Callcenter-Leistungen zur Kündigungsbearbeitung Outbound

siehe Beschreibung der Beschaffung Mit über 4,6 Millionen Versicherten ist die AOK Bayern - Die Gesundheitskasse die größte gesetzliche Krankenkasse in Bayern und die drittgrößte im Deutschland. Die AOK Bayern positioniert sich mit den Werten Gesundheit, Nähe und Einfachheit sowie individuellen Mehrwerten am Markt und steht primär im Wettbewerb mit …

CPV: 79512000 Call-Center
Frist:
15. Mai 2025 09:00
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Callcenter-Leistungen zur Kündigungsbearbeitung Outbound
Vergabestelle:
AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Vergabenummer:
25-038

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Callcenter-Leistungen zur Kündigungsbearbeitung Outbound
Beschreibung : siehe Beschreibung der Beschaffung
Kennung des Verfahrens : bd486c28-b48d-4008-a513-814267293021
Interne Kennung : 25-038
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79512000 Call-Center

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6Y5A04 Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Formblattes "Erklärung der Bietergemeinschaft" (Anlage 2) eine von allen ihren Mitgliedern mit dem Namen des Erklärenden versehene Erklärung abzugeben, die die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt, sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des hiesigen Vertrages sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens bezeichnet. Bietergemeinschaften müssen für den Fall der Auftragserteilung erklären, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haften (Anlage 2). Will der Bieter Teile des Auftrags an Unterauftragnehmer als Drittunternehmen vergeben, so muss er diesen Umstand, das vorgesehene Drittunternehmen (falls zumutbar) sowie Art und Umfang der an das Drittunternehmen zu vergebenden Leistungen durch eine entsprechende Erklärung "Drittunternehmerverzeichnis/Unterauftragnehmerverzeichnis" (Anlage 3) mitteilen. Der Bieter muss der Auftraggeberin nachweisen, dass ihm im Auftragsfall die erforderlichen Mittel des Drittunternehmens zur Verfügung stehen, indem er die mit dem Namen des Erklärenden und mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zu erbringenden Leistungen inklusive der mit dem Namen des Erklärenden und mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Drittunternehmen vorlegt (Anlage 4 - vgl. § 36 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden. Das Drittunternehmerverzeichnis/Unterauftragnehmerverzeichnis (Anlage 3) muss jedoch bereits mit dem Angebot eingereicht werden. Der letztmögliche Termin für das Einreichen von Bieterfragen ist der 07.05.2025, 09:00 Uhr. Nach diesem Zeitpunkt eingereichte Bieterfragen können leider nicht mehr beantwortet werden.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe : Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrug :
Korruption :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern :
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Zahlungsunfähigkeit :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Callcenter-Leistungen zur Kündigungsbearbeitung Outbound
Beschreibung : Mit über 4,6 Millionen Versicherten ist die AOK Bayern - Die Gesundheitskasse die größte gesetzliche Krankenkasse in Bayern und die drittgrößte im Deutschland. Die AOK Bayern positioniert sich mit den Werten Gesundheit, Nähe und Einfachheit sowie individuellen Mehrwerten am Markt und steht primär im Wettbewerb mit den GKV-Konkurrenten. Die AOK Bayern bieten ihren Versicherten ausgezeichneten Service und attraktive Produkte. Wir kümmern uns als kompetenter Gesundheitspartner individuell und lösungsorientiert um ihre Anliegen. Wir steigern die Zufriedenheit unserer Versicherten. Die AOK Bayern will Mitglieder halten, um stark zu bleiben. Bei Wechselabsicht der AOK-Versicherten erfolgt eine wettbewerbsrechtlich zu-lässige Kontaktaufnahme zur Kündigungsbearbeitung. Ziel der AOK Bayern ist es, durch die Beratung im Rahmen der Kündigungsbearbeitung zu individuellen Serviceleistungen und innovativen Produkten im Gesundheitsmarkt den Wechsel derzeitiger Kunden zu vermeiden und dadurch den Versichertenbestand zu sichern. Um eine hohe Ausschöpfung der Potenziale zu erreichen, ist ein kontinuierliches Monitoring der Vorgehensweise in Bezug auf Kundinnen-/Kundenbedarf und Marktentwicklung notwendig. Die beauftragte Leistung ist somit durch ein hohes Maß an Flexibilität und Transparenz gekennzeichnet. Zum anderen legt die Auftraggeberin Wert auf die erfolgsorientierte Ausrichtung des Callcenters. Dementsprechend enthält die Ausschreibung erfolgsabhängige Faktoren in angemessenem Umfang. Callcenter-Leistung zur Kündigungsbearbeitung Outbound: Die Kündigungsbearbeitung der AOK Bayern findet grundsätzlich in den Direktionen vor Ort, durch qualifizierte Kündiger-Spezialisten, statt. Die Kündiger-Spezialisten nehmen in der Regel ebenfalls vertriebliche Aufgaben im Rahmen der Neukundenakquise wahr. Um die verfügbaren Ressourcen im Rahmen der Neukundenakquise effizient nutzen zu können, sollen Ressourcen in der Kündigungsbearbeitung durch ein Callcenter entlastet werden. Da die Entlastung der Kündiger-Spezialisten vor Ort nicht zu Lasten des Versichertenbestands erfolgen soll, nimmt die Qualität der Outbound-Telefonie zur vertrieblichen Kündigungsbearbeitung einen zentralen Stellenwert ein. Das quantitative Ziel der Kündigungsbearbeitung beträgt 15 % zurückgenommene Kündigungen aus den insgesamt gelieferten Datensätzen. Die Bearbeitung der Kündigungen erfolgt ausschließlich telefonisch und ohne Zugriff auf die CRM-Datenbank der AOK Bayern. Den Mitarbeitenden des Dienstleisters ist eigenständig eine geeignete Datenbank im Frontend zur operativen Bearbeitung der gelieferten Datensätze zur Verfügung zu stellen. Angeliefert werden Datensätze für Kündiger, die über eine wettbewerbsrechtliche Einwilligungserklärung im Kontaktkanal Telefon und eine aktuell hinterlegte Festnetz- oder Mobilfunknummer verfügen (UWG-konform) sowie den Bearbeitungskriterien der AOK Bayern entsprechen. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, die für die Kündigungsbearbeitung erforderlichen Daten über einen datenschutzrechtlich gesicherten Weg zu empfangen (siehe Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung) und die Standard-CRM-Callcenter-Schnittstelle (siehe Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung) zu bedienen. Gegenstand der telefonischen Kündigungsbearbeitung ist eine, an den Grundsätzen der Verkaufspsychologie und individuellen Kundenbedürfnissen orientierte, bedarfsgerechte sowie zielorientierte Vorteilsargumentation. Eine Beratung zu individuellen sozialversicherungsrechtlichen Rechten und Pflichten der Versicherten darf im Rahmen der Kündigerrückholtelefonie nicht erfolgen. Die Beratung im Rahmen der Kündigungsberatung erfolgt primär in deutscher Sprache. Eine Kündigungsberatung in anderen Landessprachen, insbesondere Englisch, Rumänisch, Arabisch, Türkisch, Kroatisch sowie Polnisch, kann auf Wunsch der Kunden und mit Blick auf eine optimale Beziehungsebene zielführend sein.
Interne Kennung : 25-038

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79512000 Call-Center

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/08/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/07/2026

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3
Weitere Informationen zur Verlängerung : Der Vertrag kann durch Erklärung der Auftraggeberin drei Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Die Auftraggeberin überprüft das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Auftraggeberin hat zudem die Einhaltung der Anforderungen des Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, sicherzustellen. Die Bieter haben hierzu eine ausgefüllte und in Textform mit dem Namen des Erklärenden versehene Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 7) einzureichen. Bei Bietergemeinschaften muss die Eigenerklärung zur Eignung für jedes Mitglied eingereicht werden. Sofern der Bieter Drittunternehmen benennt, muss die Eigenerklärung zur Eignung auch für die Drittunternehmen eingereicht werden.
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Da die Auftraggeberin ab einem Auftragswert von 30.000 EUR dazu verpflichtet ist, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Abfrage beim Wettbewerbsregister nach dem WRegG vorzunehmen, wird darauf hingewiesen, dass die Bieter auf Anforderung durch die Auftraggeberin einen aktuellen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) einreichen müssen, aus dem hervorgeht, wer die vertretungsberechtigten Personen sind. Eine Zuschlagserteilung kann in der Regel nur erfolgen, wenn keine Eintragungen im Wettbewerbsregister vorliegen. Bei Bietergemeinschaften muss der Handelsregisterauszug für jedes Mitglied eingereicht werden. Sofern der Bieter Drittunternehmen benennt, muss der Handelsregisterauszug auch für die Drittunternehmen eingereicht werden.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Nachweis einer angemessenen und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung (angemessen für den Versicherungsfall sind: 2.000.000 EUR pauschal für Personenschäden, 1.000.000 EUR pauschal für Sachschäden, 250.000 EUR pauschal für Vermögensschäden), nicht älter als 12 Monate bei Angebotsfristende, in Kopie vorzulegen. Sofern der Bieter keine aktuell bestehende entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, genügt eine Eigenerklärung, in welcher er bestätigt, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen. Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung für jedes Mitglied einzureichen. Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Bescheinigung einer Krankenkasse oder eine vergleichbare Bescheinigung der zuständigen Stelle des EU-Mitgliedstaates, in dem das Unternehmen ansässig ist, über ordnungsgemäße Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge (nicht älter als zwölf Monate bei Angebotsfristablauf). Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis für jedes Mitglied einzureichen. Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Die Auftraggeberin behält sich vor, zur Prüfung der Bonität der Bieter Auskünfte bei der Firma Creditreform einzuholen. Erfolgt eine negative Bewertung (Bonitätsindex zwischen 300 und 600) der Bonität, fordert die Auftraggeberin den Bieter auf, seine Bonität aufgrund aussagekräftiger Unterlagen darzulegen. Die Auftraggeberin behält sich vor, nach Ausübung pflichtgemäßen Ermessens den Bieter auszuschließen, falls die Darlegung der Bonität nicht gelingt. Sofern für einen Bieter keine Beurteilung der Firma Creditreform vorliegt, behält die Auftraggeberin sich vor, zum Nachweis der Bonität eine Bankauskunft oder andere geeignete Dokumente des Bieters anzufordern. Die vorstehenden Ausführungen gelten auch für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft. Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Nachweis über ausreichende Erfahrung mit dem Betrieb eines Callcenters durch Nennung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 3 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, der Branche des Auftraggebers, des Auftragsinhalts (insbesondere Angabe zu Outbound-Calls), des Leistungszeitraums und des Volumens an Calls. Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn das Volumen mindestens 10.000 In-/Outbound-Calls während eines Kalenderjahres betrug und der Auftrag Outbound-Vertrieb im Bereich der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung zum Gegenstand hatte. Die Bieter haben dafür das Referenzblatt (Anlage 5) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 07/05/2025 23:59 +02:00
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6Y5A04/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 15/05/2025 09:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 4 Monat
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Fehlende Unterlagen werden nach Ermessen des Auftraggebers nachgefordert
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 15/05/2025 09:01 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : nein

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt -
Informationen über die Überprüfungsfristen : § 160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : AOK Bayern - Die Gesundheitskasse -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : AOK Bayern - Die Gesundheitskasse -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Registrierungsnummer : DE811695320
Postanschrift : Carl-Wery-Str. 28
Stadt : München
Postleitzahl : 81379
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabestelle SGB V
Telefon : 089 62730-2637
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer : t:022894990
Postanschrift : Bundeskanzlerplatz 2
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53113
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 22894990
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 9e3f1ff1-21af-4a71-ad5f-d34f0da07210 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 14/04/2025 13:45 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00243492-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 74/2025
Datum der Veröffentlichung : 15/04/2025