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7200076720 - Schriftverkehrsmanagement (SVM)

Softwarelösung für ein Schriftverkehrsmanagement (SVM) für die Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Auftragsgegenstand ist die Bereitstellung, Implementierung, Wartung und Pflege einer Schriftverkehrsmanagement Software. Zudem sind Schulungen und verschiedene Dienstleistungen Teil der Leistung.

CPV: 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Ausführungsort:

7200076720 - Schriftverkehrsmanagement (SVM)

Vergabestelle:

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Vergabenummer:

7200076720

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : 7200076720 - Schriftverkehrsmanagement (SVM)

Beschreibung : Softwarelösung für ein Schriftverkehrsmanagement (SVM) für die Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Kennung des Verfahrens : 01ee26ab-8256-46b5-a3da-80e0e284c350

Interne Kennung : 7200076720

Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt : nein

Begründung des beschleunigten Verfahrens :

Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen

Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 520 000 Euro

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 520 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXTRYYRYTCVGCGB6 Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des GIZ-Vergabemarktplatz statt. Informationen, wie Sie an dem vorliegenden Vergabeverfahren über die eVergabeplattform teilnehmen und Ihren Teilnahmeantrag und Ihre Angebote elektronisch einreichen können, finden Sie in dem Dokument "T00_GIZ-SVM_Leitfaden Elektronische Beteiligung an Ausschreibungen der GIZ". Zur Erstellung des Angebots bzw. Teilnahmeantrags sind die von der GIZ in elektronischer Form zur Verfügung gestellten ausfüllbaren Vorlagen (Word, Excel) zwingend zu verwenden. Dem Verhandlungsverfahren ist ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem die Eignung der Bewerber auf Grundlage Ihres Teilnahmeantrages mit den eingereichten Referenzen festgestellt wird. Mit dem Teilnahmeantrag ist kein Angebot abzugeben. Angebote, die mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden, bleiben unberücksichtigt. Die Vergabestelle wird mindestens drei und höchstens fünf geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern, wenn ausreichend viele Teilnahmeanträge eingehen (§ 51 Abs. 2 Satz 1 VgV). Die Auswahl erfolgt aus dem Kreis der geeigneten Bewerber nach der Punktzahl der zur Prüfung der beruflichen und technischen Leistungsfähigkeit eingereichten Referenzprojekte (T02_GIZ-SVM_Teilnahmeantrag mit Eigenerklärung). Aus der Rahmenvereinbarung kann insgesamt (einschließlich festgelegter Verlängerungsoptionen) höchstens ein Auftragsvolumen von 520.000,00 EUR (netto) abgerufen werden (Höchstwert).

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : 7200076720 - Schriftverkehrsmanagement (SVM)

Beschreibung : Auftragsgegenstand ist die Bereitstellung, Implementierung, Wartung und Pflege einer Schriftverkehrsmanagement Software. Zudem sind Schulungen und verschiedene Dienstleistungen Teil der Leistung.

Interne Kennung : 7200076720

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen

Haupteinstufung ( cpv ): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Optionen :

Beschreibung der Optionen : Die Rahmenvereinbarung hat eine Mindestlaufzeit von vier (4) Jahren. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch maximal viermal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern der Auftraggeber nicht mit einer Frist von drei Monaten zum nächsten Ende der Laufzeit in Textform die Kündigung ausspricht. Für den Fall der Verzögerung der Folgebeschaffung kann der Vertrag um maximal weitere zwölf Monate verlängert werden. Zusätzlich sind optionale Leistungen im B02_GIZ-SVM_Preisblatt aufgeführt. Die ausgeschriebene Leistung ist als Rahmenvereinbarung ausgestaltet. Leistungspflichten entstehen demnach erst nach einem gesonderten Einzelabruf.

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 48 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 4

Weitere Informationen zur Verlängerung : Die Rahmenvereinbarung hat eine Mindestlaufzeit von vier (4) Jahren. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch maximal viermal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern der Auftraggeber nicht mit einer Frist von drei Monaten zum nächsten Ende der Laufzeit in Textform die Kündigung ausspricht. Für den Fall der Verzögerung der Folgebeschaffung kann der Vertrag um maximal weitere zwölf Monate verlängert werden.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung : siehe oben

Gefördertes soziales Ziel : Gleichstellung der Geschlechter, Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten, Faire Arbeitsbedingungen, Sonstiges

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :

Art : Qualität

Bezeichnung : Erweiterte Richtwertmethode

Beschreibung : Die Ermittlung des Angebots, auf welches der Zuschlag erteilt wurde, erfolgte nach der sogenannten erweiterten Richtwertmethode gemäß der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen 2018, Stand: 25.04.2018, des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (UfAB 2018). Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden dabei zwei Zuschlagskriterien bewertet: Preis und Qualität (Leistungspunkte). Bei der erweiterten Richtwertmethode wird die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis nach folgender Formel aus der Preiskennzahl (P, Gesamtwertungspreis) und den Leistungspunkten (L) ermittelt: Z= L geteilt durch P. Die Qualität wurde in Form von Leistungspunkten (L) über die Bewertungsmatrix des Kriterienkatalogs (KHG I=50% und KHG II=50%) ermittelt. Für den Preis (P) wurde der Gesamtwertungspreis über die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung auf Basis der Preisangaben des Bieters in dem Preisblatt seines Angebotes herangezogen. Die Vergabestelle hat für die erweiterte Richtwertmethode einen Schwankungsbereich (SB) von 10 % (zehn Prozent) in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 10 % vom führenden Angebot abgewichen ist, entschied allein die Gesamtzahl der erreichten Leistungspunkte (L). Über dieses abschließende Entscheidungskriterium (EK) wurde das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann : Erweiterte Richtwertmethode Die Ermittlung des Angebots, auf welches der Zuschlag erteilt wurde, erfolgte nach der sogenannten erweiterten Richtwertmethode gemäß der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen 2018, Stand: 25.04.2018, des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (UfAB 2018). Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden dabei zwei Zuschlagskriterien bewertet: Preis und Qualität (Leistungspunkte). Bei der erweiterten Richtwertmethode wird die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis nach folgender Formel aus der Preiskennzahl (P, Gesamtwertungspreis) und den Leistungspunkten (L) ermittelt: Z= L geteilt durch P. Die Qualität wurde in Form von Leistungspunkten (L) über die Bewertungsmatrix des Kriterienkatalogs (KHG I=50% und KHG II=50%) ermittelt. Für den Preis (P) wurde der Gesamtwertungspreis über die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung auf Basis der Preisangaben des Bieters in dem Preisblatt seines Angebotes he

Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Auftragsbedingungen :

Dieses Verfahren fällt unter die Verordnung zu ausländischen Subventionen (FSR) : nein

Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammern des Bundes -

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH -

6. Ergebnisse

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung : 520 000 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung :

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 520 000 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :

Offizielle Bezeichnung : XFT GmbH

Angebot :

Kennung des Angebots : 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein

Vergabe von Unteraufträgen : Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag :

Kennung des Auftrags : 1

Titel : XFT GmbH, 10117 Berlin

Datum des Vertragsabschlusses : 16/06/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 6

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von kleinen Unternehmen