Notuleerdiensten

De Opdracht 'Notuleerdiensten met kenmerk 1-D- 0006914-25 gaat over notuleerdiensten voor de gemeente Rotterdam. Voor bepaalde overleggen die de Gemeente organiseert blijft, ondanks de beschikbaarheid van moderne technieken zoals AI en samenvattingstools, een deskundig notulist die aanwezig is bij het overleg onmisbaar. In situaties waarin menselijk oordeel, context en interpretatie …

CPV: 75100000 Dienstleistungen der Verwaltung
Ausführungsort:
Notuleerdiensten
Vergabestelle:
Gemeente Rotterdam
Vergabenummer:
1-D- 0006914-25

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Rotterdam
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming onder zeggenschap van een lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Notuleerdiensten
Beschrijving : De Opdracht 'Notuleerdiensten met kenmerk 1-D- 0006914-25  gaat over notuleerdiensten voor de gemeente Rotterdam. Voor bepaalde overleggen die de Gemeente organiseert blijft, ondanks de beschikbaarheid van moderne technieken zoals AI en samenvattingstools, een deskundig notulist die aanwezig is bij het overleg onmisbaar. In situaties waarin menselijk oordeel, context en interpretatie cruciaal zijn, blijft de rol van een notulist belangrijk. De computer begrijpt nuances, toon en context vaak niet volledig en heeft geen ‘politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Aangezien de notulen van gemeentelijke overleggen in principe openbaar zijn, dienen deze notulen strategisch en accuraat vastgelegd te worden, waarbij politiek bestuurlijke gevoeligheden worden herkend. De af te sluiten Overeenkomst zal gebruikt worden voor alle  Notuleerdiensten voor de gemeente Rotterdam, met uitzondering van de Raadsgriffie.
Identificatiecode van de procedure : dd95896b-cb79-4958-a6fd-739e821bd768
Eerdere aankondiging : fff2d05a-c0b7-450a-bf28-ca4b65b9cbc4-01
Interne identificatiecode : 1-D- 0006914-25
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Zie Beschrijvend Document

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 75100000 Administratiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Vergaderingen die genotuleerd worden vinden plaats in MS Teams of op een locatie in Rotterdam

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 150 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 160 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Oproep tot mededinging is beëindigd
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Notuleerdiensten
Beschrijving : De Opdracht 'Notuleerdiensten met kenmerk 1-D- 0006914-25  gaat over notuleerdiensten voor de gemeente Rotterdam. Voor bepaalde overleggen die de Gemeente organiseert blijft, ondanks de beschikbaarheid van moderne technieken zoals AI en samenvattingstools, een deskundig notulist die aanwezig is bij het overleg onmisbaar. In situaties waarin menselijk oordeel, context en interpretatie cruciaal zijn, blijft de rol van een notulist belangrijk. De computer begrijpt nuances, toon en context vaak niet volledig en heeft geen ‘politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Aangezien de notulen van gemeentelijke overleggen in principe openbaar zijn, dienen deze notulen strategisch en accuraat vastgelegd te worden, waarbij politiek bestuurlijke gevoeligheden worden herkend. De af te sluiten Overeenkomst zal gebruikt worden voor alle  Notuleerdiensten voor de gemeente Rotterdam, met uitzondering van de Raadsgriffie.
Interne identificatiecode : 1-D- 0006914-25

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 75100000 Administratiediensten
Hoeveelheid : 400 uur

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Vergaderingen die genotuleerd worden vinden plaats in MS Teams of op een locatie in Rotterdam

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/08/2025
Einddatum van de duur : 31/07/2027

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De begindatum van de Overeenkomst ligt naar verwachting op 1 augustus 2025. De initiële looptijd van de Overeenkomst is twee (2) jaar, waarna de Overeenkomst maximaal twee (2) maal verlengd kan worden voor de duur van één (1) jaar. Na afloop van deze looptijd eindigt de Overeenkomst van rechtswege.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 150 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 160 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Fictieve Inschrijfsom
Beschrijving : Op basis van een uurtarief met opslagpercentage is aan de hand van een fictief aantal uren de fictieve Inschrijfsom berekend
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Continuïteit en kwaliteit
Beschrijving : Inschijvers hebben bescheven hoe zij de kwaliteit en continuiteit waarborgen
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Rechtbank Rotterdam
Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Rotterdam
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 dagen na voornemen tot gunnen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Rotterdam
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Gemeente Rotterdam
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Rechtbank Rotterdam

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 264 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 264 000 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 240 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 264 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 240 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : DemiSec
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1-D-0006914-25
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 240 000 Euro
Rechtvaardigingscode : Commerciële belangen van een ondernemer
Geplande publicatiedatum : 08/09/2025
Onderaanneming : Nog niet bekend
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 1-D-0006914-25 - DemiSec
Titel : Notuleerdiensten
Datum waarop de winnaar is gekozen : 11/08/2025
Datum van sluiting van het contract : 11/08/2025
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : ja
Kennisgeving die de raamovereenkomst heeft gecreëerd : 278770-2025

6.1.3 Niet-winnende inschrijvers :

Inschrijver :
Officiële naam : Notuleerservice Nederland BV

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Rotterdam
Registratienummer : 24483298
Afdeling : Inkoop en Aanbestedingszaken
Postadres : Coolsingel 40
Stad : Rotterdam
Postcode : 3011AD
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Contactpunt : Ellen Hoekstra
Telefoon : 00
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Rotterdam
Registratienummer : 82947740
Postadres : Wilhelminaplein 125
Stad : Rotterdam
Postcode : 3072 AK
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883626000
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

8.1 ORG-0003

Officiële naam : DemiSec
Omvang van de ondernemer : Klein
Registratienummer : 33205356
Stad : Berkel en Rodenrijs
Postcode : 2651BD
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Contactpunt : mevr. N. Bakker
Internetadres : https://www.demisec.nl
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Notuleerservice Nederland BV
Omvang van de ondernemer : Klein
Registratienummer : 08092341
Stad : Capelle aan den IJssel
Postcode : 2909LK
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : c121a1d3-4f34-4ac6-9586-b168affaa341 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 02/09/2025 12:02 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 02/09/2025 12:03 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00641915-2025
Nummer uitgave PB S : 188/2025
Datum van bekendmaking : 01/10/2025