Diariesystem 2 2025

Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt …

CPV: 35710000 Führungs-, Kommunikations- und Computersysteme, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 48800000 Informationssysteme und Server, 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung
Ausführungsort:
Diariesystem 2 2025
Vergabestelle:
Karlstads universitet
Vergabenummer:
urn:eavrop:mdn:ProcurementProject:108255:Lot:1

1. Upphandlare

1.1 Upphandlare

Officiellt namn : Karlstads universitet
Köparens rättsliga status : Statlig myndighet
Den upphandlande myndighetens verksamhet : Utbildning

2. Förfarande

2.1 Förfarande

Titel : Diariesystem 2 2025
Beskrivning : Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.   Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.   Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.
Förfarandets identifierare : 7b39f7ba-7648-4664-83a1-075271432f4b
Typ av förfarande : Öppet
Förfarandet är påskyndat : nej
Motivering för det påskyndade förfarandet :
Förfarandets viktigaste kännetecken :

2.1.1 Föremålet för upphandlingen

Kontraktets art : Varor
Huvudklassificering ( cpv ): 48800000 Informationssystem och servrar

2.1.2 Leveransplats

Del av land (NUTS) : Värmlands län ( SE311 )
Land : Sverige

2.1.3 Värde

Beräknat värde exklusive moms : 15 000 000 Svensk krona

2.1.4 Allmänna upplysningar

Rättslig grund :
Direktiv 2014/24/EU

5. Del (anbudsområde)

5.1 Tekniskt ID för partiet : LOT-0001

Titel : Diariesystem 2 2025
Beskrivning : Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.   Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.   Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.
Intern identifierare : urn:eavrop:mdn:ProcurementProject:108255:Lot:1

5.1.1 Föremålet för upphandlingen

Kontraktets art : Varor
Huvudklassificering ( cpv ): 48800000 Informationssystem och servrar
Ytterligare klassificering ( cpv ): 75000000 Offentlig förvaltning, försvar och socialförsäkringstjänster
Ytterligare klassificering ( cpv ): 48311100 Dokumenthanteringssystem
Ytterligare klassificering ( cpv ): 48000000 Programvara och informationssystem
Ytterligare klassificering ( cpv ): 35710000 Ledning, styrning, kommunikation och IT-system (C4)

5.1.2 Leveransplats

Del av land (NUTS) : Värmlands län ( SE311 )
Land : Sverige
Kompletterande information :

5.1.4 Förlängning

Högst antal förlängningar : 3

5.1.6 Allmänna upplysningar

Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA : ja

5.1.7 Strategisk upphandling

Syftet med strategisk upphandling : Det tas inte hänsyn till miljö, sociala aspekter eller innovation i upphandlingen
Kriterier för grön upphandling : Nationella kriterier för grön upphandling

5.1.10 Tilldelningskriterier

Kriterium :
Typ : Kvalitet
Namn :
Beskrivning : Pålägg för kvalitet
Kriterium :
Typ : Pris
Namn :
Beskrivning : Kostnad för avtalsperioden
Beskrivning av den metod som ska användas om viktning inte kan uttryckas med kriterierna : Enligt upphandlingsdokumentet
Motivering varför viktningen av tilldelningskriterierna inte har uppgetts :

5.1.15 Metoder

Ramavtal :
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet :
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem

5.1.16 Kompletterande information, medling och prövning

Prövningsorganisation : Förvaltningsrätten i Karlstad -
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet : Karlstads universitet -

6. Resultat

Värdet av alla de kontrakt som tilldelas i det här förfarandet : 2 700 000 Svensk krona

6.1 Resultat – delkontraktets id : LOT-0001

Minst en vinnare har valts ut.

6.1.2 Information om vinnarna

Verklig ägare :
Officiellt namn : Formpipe Software AB
Anbud :
Identifierare för anbudsgivare : 3333467
Identifierare för del eller grupp av delar : LOT-0001
Värde på upphandlingen : 2 700 000 Svensk krona
Anlitande av underleverantör : Nej
Information om kontraktet :
Identifierare för kontraktet : 3333467
Datum då vinnaren utsågs : 28/03/2025
Datum för ingående av kontraktet : 29/04/2025

6.1.3 Anbud som inte vann :

Anbudsgivare :
Officiellt namn : Tietoevry AB
Anbudsgivare :
Officiellt namn : Innofactor AB

6.1.4 Statistisk information

Inkomna anbud eller intresseanmälningar :
Typ av inlämningar : Anbud
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit : 3

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officiellt namn : Karlstads universitet
Registreringsnummer : 202100-3120
Postadress : Universitetsgatan 2
Ort : Karlstad
Postnummer : 65188
Del av land (NUTS) : Värmlands län ( SE311 )
Land : Sverige
Tfn : 0547001000
Den här organisationens roller :
Upphandlare
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet

8.1 ORG-0002

Officiellt namn : Antirio AB
Registreringsnummer : 556533-8133
Postadress : GÅRDSVÄGEN 18
Ort : Solna
Postnummer : 169 70
Del av land (NUTS) : Stockholms län ( SE110 )
Land : Sverige
E-postadress : support@e-avrop.com
Tfn : 08-501 190 00
Den här organisationens roller :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiellt namn : Förvaltningsrätten i Karlstad
Registreringsnummer : 202100-2742
Postadress : Box 568
Ort : Karlstad
Postnummer : 651 12
Del av land (NUTS) : Värmlands län ( SE311 )
Land : Sverige
Tfn : +46 54-14 85 00
Den här organisationens roller :
Prövningsorganisation

8.1 ORG-0004

Officiellt namn : Formpipe Software AB
Registreringsnummer : 556668-6605
Postadress : Box 231 31
Ort : Stockholm
Postnummer : 10435
Del av land (NUTS) : Stockholms län ( SE110 )
Land : Sverige
Tfn : +46 765 257716
Den här organisationens roller :
Anbudsgivare
Vinnare av de här delkontrakten : LOT-0001
Vinnaren är noterad på en reglerad marknad

8.1 ORG-0005

Officiellt namn : Innofactor AB
Registreringsnummer : 556676-3040
Postadress : Drottninggatan 68
Ort : Stockholm
Postnummer : 111 21
Del av land (NUTS) : Stockholms län ( SE110 )
Land : Sverige
Tfn : +46735362237
Den här organisationens roller :
Anbudsgivare

8.1 ORG-0006

Officiellt namn : Tietoevry AB
Registreringsnummer : 559435-9001
Postadress : Gustav III Boulevard 130, Solna, Sweden
Ort : Solna, Sweden
Postnummer : 16974
Del av land (NUTS) : Stockholms län ( SE110 )
Land : Sverige
Tfn : 0734417190
Den här organisationens roller :
Anbudsgivare

11. Information om meddelandet

11.1 Information om meddelandet

Identifierare/version för meddelandet : 12a7f680-4ce5-44aa-9180-29c5744907b1 - 01
Formulärtyp : Resultat
Meddelandetyp : Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Avsändningsdatum för meddelandet : 12/05/2025 13:54 +02:00
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på : svenska

11.2 Publiceringsinformation

Meddelandets publiceringsnummer : 00302086-2025
EUT S-nummer : 91/2025
Publiceringsdatum : 13/05/2025