Werkplekapparatuur

Opdrachtgever streeft ernaar haar medewerkers op de ~300 aanwezige werkplekken te voorzien van de apparatuur die optimaal aansluit bij de behoeftes en uit te voeren werkzaamheden. Dit omvat laptops, desktops, mobiele telefoons, werkstations en desktopmonitoren. De verwachte minimale waarde die Opdrachtgever verwacht uit te geven, gedurende 4 contractjaren: € 700.000,-. …

CPV: 30200000 Edb-maskiner og -artikler, 30230000 Computerrelateret udstyr, 32250000 Mobiltelefoner
Frist:
1. juli 2025 12:00
Type af frist:
Afgivelse af et tilbuddet
Henrettelsessted:
Werkplekapparatuur
Tildelende organ:
Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I)
Tildelingsnummer:
EAWP2025

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I)
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Werkplekapparatuur
Beschrijving : Opdrachtgever streeft ernaar haar medewerkers op de ~300 aanwezige werkplekken te voorzien van de apparatuur die optimaal aansluit bij de behoeftes en uit te voeren werkzaamheden. Dit omvat laptops, desktops, mobiele telefoons, werkstations en desktopmonitoren. De verwachte minimale waarde die Opdrachtgever verwacht uit te geven, gedurende 4 contractjaren: € 700.000,-. De maximale waarde over 4 jaar is gesteld op: € 1.500.000,-
Identificatiecode van de procedure : 87d0d255-6be0-42bd-a351-6e7150717724
Interne identificatiecode : EAWP2025
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Opdrachtgever streeft ernaar haar medewerkers op de ~300 aanwezige werkplekken te voorzien van de apparatuur die optimaal aansluit bij de behoeftes en uit te voeren werkzaamheden. Dit omvat laptops, desktops, mobiele telefoons, werkstations en desktopmonitoren. Deze opdracht omvat de aanschaf van dergelijke systemen om de werkplekken te faciliteren. De opdracht sluit apparatuur bestemd voor laboratoria, randapparatuur, computeronderdelen, kabels en tablets uit.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 30200000 Computeruitrusting en -benodigdheden
Aanvullende classificatie ( cpv ): 30230000 Computerapparatuur
Aanvullende classificatie ( cpv ): 32250000 Mobiele telefoons

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Amsterdam

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : .
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Werkplekapparatuur
Beschrijving : Opdrachtgever streeft ernaar haar medewerkers op de ~300 aanwezige werkplekken te voorzien van de apparatuur die optimaal aansluit bij de behoeftes en uit te voeren werkzaamheden. Dit omvat laptops, desktops, mobiele telefoons, werkstations en desktopmonitoren. Deze opdracht omvat de aanschaf van dergelijke systemen om de werkplekken te faciliteren. De opdracht sluit apparatuur bestemd voor laboratoria, randapparatuur, computeronderdelen, kabels en tablets uit. De verwachte minimale waarde die Opdrachtgever verwacht uit te geven, gedurende 4 contractjaren: € 700.000,- De maximale waarde over 4 jaar is gesteld op: € 1.500.000,-
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 30200000 Computeruitrusting en -benodigdheden
Opties :
Beschrijving van de opties : Het voornemen is om een Raamovereenkomst aan te gaan voor een periode van drie jaar met de mogelijkheid om de Raamovereenkomst met één jaar te verlengen.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Amsterdam

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 36 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 1
Overige informatie over verlengingen : Het voornemen is om een Raamovereenkomst aan te gaan voor een periode van drie jaar met de mogelijkheid om de Raamovereenkomst met één jaar te verlengen.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Het betreft één opdracht/aanbesteding er is geen sprake van percelen.

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G1.1 Inrichting van de dienstverlening
Beschrijving : In het PvE zijn eisen opgenomen ten aanzien van o.a. werkwijze, management informatie, respons- en levertijden. De uitwerking dient minimaal aan de gestelde eisen te voldoen. Extra informatie: Opdrachtgever doet aanvragen bij de Opdrachtnemer voor werkplekapparatuur op maat. Deze aanvragen kunnen gebaseerd zijn op de functie, de werkzaamheden of specifieke softwarebehoeften. In ongeveer 90% van de gevallen verzorgt de Opdrachtgever het voorwerk met betrekking tot maatwerkverzoeken. Een aanvullend advies op maat vanuit de opdrachtnemer is hierbij een waardevolle toevoeging. Dit advies kan betrekking hebben op specifieke vragen, zoals: Is de door ons gekozen processor in de laptop een goede keuze, of is er een alternatief dat beter binnen het budget past? Opdrachtgever streeft naar een doelgerichte en efficiënte procesinrichting, met nadruk op korte doorlooptijden en een gestroomlijnde uitvoering. Werk hieronder drie kernprocessen uit die bijdragen aan dit doel:  Een directe bestelling van een laptop van een van de grote merken. Bij de uitwerking dienen doorlooptijden te worden aangegeven en de communicatie momenten binnen het bestelproces vanaf het moment dat de bestelling geplaatst wordt tot en met de levering. Vermeld daarbij wanneer en hoe Opdrachtgever geïnformeerd wordt over de actueelste verwachte levertijden;  Ondersteuning van de helpdesk van Nikhef:  Hoe verloopt het advies traject wanneer de helpdesk van Nikhef voor een medewerker van Nikhef een voorstel heeft uitgewerkt voor een bepaald type werkplekapparatuur, en dit voorstel graag wil laten controleren door Opdrachtnemer? Hoe wordt de controle gedaan? Welke input is nodig om een goede controle te kunnen uitvoeren?  Verwerk in de uitwerking de doorlooptijden en de communicatie momenten met Opdrachtnemer;  Management informatie: Beschrijf op welke wijze de rapportage van bestellingen/leveringen en managementinformatie worden ingericht en hoe gecommuniceerd wordt over bijvoorbeeld eventuele leveringsrisico’s. Houd in de uitwerking rekening met de beschreven eisen in het Programma van Eisen.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 8
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G1.2 garantie afhandeling en reparatie
Beschrijving : Beschrijf de wijze waarop u de garantie afhandeling en reparatie heeft ingericht. Besteed daarbij aandacht aan de communicatie met Opdrachtgever. Beschrijf in welke mate u gebruik maakt van standaardprocedures. Maak onderscheid tussen reparaties binnen en buiten de garantieperiode. Beschrijf de wijze waarop uw organisatie klachten en claims afhandelt m.b.t. garantie en reparaties. Het hebben van bijvoorbeeld 1 loket voor het aanmelden, behandelen en repareren van storingen voor alle merken Apparatuur is wenselijk. Ontzorgen vindt Opdrachtgever hierin belangrijk.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 9
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G2 Case Laptop advies
Beschrijving : Dit subcriterium beoogt nader inzicht in de advies rol van Inschrijver te geven. Hiertoe dient Inschrijver Case Laptop advies uit te werken. Beschrijving Case: Deze casus test de mogelijkheid tot het offeren en leveren van zakelijke laptops van meerdere fabrikanten. Er is gekozen voor een beschrijving van een laptop waarbij minimaal aan de beschreven specificaties moet worden voldaan. Specificaties die volledig vast staan, worden met # aangegeven, (inschrijver mag geen hogere/betere/snellere o.i.d. specificatie aanbieden, deze specificatie wordt geëist). Gevraagd wordt een offerte van 3 (drie) verschillende fabrikanten, waarvan minimaal 2 (twee) offertes van door Opdrachtgever al gebruikte fabrikanten: Dell en Lenovo. De fabrikant voor de derde offerte is door de Inschrijver zelf in te vullen. Inschrijver dient te onderbouwen op basis van argumenten waarom voor deze fabrikant is gekozen. Naast de offertes wordt er ook gevraagd om een korte en beknopte uitleg waarom er voor deze configuraties is gekozen. Inschrijver dient aan te geven welke van die drie offertes Inschrijver adviseert, met onderbouwing van de keuze op basis van argumenten. Specificaties van de laptop: • Zakelijke lijn van de betreffende fabrikant # • De laptop moet Ubuntu 24.04 kunnen draaien # • De laptop moet met Windows 11 Pro geleverd kunnen worden # • 14” mat scherm # • Minimaal 1920x1080 resolutie • Minimaal 8 fysieke x86_64 rekenkernen van de laatste generatie • Minimaal 32GB werkgeheugen • Minimaal 1TB NVMe • Minimaal WIFI 6E • Minimaal Bluetooth 5 • Minimaal 2x USB-C met USB4.0 ondersteuning • Minimaal HDMI 2.0 aansluiting zonder gebruik van dongels • RJ45 aansluiting zonder gebruik van dongels # • Minimaal 50 Wh batterij • Niet zwaarder dan 1,5 kilo • Inclusief oplader # • Maximaal 1500,- euro inclusief btw en overige kosten per laptop
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G3 Case Maatwerk
Beschrijving : Dit subcriterium beoogt nader inzicht te geven in de breedte van het portfolio en het omgaan met maatwerk uitvragen van de dienstverlening. Hiertoe dient Inschrijver bijlage H Maatwerk_casus uit te werken en aan te vullen met de gevraagde informatie. Daarbij moet de Inschrijver volledige offertes aanleveren waar dezelfde bedragen op vermeld worden. Bedragen dienen inclusief BTW te worden genoteerd in het formulier. Inschrijver dient de aangeboden bedragen gestand te doen tot minimaal een maand na definitieve gunning. Opdrachtgever behoudt de mogelijkheid om de aangeboden apparatuur in de eerst maand van de overeenkomst voor de aangeboden prijs af te nemen. Inschrijver dient het volgende in te dienen: - Het invulformulier; - Een Offerte met daarin de prijzen die overeenkomen met het invulformulier; - Een door Inschrijver zelf opgestelde verklaring waarin Inschrijver verklaart dat de producten bedoeld zijn voor de Nederlandse markt, fabrieksnieuw zijn en voldoen aan de gestelde eisen in het Programma van Eisen. Als producten onder voorbehoud worden aangeboden wordt nul punten gegeven aan dat betreffende product.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 16
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G4 Duurzaamheid
Beschrijving : Opdrachtgever wil een actieve bijdrage leveren aan de duurzaamheid van de samenleving. De Inschrijver dient te beschrijven hoe zij duurzaamheid zal waarborgen bij het leveren van werkplekapparatuur. Deze beschrijving wordt beoordeeld binnen Subgunningscriterium Kwaliteit, waarbij een hogere mate van duurzaamheid (alles telkens in het licht van de Opdracht) op onderstaande onderdelen hoger wordt gewaardeerd: G4.1 Transport en verpakkingen - Hoe probeert Inschrijver in het kader van deze opdracht transport bewegingen zo efficiënt mogelijk uit te voeren? - Binnen het transport van werkplekapparatuur is veel verpakkingsmateriaal nodig om apparatuur veilig zonder beschadigingen van A naar B te transporteren. Hoe zorgt Inschrijver voor een minimale milieubelasting door het verpakkingsmateriaal? (deze vraag heeft betrekking op de extra verpakkingen tijdens het transport, de vraag heeft geen betrekking op de oorspronkelijke verpakking van de fabrikant) - Welke duurzaamheids-missie heeft Inschrijver voor de toekomst op het gebied van transport bewegingen en verpakkingen? Welke roadmap heeft Inschrijver voor de komende jaren? Welke doelen zijn vastgelegd in beleidsplannen en hoe zijn deze geïntegreerd in de processen? G4.2 Recycling - Hoe wordt omgegaan met apparatuur die wordt ingenomen voor recycling? - Krijgt apparatuur een tweede leven? Wat zijn de overwegingen om apparatuur of onderdelen een tweede leven te geven? Hierbij moet rekening gehouden worden met de eisen die gesteld zijn aan het verwerken van datadragers, zie Programma van Eisen. - Wanneer apparatuur geen tweede leven krijgt, hoe vindt de recycling plaats? Wordt de apparatuur uit elkaar gehaald en als grondstof opnieuw gebruikt? Geef aan welke stappen door Inschrijver zelf worden gedaan en welke stappen door een externe partij gedaan worden? Indien mogelijk onderbouwen met certificeringen of ander bewijsmateriaal. G4.3 Maatschappelijke betrokkenheid - Maatschappelijk verantwoord ondernemen is belangrijk voor de publieke sector, op die manier draagt Opdrachtgever bij aan een prettige samenleving. Op welke wijze toont Inschrijver zijn maatschappelijke betrokkenheid? - Maatschappelijke betrokkenheid kent vele vormen zoals het in dienst nemen van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, ondersteunen van lokale verenigingen, realiseren van meer groen in de directe omgeving, ondersteunen van globale bewegingen, enz. Wat zijn hierin de uitgangspunten (beleidskaders) van Inschrijvers? Op basis van welke kernwaardes worden keuzes gemaakt ten aanzien van maatschappelijke betrokkenheid? - Welke maatschappelijke missie heeft Inschrijver voor de toekomst? Welke roadmap heeft inschrijver voor de komende jaren? Welke doelen zijn vastgelegd in de beleidsplannen?
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 12
Criterium :
Type : Prijs
Naam : G5 Prijs
Beschrijving : Onderdeel van de beoordeling is de ingediende Prijs voor de levering en de dienstverlening door de opdrachtnemer, subcriterium G5, voor de opdracht. Kortingspercentage Inschrijver dient een vast minimaal kortingspercentage aan te bieden voor de volgende merk en type werkplekapparatuur: Apple Laptops, Apple telefoons, Dell Laptops, Lenovo laptops. Voor de G5 Prijs kunnen maximaal 400 punten worden behaald. G5 Prijs is onderverdeeld in 4 onderdelen, te weten: G5.1: Kortingspercentage merk type apparatuur Apple Laptops :max.score: 100 punten G5.2: Kortingspercentage merk type apparatuur Apple Telefoons :max.score: 100 punten G5.3: Kortingspercentage merk type apparatuur Dell Laptops :max.score: 100 punten G5.4: Kortingspercentage merk type apparatuur Lenovo Laptops :max.score: 100 punten Voor de G5 Prijs kunnen maximaal 400 punten worden behaald. G5 Prijs is onderverdeeld in 4 onderdelen, te weten: G5.1: Kortingspercentage merk type apparatuur Apple Laptops :max.score: 100 punten G5.2: Kortingspercentage merk type apparatuur Apple Telefoons :max.score: 100 punten G5.3: Kortingspercentage merk type apparatuur Dell Laptops :max.score: 100 punten G5.4: Kortingspercentage merk type apparatuur Lenovo Laptops :max.score: 100 punten
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 13/06/2025 15:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 01/07/2025 12:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 01/07/2025 12:30 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de opdracht : Zie voor verdere informatie het beschrijvend document.
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I) - Rechtbank Amsterdam
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I) -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I) -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I) -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I)
Registratienummer : 111590197
Afdeling : Nikhef
Postadres : Winthontlaan 2
Stad : UTRECHT
Postcode : 3526KV
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL350 )
Land : Nederland
Contactpunt : Johanna Bol-Bout
Telefoon : +31 613689246
Internetadres : http://www.nwo-i.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Amsterdam
Stad : Amsterdam
Postcode : 1080BN
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Amsterdam ( NL32B )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883617000
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 7d9abb75-945c-4a08-9a88-885abe43e5aa - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 19/05/2025 21:45 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00326282-2025
Nummer uitgave PB S : 97/2025
Datum van bekendmaking : 21/05/2025