Osallistumispyyntö: HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin erikseen myös "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää …

CPV: 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72268000 Bereitstellung von Software, 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung, 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Ausführungsort:
Osallistumispyyntö: HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta
Vergabestelle:
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Vergabenummer:
2605/2025

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Ostajan oikeudellinen muoto : Alueviranomainen
Pääasiallinen toimiala : Terveys

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : Osallistumispyyntö: HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta
Kuvaus : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin erikseen myös "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Hankinnan kohteen sisältö, rajaukset ja tarkemmat vaatimukset tarkentuvat hankintamenettelyn aikana. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmään, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta – HRD-toimintoja ei ole käytössä. Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen Toimittajan kanssa. Hankinnan kohde tulee käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstön tarpeisiin pois lukien sosiaalipalkat (esim. omaishoitajat). Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden tulee olla valmisohjelmisto. Hankittavalta kokonaisuudelta edellytetään sujuvaa integraatiota kansallisiin järjestelmiin sekä muihin Tilaajan järjestelmiin. Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: • Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. • Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. • HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuen. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. • Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. • Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. • Integraatiot Tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta • Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. Hankinnassa haetaan yhtä (1) päävastuullista Toimittajaa, joka vastaa kokonaisratkaisusta ja siihen liittyvistä palveluista. Lisäksi hankinnassa valitaan yksi (1) varatoimittaja. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön liitteissä. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.
Menettelyn tunniste : 418c2eb3-4483-4b03-9263-0b5425aa9f0c
Sisäinen tunniste : 2605/2025
Menettelyn tyyppi : Kilpailullinen neuvottelumenettely
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta toteutetaan hankintalain 36 §:n ja 37 §:n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen. Tarkempi hankintamenettelyn kulku on kuvattu liitteessä 2. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, ja hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita. Ehdokkaiden soveltuvuudelle asetetut vaatimukset sekä soveltuvuuteen liittyvät tarkastettavat selvitykset on kuvattu ESPD-lomakkeessa ja sitä täydentäen tässä osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä. Osallistumishakemuksensa jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan neuvotteluun enintään kolme (3) ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluvaiheeseen osallistuviksi ehdokkaiksi päätetään valita, saadut osallistumishakemukset järjestetään ehdokkaan hakemuksessaan esittämien tietojen perusteella paremmuusjärjestykseen. Osallistumishakemukset asetetaan paremmuusjärjestykseen aiempaan toimituskokemukseen liittyvien pakollisten referenssien pisteiden perusteella ehdokkaiden määrän karsimiseksi. Pisteytyksen perusteet on kuvattu liitteessä 3. Pisteiden mennessä tasan, ehdokkaan valinta tapahtuu arpomalla. Arvontatilanteessa jokainen tasapisteissä oleva ehdokas saa yhden arvan. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee tarjoajien valinnasta erillisen viranhaltijapäätöksen. Hankintamenettelyn vaiheet ja alustava aikataulu on seuraava: • Osallistumishakemukset 27.10.2025 klo 12 mennessä. • Tarjoajien valinta lokakuun loppuun mennessä. • Neuvottelukutsun lähettäminen marraskuussa. • Kaksi neuvottelukierrosta, jotka ajoittuvat viikoille 48 ja 50. • Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu viikolla 2-3/2026. • Hankintapäätös maaliskuussa 2026 • Käyttöönoton arvioitu aloitusaika huhtikuu 2026 • Palvelut ja järjestelmät tuotantokäyttöön 1.4.2027.

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 72268000 Ohjelmiston toimituspalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi

2.1.3 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 15 500 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

2.1.6 Poissulkemisperusteet

Poissulkemisperusteiden ilmoittamispaikka : Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD)

5. Osa

5.1 Tekninen tunniste osalle : LOT-0000

Ilmoituksen nimi : Osallistumispyyntö: HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta
Kuvaus : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin erikseen myös "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Hankinnan kohteen sisältö, rajaukset ja tarkemmat vaatimukset tarkentuvat hankintamenettelyn aikana. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmään, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta – HRD-toimintoja ei ole käytössä. Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen Toimittajan kanssa. Hankinnan kohde tulee käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstön tarpeisiin pois lukien sosiaalipalkat (esim. omaishoitajat). Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden tulee olla valmisohjelmisto. Hankittavalta kokonaisuudelta edellytetään sujuvaa integraatiota kansallisiin järjestelmiin sekä muihin Tilaajan järjestelmiin. Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: • Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. • Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. • HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuen. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. • Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. • Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. • Integraatiot Tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta • Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. Hankinnassa haetaan yhtä (1) päävastuullista Toimittajaa, joka vastaa kokonaisratkaisusta ja siihen liittyvistä palveluista. Lisäksi hankinnassa valitaan yksi (1) varatoimittaja. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön liitteissä. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.
Sisäinen tunniste : 2605/2025

5.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Täydentävä hankintalaji : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 72268000 Ohjelmiston toimituspalvelut
Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut
Optiot :
Optioiden kuvaus : Mahdolliset lisähankintamahdollisuudet kuvataan lopullisessa tarjouspyynnössä.

5.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Muu kesto : Rajoittamaton

5.1.5 Arvo

Ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa : 15 500 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen : Osallistumista ei ole varattu.
Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) : kyllä

5.1.7 Strategiset hankinnat

Lähestymistapa ympäristövaikutusten vähentämiseen : Biologisen monimuotoisuuden ja ekosysteemien suojelu ja ennallistaminen
Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa, Oikeudenmukaiset työolot

5.1.9 Valintaperusteet

Valintaperusteiden ilmoittamispaikka : Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD)
Tiedot kaksivaiheisen menettelyn jälkimmäisestä vaiheesta :
Menettelyn jälkimmäiseen vaiheeseen kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä : 3
Menettelyn jälkimmäiseen vaiheeseen kutsuttavien ehdokkaiden enimmäismäärä : 3

5.1.10 Vertailuperusteet

Kriteeri :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Hinta
Kuvaus : Lopullisen tarjouspyynnön hinnan painoarvojen vaihteluvälit ovat 25-40%.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, vaihteluvälin puoliväli)
Vertailuperusteen luku : 32,5
Kriteeri :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Laatu
Kuvaus : Lopullisen tarjouspyynnön laadun painoarvojen vaihteluvälit ovat 60-75%.
Kategoria vertailuperuste kynnys : Painotus (prosentteina, vaihteluvälin puoliväli)
Vertailuperusteen luku : 67,5

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Lisätietojen pyytämisen määräaika : 06/10/2025 09:00 +00:00

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi
Sähköinen luettelo : Ei sallittu
Vaihtoehtoiset tarjoukset : Ei sallittu
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen : Ei sallittu
Osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika : 27/10/2025 10:00 +00:00
Sopimusehdot :
Sopimuksen täytäntöönpano on rajattu tehtäväksi suojatyöohjelmien puitteissa : Ei
Sähköinen laskutus : Pakollinen
Tilaukset tehdään sähköisesti : kyllä
Maksut tehdään sähköisesti : kyllä

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Tietoa muutoksenhaun määräajoista : Hankinnassa ja muutoksenhakumenettelyssä noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), hankintalaki).

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Rekisterinumero : 3221347-3
Postiosoite : Tekniikantie 15
Postitoimipaikka : PL 33 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Postinumero : 02033
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Sähköposti : hankinta@luvn.fi
Puhelin : +358 291512000
Internetosoite : https://www.luvn.fi/fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender

10. Muutos

Muutettavan ilmoituksen edellinen versio : de8f0929-2996-4475-92f4-cbdbf5916187-01
Muutoksen pääasiallinen syy : Ostajan virheen korjaaminen
Kuvaus : Hankintayksikkö on havainnut liitteessä 1 Hankinnan kohde ja hankekuvaus kaksi pientä virhettä, jotka se oikaisee korjausilmoituksella. Liitteeseen tehdyt korjaukset on merkitty vihreällä fontilla. Liite on päivitetty uudella versiolla, joka on nimetty "Liite 1 Hankinnan kohde ja hankekuvaus_korjattu".

10.1 Muutos

Osion tunniste : LOT-0000

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 23f76c0f-6f86-47bc-ba21-e0b6ddc15f32 - 01
Lomakkeen tyyppi : Kilpailu
Ilmoituksen tyyppi : Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 10/10/2025 14:51 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 10/10/2025 14:51 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00675089-2025
EUVL S -lehden numero : 197/2025
Julkaisupäivä : 14/10/2025