Applicatie Burgerzaken Gemeente Waalre

De opdracht bestaat uit het beschikbaar stellen en inrichten van een applicatie Burgerzaken, gevolgd door het beheer van dit systeem. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal zes jaar en maximaal veertien jaar. De overeenkomst start op 1 februari 2025 met de implementatie van de applicatie Burgerzaken. Op …

CPV: 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Ausführungsort:
Applicatie Burgerzaken Gemeente Waalre
Vergabestelle:
Gemeente Waalre
Vergabenummer:
BIZOB-2023-WAA-FDU-00159

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Waalre
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

1.1 Koper

Officiële naam : Bizob
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Applicatie Burgerzaken Gemeente Waalre
Beschrijving : De opdracht bestaat uit het beschikbaar stellen en inrichten van een applicatie Burgerzaken, gevolgd door het beheer van dit systeem. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal zes jaar en maximaal veertien jaar. De overeenkomst start op 1 februari 2025 met de implementatie van de applicatie Burgerzaken. Op 1 oktober 2025 gaat de looptijd van de overeenkomst in.
Identificatiecode van de procedure : 4934f2e8-1522-4ccf-8db8-6869451150fe
Eerdere aankondiging : b82b4bc7-5263-4b3b-9d36-b9fd76a73459-01
Interne identificatiecode : BIZOB-2023-WAA-FDU-00159
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Europese openbare procedure.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 375 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Oproep tot mededinging is beëindigd
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Applicatie Burgerzaken Gemeente Waalre
Beschrijving : De opdracht bestaat uit het beschikbaar stellen en inrichten van een applicatie Burgerzaken, gevolgd door het beheer van dit systeem. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal zes jaar en maximaal veertien jaar. De overeenkomst start op 1 februari 2025 met de implementatie van de applicatie Burgerzaken. Op 1 oktober 2025 gaat de looptijd van de overeenkomst in.
Interne identificatiecode : BIZOB-2023-WAA-FDU-00159

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 31/01/2025
Einddatum van de duur : 30/09/2031

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
Overige informatie over verlengingen : 4 verlengingen van elk 2 jaar.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 375 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Inschrijfprijs
Beschrijving : Prijs voor implementatie en zes jaar gebruik/onderhoud.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gebruiksvriendelijkheid
Beschrijving : De gemeente Waalre wil een gebruikersvriendelijke applicatie Burgerzaken, die zichzelf wijst en waar de ambtelijke organisatie graag mee werkt. De inschrijver verzorgt een demonstratie van zijn oplossing. De inschrijver demonstreert de wer-king van de applicatie Burgerzaken vanuit het perspectief van de gemeentemedewerker. Hij toont de volgende handelingen, gebaseerd op de gevraagde functionaliteit in het programma van eisen: 1. Melding voorgenomen huwelijk 2. Naturalisatieaanvraag 3. De aanpassingen die een functioneel beheerder zelf kan doen op een digitale dienst of formulier De aanbestedende dienst beoordeelt de gebruiksvriendelijkheid van de gedemonstreerde applicatie Burgerzaken. Het aanbod scoort hoger als: 1. het aantal handelingen, dat nodig is om een bepaald resultaat te bereiken, beperkt is; 2. de uit te voeren handelingen logisch en intuïtief zijn voor de gebruiker; 3. de applicatie een moderne, uitnodigende vormgeving heeft en op een slimme manier om-gaat met het tonen en verbergen van benodigde of onnodige informatie, knoppen, invoer-velden, etc. Aanbestedingsdocument Applicatie Burgerzaken Waalre 16 van 25 4. de gedemonstreerde en aangeboden applicatie over aanvullende functionaliteit beschikt die van wezenlijke meerwaarde wordt geacht voor de medewerker of de gemeente Waalre.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Digitale diensten voor de burger
Beschrijving : De ambtelijke organisatie van de gemeente Waalre is beperkt in omvang. Daarom is de gemeente erbij gebaat als de burger zelf zaken kan regelen in de applicatie Burgerzaken waarmee hij de amb-telijke organisatie ontlast. De inschrijver levert een document aan en verzorgt een demonstratie. In het document beschrijft hij de digitale diensten aan de burger, die onderdeel uitmaken van zijn aanbod. Tijdens de demon-stratie demonstreert hij drie digitale diensten naar eigen keuze. Daarnaast demonstreert hij, indien dit tot de mogelijkheden behoort en onderdeel uitmaakt van de aanbod, de volgende digitale dien-sten: 1. Melding voorgenomen huwelijk 2. Toestemming reisdocument kind 3. Geboorteaangifte De inschrijver demonstreert de digitale diensten vanuit het perspectief van de burger. De inschrijver laat zien hoe de burger de diensten doorloopt en welke handelingen hij daarbij verricht. Beoordeeld wordt in welke mate het aanbod van de inschrijver de zelfredzaamheid van de burger verhoogt en de belasting van de ambtelijke organisatie van de gemeente Waalre verlaagt. Het aanbod scoort hoger als: 1. Het aantal handelingen, mutaties of transacties dat de burger zelf kan verrichten groter is. 2. De belasting van de ambtelijke organisatie lager is. Hierbij wordt ook gelet op de omvang van uitvoerende, controlerende of corrigerende werkzaamheden van de gemeente rondom de digitale dienst. 3. De gebruiksvriendelijkheid van de digitale dienst voor de burger, waarbij gelet wordt op het effectief kunnen verrichten van de handeling en het intuïtief gebruik van de aangebo-den digitale dienst.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Invulling programma van wensen
Beschrijving : De gemeente Waalre heeft haar wensen rondom de applicatie Burgerzaken vastgelegd in het document “(Beantwoording) programma van wensen”. De inschrijver wordt verzocht aan te geven welke wensen hij als onderdeel van zijn aanbod realiseert. De aangeboden aanvullende functionaliteit of techniek moet werkend opgeleverd worden als onderdeel van het implementatietraject en de Acceptatie. De inschrijver geeft in het document “Programma van wensen” aan of een wens onderdeel uitmaakt van het aanbod, door bij de wens “ja” of “nee” te vermelden in de kolom “Onderdeel van aanbod”. Indien de wens onderdeel is van het aanbod, geeft de inschrijver in de kolom “Toelichting invulling van de wens” aan op welke wijze hij de wens realiseert. De inschrijver ondertekent het ingevulde formulier en voegt het toe bij zijn inschrijving. Elke wens die onderdeel uitmaakt van het aanbod levert punten op, en wel een evenredig deel van het maximaal toe te kennen aantal punten op dit subcriterium: bij X wensen en Y punten levert elke gehonoreerde wens Y/X punten op.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatieplan
Beschrijving : De gemeente Waalre wil het vertrouwen krijgen dat de opdrachtnemer de implementatie van de applicatie Burgerzaken binnen de gestelde termijn kan afronden. Daarnaast moet de inzet van medewerkers van de gemeente Waalre tijdens de implementatie logisch zijn en niet buiten proportie. Tenslotte hecht de gemeente veel waarde aan opleiding en training van de eigen medewerkers in het gebruik van de applicatie Burgerzaken. De inschrijver levert een implementatieplan aan. Dit plan voldoet aan de eisen die de GIBIT hieraan stelt. Wij verwijzen hiervoor naar artikel 6, “Implementatie ICT Prestatie”, en in het bijzonder naar lid 3 van dit artikel, dat dat de verplichte onderdelen van het implementatieplan noemt. Het implementatieplan wordt als concept aangeboden en als zodanig beoordeeld. Na gunning van de opdracht wordt het implementatieplan nader besproken met de opdrachtgever. Op basis van dit overleg kunnen er wijzigingen worden doorgevoerd op het implementatieplan. Het implementatieplan is pas definitief na de expliciete goedkeuring door de opdrachtgever. Beoordeeld wordt in welke mate het implementatieplan de aanbestedende dienst het vertrouwen geeft dat de inschrijver de implementatie van de applicatie Burgerzaken beheerst kan uitvoeren en met succes kan afronden op of voor de aangegeven datum van livegang. Er wordt een hogere score toegekend naarmate: • het implementatieplan een duidelijke planning van op te leveren resultaten en benodigde acties bevat, die getuigt van realisme. • het implementatieplan de taken op een logische en/of evenredige manier verdeelt over opdrachtgever en opdrachtnemer. • het voorgestelde opleidingsplan ertoe leidt dat medewerkers van de gemeente Waalre direct vanaf livegang succesvol met de applicatie Burgerzaken kunnen werken.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (percentage, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De aanbestedende dienst hanteert een periode van twintig dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt in eerste beginsel de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort ge-ding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt. Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Oost-Brabant -
Informatie over de termijnen voor beroep : Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De aanbestedende dienst hanteert een periode van twintig dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt in eerste beginsel de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort ge-ding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt. Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Waalre -
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Gemeente Waalre -
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Gemeente Waalre
Organisatie die de betaling uitvoert : Gemeente Waalre
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Waalre

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 275 856 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : PinkRoccade Local Government BV
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T95660
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 275 856 Euro
De inschrijving is gerangschikt : ja
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : BIZOB-2023-WAA-FDU-00159
Datum van sluiting van het contract : 10/12/2024
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Waalre

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Rechtbank Oost-Brabant
Registratienummer : 82956774
Postadres : Leeghwaterlaan 8
Stad : ’s-Hertogenbosch
Postcode : 5223 BA
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Noord-Brabant ( NL414 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883621000
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Gemeente Waalre
Registratienummer : 17269410
Postadres : Koningin Julianalaan 19
Stad : Waalre
Postcode : 5582 JV
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Noord-Brabant ( NL414 )
Land : Nederland
Contactpunt : Frank van Duren
Telefoon : 0615183026
Internetadres : https://www.bizob.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Groepsleider
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Bizob
Registratienummer : 17159755
Postadres : Deken Frankenstraat 3
Stad : Oirschot
Postcode : 5688 AK
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Noord-Brabant ( NL414 )
Land : Nederland
Contactpunt : Roel Dijkstra
Telefoon : +31640705796
Internetadres : https://www.bizob.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0004

Officiële naam : PinkRoccade Local Government BV
Registratienummer : 27322975
Stad : 's-Hertogenbosch
Postcode : 5200BM
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Noord-Brabant ( NL414 )
Land : Nederland
Telefoon : 0881101500
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 4b628bdc-aa97-4083-9795-38c7eb2395bc - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 23/04/2025 08:23 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 23/04/2025 08:26 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00266213-2025
Nummer uitgave PB S : 80/2025
Datum van bekendmaking : 24/04/2025