140228
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Gemeente Stede Broec
Registratienummer : 32219546
Postadres : De Middend 2
Stad : BOVENKARSPEL
Postcode : 1611 KW
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 140228
Rollen van deze organisatie :
Koper

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : b0696531-c3c2-44b0-89bc-b13c69097439 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 01/07/2025 12:36 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00428400-2025
Nummer uitgave PB S : 124/2025
Datum van bekendmaking : 02/07/2025