Levering CMS-ERP systeem gem Barneveld

Beschrijving opdracht Binnen de opdracht vallen de volgende onderdelen: • Het leveren van een CMS met functies voor: o Administratiefunctie containerbeheer (semi) ondergrondse containers, mini-containers en gfe-behuizingen, hierna te noemen containers; o Inzicht in vulgraad en beschikbaarheid van containers; o Afvalpassenbeheer; o Communicatie naar inwoners (optionele module); o Routegeneratie voor …

CPV: 51800000 Installation von Metallbehältern, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Frist:
24. Oktober 2025 10:00
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Levering CMS-ERP systeem gem Barneveld
Vergabestelle:
Gemeente Barneveld
Vergabenummer:
582565

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Barneveld
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Levering CMS-ERP systeem gem Barneveld
Beschrijving : Beschrijving opdracht Binnen de opdracht vallen de volgende onderdelen: • Het leveren van een CMS met functies voor: o Administratiefunctie containerbeheer (semi) ondergrondse containers, mini-containers en gfe-behuizingen, hierna te noemen containers; o Inzicht in vulgraad en beschikbaarheid van containers; o Afvalpassenbeheer; o Communicatie naar inwoners (optionele module); o Routegeneratie voor de inzameling (optionele module); o Opmaken van werkorders voor o.a. de buitendienst, mogelijk i.c.m. zaaksysteem; o Registreren en beperken van het aantal aanbiedingen van afvalpassen; o Rapporteren en analyseren van gegevens vanuit de dataset. • Het volledig begeleiden van de overgang van het bestaande naar het nieuwe CMS; • Het koppelen van het CMS met overige reeds bestaande softwareoplossingen; • Het leveren van service en updates gedurende de looptijd; • Het trainen van diverse medewerkers en gebruikers binnen de gemeente; • Het leveren van ondersteuning aan medewerkers van de gemeen In de gemeente Barneveld wordt op het moment gebruik gemaakt van circa: - 320 (semi-) ondergrondse containers o 150 containers voor restafval met IRDC-systeem o 114 containers voor OPK zonder IRDC-systeem o 47 containers voor glas zonder IRDC-systeem o 10 containers voor textiel zonder IRDC-systeem - 78.000 minicontainers waarvan o circa 20.700 voor restafval o Circa 20.800 voor gft o Circa 20.800 voor OPK o Circa 16.000 voor PMD
Identificatiecode van de procedure : f19f9ebb-af51-4775-b597-3f765ab756a3
Interne identificatiecode : 582565
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 51800000 Installatie van metalen containers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Veluwe ( NL221 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Barneveld

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Levering CMS-ERP systeem gem Barneveld
Beschrijving : Beschrijving opdracht Binnen de opdracht vallen de volgende onderdelen: • Het leveren van een CMS met functies voor: o Administratiefunctie containerbeheer (semi) ondergrondse containers, mini-containers en gfe-behuizingen, hierna te noemen containers; o Inzicht in vulgraad en beschikbaarheid van containers; o Afvalpassenbeheer; o Communicatie naar inwoners (optionele module); o Routegeneratie voor de inzameling (optionele module); o Opmaken van werkorders voor o.a. de buitendienst, mogelijk i.c.m. zaaksysteem; o Registreren en beperken van het aantal aanbiedingen van afvalpassen; o Rapporteren en analyseren van gegevens vanuit de dataset. • Het volledig begeleiden van de overgang van het bestaande naar het nieuwe CMS; • Het koppelen van het CMS met overige reeds bestaande softwareoplossingen; • Het leveren van service en updates gedurende de looptijd; • Het trainen van diverse medewerkers en gebruikers binnen de gemeente; • Het leveren van ondersteuning aan medewerkers van de gemeente gedurende de looptijd. Buiten de scope van de opdracht valt het leveren van de toegangscontrolesystemen, hiervoor zal na afronding van deze aanbesteding een nieuwe aanbesteding opgestart worden. In de gemeente Barneveld wordt op het moment gebruik gemaakt van circa: - 320 (semi-) ondergrondse containers o 150 containers voor restafval met IRDC-systeem o 114 containers voor OPK zonder IRDC-systeem o 47 containers voor glas zonder IRDC-systeem o 10 containers voor textiel zonder IRDC-systeem - 78.000 minicontainers waarvan o circa 20.700 voor restafval o Circa 20.800 voor gft o Circa 20.800 voor OPK o Circa 16.000 voor PMD
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 51800000 Installatie van metalen containers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Opties :
Beschrijving van de opties : De overeenkomst gaat in op 1 januari 2026 en eindigt van rechtswege op 31 december 2028. De gemeente Barneveld heeft de mogelijkheid om de looptijd van de overeenkomst te verlengen met drie keer twee optie jaren (3x 2 jaar). Mogelijke verlenging gebeurt schriftelijk voor afloop van de contractperiode.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Veluwe ( NL221 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Barneveld

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Einddatum van de duur : 31/12/2034

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 3
Overige informatie over verlengingen : De overeenkomst gaat in op 1 januari 2026 en eindigt van rechtswege op 31 december 2028. De gemeente Barneveld heeft de mogelijkheid om de looptijd van de overeenkomst te verlengen met drie keer twee optie jaren (3x 2 jaar). Mogelijke verlenging gebeurt schriftelijk voor afloop van de contractperiode.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.8 Toegankelijkheidscriteria

Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, omdat de aanbesteding niet bestemd is voor gebruik door natuurlijke personen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K.1 Plan van aanpak: Invoering en implementatie
Beschrijving : Plan van aanpak met betrekking tot het uitvoeren van alle genoemde werkzaamheden, met aandacht voor taken tijdens de opstart- en implementatiefase en vervolgens de uitvoerende fase. In de uitwerking dienen minimaal de volgende aspecten beschreven te worden. Deze aspecten zijn niet uitsluitend. Benodigde informatie in de inschrijving Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een bondig plan van aanpak, waarin minimaal het volgende beschreven moet worden: 1. De wijze waarop Inschrijver de invoering en implementatie uit gaat voeren, inclusief inzicht in een planning, tijd-kritische mijlpalen van de benodigde werkzaamheden, verwachtingen van benodigde inzet vanuit opdrachtgever, rekening houdend met de opdrachtomschrijving; 2. De wijze waarop Inschrijver het bouwen van verschillende koppelingen m.b.t. het CMS aanpakt; 3. De wijze waarop de migratie plaatsvindt, inclusief stappen in de overgangsperiode; 4. De wijze waarop Inschrijver gedurende de looptijd van het contract de samenwerking zal vormgeven en flexibiliteit en ondersteuning zal bieden. 5. Een beschrijving van de risico's tijdens implementatie en migratie en welke maatregelen hiervoor nodig zijn; 6. Exit strategie De kosten van alle beschreven diensten en functionaliteiten zijn inbegrepen in de inschrijfsom
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K.2 Plan van aanpak: Gebruiksvriendelijkheid software
Beschrijving : Plan van aanpak met daarin inzicht in de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten van de gebruikte software. In de uitwerking dienen minimaal de volgende aspecten beschreven te worden. Deze aspecten zijn niet uitsluitend. Benodigde informatie in de inschrijving Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een bondig plan van aanpak, waarin minimaal het volgende beschreven moet worden: 1. De inrichting en opzet van de software, met aandacht voor gebruiksvriendelijkheid incl. onderbouwing hiervan, toegankelijkheid met verschillende platforms (tablet, telefoon, pc, etc.), verschillende gebruiksprofielen, en andere relevante zaken. De beschrijving moet visueel ondersteund worden; 2. Een beschrijving van het trainen en ondersteunen van medewerkers in startfase en gedurende de looptijd van de opdracht; 3. De wijze waarop Inschrijver voorzieningen zal bieden voor beleidskeuzes, zoals het maximaliseren van het aantal aanbiedingen, Diftar, inzameling op vulgraad en sturing op VANG-doelstellingen. De beschrijving moet visueel ondersteund worden. De kosten van alle beschreven diensten en functionaliteiten zijn inbegrepen in de inschrijfsom.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K 3.Opgave: Bestaande koppelingen
Beschrijving : Op het Opgaveformulier Bestaande koppelingen (Bijlage 8AD) zijn velden voorbereid voor de opgave van bestaande koppelingen met softwarepakketten die binnen de gemeente Barneveld worden gebruikt en waarmee samengewerkt zal worden. Indien een leverancier al een bestaande en werkende koppeling heeft met deze partijen is dit van meerwaarde voor de gemeente aangezien dit in de implementatieperiode de opbouw van het geheel zal vergemakkelijken en mogelijk invloed heeft op aanvullende kosten voor Opdrachtgever. Op het formulier dient opgegeven te worden of Inschrijver een reeds werkende koppeling beschikbaar heeft inclusief referent, hierbij dienen ook technische bijzonderheden te worden genoteerd. Het is mogelijk dat ingevoerde gegevens bij de genoemde referenten nagevraagd worden. Hiervoor kan Opdrachtgever contactinformatie verzoeken van de Inschrijver. Het onjuist invullen van deze velden wordt gezien als fout in de inschrijving en kan leiden tot uitsluiting van de inschrijving.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K.4 Demonstratie plannen van aanpak en product (K.1 en K. 2)
Beschrijving : Drie inschrijvers met de hoogste scores op kwaliteit en prijs worden via een bericht op TenderNed uitgenodigd voor het fysiek geven van een korte toelichting op de ingediende plannen van aanpak invoering en implementatie (K1) en gebruiksvriendelijkheid software (K2), inclusief een uitgebreide demonstratie van de software. De drie Inschrijvers met de hoogste gezamenlijke score voor kwaliteit en prijs worden uitgenodigd voor de demonstratie. De demonstratie is onderdeel van de Gunningscriteria en wordt beoordeeld. Het doel vanuit de Opdrachtgever is inzicht krijgen in de werkwijze tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en met name via een demonstratie inzicht krijgen in de vormgeving, functionaliteit en het gebruiksgemak van het CMS voor medewerkers. In de uitwerking dienen minimaal de volgende aspecten beschreven te worden. Deze aspecten zijn niet uitsluitend. Benodigde informatie in de inschrijving Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een demonstratie, waarin minimaal de volgende taken beschreven moeten worden: 1. Containerbeheer: Het overzicht van alle containers, muteren van gegevens van containers, toevoegen van een nieuwe locatie, bijzonderheden bij storingen. 2. Afvalpassenbeheer: Het overzicht van afvalpassen, muteren van gegevens, functionaliteiten rondom tikkensysteem en diftarmogelijkheden, bijzonderheden bij abnormaal gebruik. 3. Route generatie inzameling: Demonstratie van het samenstellen van een route, inzicht in profiel voor planning en chauffeurs, mogelijkheden bij wijzigingen, inzet routeoptimalisatie. 4. Communicatiemodule met afvalkalender: Demonstratie van de afvalkalender en berichtenmodule, met beschrijving van opstellen van en selectie van ontvangers van een (push)bericht. De kosten van alle beschreven diensten en functionaliteiten zijn inbegrepen in de inschrijfsom. Toelichting Binnen een tijdsbestek van 60 minuten krijgt Inschrijver gedurende maximaal 45 minuten de gelegenheid om zijn ingediende plannen van aanpak toe te lichten en zijn product te presenteren. Vervolgens is er nog 15 minuten gelegenheid voor de beantwoording van vragen van beoordelaars. Dit vindt plaats in een individuele sessie in Barneveld, met diverse beoordelaars van Opdrachtgever met een vakinhoudelijke achtergrond in grondstoffenbeleid, inzameling en IT-structuur. De toelichting moet worden verzorgd door minimaal één en maximaal drie personen van de Inschrijver. De demonstratie moet worden gemaakt en gepresenteerd in Powerpoint (of een vergelijkbaar presentatie-programma). Gedurende de demonstratie is het nadrukkelijk niet de bedoeling dat Inschrijver zijn bedrijfsprofiel toelicht. Er mag uitsluitend worden ingegaan op de inhoud van de ingediende plannen van aanpak, en op functionaliteiten van de software welke zijn inbegrepen in de inschrijfsom van de aanbesteding.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Criterium :
Type : Prijs
Naam : P.1 Prijs
Beschrijving : Dit is het geheel van kosten zoals deze zijn opgegeven op het prijsformulier. Hierin worden zowel de jaarlijks terugkerende kosten, de kosten voor optionele modules als de éénmalige implementatiekosten uitgevraagd Voor de opgave van de prijzen gebruikt u het prijsformulier (Bijlage AD).
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 03/10/2025 10:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Geschiktheidseis - Verklaring Belastingdienst
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 24/10/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 24/10/2025 10:05 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Barneveld - Rechtbank Den Haag
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Barneveld - Via berichten en vragen in TenderNed, zie ook het aanbestedingsdocument.
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Barneveld
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Barneveld - Via de kluis in TenderNed

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Barneveld
Registratienummer : 212057263
Postadres : Raadhuisplein 2
Stad : BARNEVELD
Postcode : 3771ER
Onderverdeling land (NUTS) : Veluwe ( NL221 )
Land : Nederland
Contactpunt : Harrold van den Berg
Telefoon : +31 652024737
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Postadres : Postbus 20
Stad : Den Haag
Postcode : 2500 EH
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Andere contactpunten :
Officiële naam : Via berichten en vragen in TenderNed, zie ook het aanbestedingsdocument.
Stad : Den Haag
Postcode : 3771ER
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Via de kluis in TenderNed
Stad : Den Haag
Postcode : 3771ER
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL361 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : afe35b35-5fb6-4d9a-aa76-53f7d8fb97fb - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 29/08/2025 09:01 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00568103-2025
Nummer uitgave PB S : 166/2025
Datum van bekendmaking : 01/09/2025