Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems

Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inkl. Nebenleistungen Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inklusive der notwendigen Unterstützungsdienstleistungen für die Datenmigration aus dem derzeitigen Personalmanagementsystem und Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen nach Bedarf sowie Entgeltabrechnung. …

CPV: 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Frist:
18. November 2025 10:00
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems
Vergabestelle:
Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Vergabenummer:
SPK-2025/00008

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems
Beschreibung : Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inkl. Nebenleistungen
Kennung des Verfahrens : a27d74f4-09fb-4645-8ede-7e1a984ee887
Interne Kennung : SPK-2025/00008
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

2.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : #Bekanntmachungs-ID: CXVHY5UYTNKA6ASG# Es wird darum gebeten, Bieterfragen möglichst frühzeitig zu stellen, auch als Einzelfragen und nicht erst gebündelt, um eine schnelle und für das Vergabeverfahren günstige Beantwortung zu organisieren.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems
Beschreibung : Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inklusive der notwendigen Unterstützungsdienstleistungen für die Datenmigration aus dem derzeitigen Personalmanagementsystem und Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen nach Bedarf sowie Entgeltabrechnung. Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung : SPK-2025/00008

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 48 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 6
Weitere Informationen zur Verlängerung : Nach Ablauf der initialen Laufzeit von 48 Monaten verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern nicht von der Auftraggeberin gemäß der Vertragsbedingungen fristgerecht gekündigt wird.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Unternehmensreferenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Unternehmensreferenzen gemäß den bekanntgegebenen Anforderungen
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Allgemeine Ausschlussgründe - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß - § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, - § 98c des Aufenthaltsgesetzes, - § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) - § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und - § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959) vor.
Kriterium : Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung : Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vor.
Kriterium : Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung : Mindestjahresumsatz Gesamtunternehmen der letzten drei Kalenderjahre - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens drei Mio. EUR betragen haben.
Kriterium : Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung : Mindestjahresumsatz mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens 400.000 EUR pro Jahr betragen haben.
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Dauer der Geschäftstätigkeit - Das Unternehmen bestand mindestens in den letzten fünf Kalenderjahren ohne Unterbrechung (2020 bis 2025).
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : Mindestbeschäftigtenanzahl pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte
Kriterium : Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung : Mindestanzahl beschäftigter technischer Fachkräfte für Softwareentwicklung Front- und Backend sowie Cloud pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte
Kriterium : Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung : Mindestanzahl beschäftigter Fachkräfte Lohnbuchhaltung in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 10 Beschäftigte
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung nachzuweisen.
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Internes Kontrollsystem nach ISAE-3402 oder IDW PS 951 oder vergleichbar bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung (Wirtschaftsprüfung) nachzuweisen.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Fachkunde der Projektleitung und deren Stellvertretung - Projektleitung und Stellvertretung müssen in den letzten fünf Kalenderjahren mindestens ein Kundenprojekt als Projektleitung oder stellvertretende Projektleitung mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen verantwortet haben - zwingend muss dieses Kundenprojekt dem öffentlichen Sektor zugeordnet gewesen sein.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Unternehmensreferenzen - Es sind mindestens drei Referenzen mit folgenden Mindestanforderungen einzureichen: - mindestens 1000 Lohnabrechnungsobjekte (=Beschäftigte) pro Jahr - Referenzgeber*in ist dem öffentlichen Sektor ((Bund (einschließlich Sondervermögen), Länder, Kommunen und Gemeindeverbände (einschließlich deren Einrichtungen), Sozialversicherungsträger und öffentliche Unternehmen)) zugeordnet Mindestanforderung an eine der einzureichenden Referenzen: - Abrechnungsfälle nach TVöD Bund/Länder/Kommunen und Bundes- oder Landesbesoldungsgesetz(e) - Personal- und Abrechnungsdaten des Referenzgebers in physischer Private Cloud Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben bei der/dem Referenzgeber*in vor. Daher ist jeder Referenz die Nennung einer Kontaktperson mit E-Mailadresse und Telefonnummer beizufügen.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Haftpflichtversicherung - Versicherung Personenschäden über 5.000.000,00 EUR Versicherung Sach- und Vermögensschäden über 3.000.000,00 EUR Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorstehenden Deckungssummen je Schadensfall betragen, d.h. zweifach maximiert sein.

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Preiskriterium für "Niedrigster Preis (ohne Kriterien)"
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 100

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 03/11/2025 23:59 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 18/11/2025 10:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 27 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : keine
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 18/11/2025 10:00 +01:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Finanzielle Vereinbarung : siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen : Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin. --- Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. ---- Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. --- Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt. --- Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich. --- Hinweis: Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Stiftung Preußischer Kulturbesitz

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Registrierungsnummer : DE338204900
Postanschrift : Von-der-Heydt Straße 16-18
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10785
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 30 266412889
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer : t022894990
Postanschrift : Villemombler Straße 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2289499-0
Fax : +49 2289499-163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : a30a04f8-3b96-4856-8015-4ba8b1d147df - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 17/10/2025 10:00 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00689128-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 201/2025
Datum der Veröffentlichung : 20/10/2025