TIETOPYYNTÖ Asianhallintajärjestelmän ja erillisrekisterisovelluksen hankinta

Huomio! Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle. Tulevan kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää, että tarjoajat antavat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tällä tietopyynnöllä selvitetään markkinoilla …

CPV: 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Henrettelsessted:
TIETOPYYNTÖ Asianhallintajärjestelmän ja erillisrekisterisovelluksen hankinta
Tildelende organ:
Istekki Oy
Tildelingsnummer:
559784

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Istekki Oy
Ostajan oikeudellinen muoto : Julkisoikeudellinen yhteisö
Pääasiallinen toimiala : Terveys

2. Menettely

2.1 Menettely

Ilmoituksen nimi : TIETOPYYNTÖ Asianhallintajärjestelmän ja erillisrekisterisovelluksen hankinta
Kuvaus : Huomio! Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle. Tulevan kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää, että tarjoajat antavat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tällä tietopyynnöllä selvitetään markkinoilla olevaa tarjontaa asianhallintajärjestelmistä ja erillisrekisterisovelluksista. Järjestelmien tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin (esimerkiksi Suomi.fi Viestit -palveluun, digitaaliseen asiointiin, erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) tarpeen mukaan. Markkinatilanteen lisäksi selvitämme toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia sekä toimittajien hinnoittelua ja tukipalvelumalleja. Tarjoajat voivat osallistua tietopyyntöön joko asianhallintajärjestelmään tai erillisrekisterisovellukseen koskien tai molempiin. HANKINNAN KUVAUS Hankinnan tavoitteena on löytää järjestelmä/järjestelmät asianhallintaan ja erillisrekisterisovellukseen. 1. Asianhallintajärjestelmään haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua, joka sisältää alla olevat: - SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä TOJ - SÄHKE2-sertifioitu asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä (sis. sopimustenhallinta, mutta myös mahdollisuus integroitua erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) - diaarijulkaisu- ja viranhaltijapäätökset sekä julkaisutoiminnallisuus (pöytäkirjat) - digitaalinen kokoustyötila - digitaalinen asiointi asianhallintaan - SÄHKE2-sertifioitu digitaalinen arkistointi (vaihtoehtoisena mahdollisuus integroitua Asiakkaan käytössä olevaan erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään) - sähköinen allekirjoitus asianhallintajärjestelmän sisäisille asiakirjoille - optio: asianhallintajärjestelmän ulkopuolinen sähköinen allekirjoitus 2. Erillisrekisterisovellus on sähköinen dokumenttienhallintaan tarkoitettu järjestelmä, jossa voidaan käsitellä ja säilyttää (arkistoida) suuria määriä rekisterityyppistä tietoa manuaalisesti tai automaattisesti tiedonsiirtorajapinnoilla. Erillisrekisterisovelluksella täytyy voida pystyä korvaamaan verkkolevypohjainen tiedostojenkäsittely. Rekisteri voi sisältää mm. tietosuojalain mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, tiedostoja ja videoita. Erillisrekisterisovellukseen haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua. Erillisrekisterisovelluksessa olevia asiakas- ja potilastietoja täytyy olla mahdollista migroida Kelan Kanta-palveluiden asiakas- ja potilastietovarantoihin. Erillisrekisterisovelluksessa olevia tieteellisen tutkimuksen aineistoja tulee olla mahdollista siirtää Asiakkaan käytössä olevaan toisiolain mukaiseen tietoturvalliseen käyttöympäristöön, jota aineistoa tulee olla mahdollista myös arkistoida Erillisrekisterisovellukseen. Erillisrekisterisovelluksen henkilötietojen lokitusvaatimukset vastaavat asiakastietolakia ja sen pohjalta THL:n antamien kansallisten vaatimusmäärittelyjen mukaisia lokitietovaatimuksia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmille. Erillisrekisterisovelluksen tulee kyetä toimimaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien varajärjestelmänä käyttökatkotilanteissa, jolloin tarvittavat asiakas- ja potilasrekisterikirjaukset tehdään väliaikaisesti Erillisrekisterisovellukseen. Tämän takia erillisrekisterisovelluksen SLA-taso on 24/7. Hankintaan kuuluu järjestelmähankinnan lisäksi liittymärajapinnat muihin järjestelmiin, lisenssit, toimitusprojekti, valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki sekä muita erikseen tilattavia asiantuntijapalveluja esimerkiksi järjestelmän muutos- ja kehittämistarpeiden sekä kehittämisprojektien suunnittelu ja toteuttaminen. Ratkaisun tulee skaalautua sosiaali- ja terveyspalveluorganisaatioiden organisaatiorakenteisiin ja niiden tuleviin muutoksiin. Ratkaisun tulee vastata Suomen lainsäädännön vaatimuksiin. Ratkaisun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin. Hankittavan ratkaisun tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. Ratkaisu sisältää toiminnoiltaan vähintään kaksi erillistä ympäristöä; tuotanto sekä testi/koulutusympäristö, jotka ovat perusrakenteeltaan identtiset keskenään. Ratkaisulle tulee olla saatavilla organisaation toiminnan jatkuvuuden edellyttämät palvelutasovaatimukset ja tukipalvelumallit. Tarjoamme järjestelmäratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan asiakkaillemme. Tulevan hankinnan laajuus, hankintatapa sekä osapuolet täsmentyvät tarjouspyynnön valmistelun edetessä. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Tietopyyntöön tulee vastata 8.5.2025 klo 12:00 mennessä. Vastaaminen tapahtuu sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@istekki.fi . Otsikoikaa viestinne seuraavasti: "Markkinavuoropuhelu: Asianhallintajärjestelmä ja Erillisrekisterisovellus". Vastauksen mukana tulee toimittaa myös vastaukset tietopyynnön liitteeseen Kysymykset. Vastaukseen voi lisäksi liittää esimerkiksi esitteitä. Saatujen vastausten perusteella Istekki Oy valitsee 3–6 toimittajaa esittelemään ratkaisujaan kahden (2) tunnin Teams-tapaamisessa. Valitun vastaajan, Istekin ja Pirkanmaan hyvinvointialueen edustajien välinen tapaaminen tallennetaan. Tietopyyntövaiheessa toimitetut tiedot käsitellään luottamuksellisena. Ilmoitattehan tietopyyntövastauksessanne alla olevista ajankohdista Teille parhaiten sopivat: Ti 27.5. klo 10 – 12 Ti 27.5. klo 14 – 16 Ke 28.5. klo 10 – 12 Ke 4.6. klo 10 - 12 To 5.6. klo 10 – 12 To 5.6. klo 13 – 15 Ajankohdat vahvistetaan toimittajakohtaisesti tietopyynnön vastausajankohdan jälkeen. Tarjouspalvelu luo automaattisesti määräajat kysymysten jätölle ja tietopyyntöön vastaamiselle. Kyseisten määräaikojen sijaan noudatetaan tietopyyntöasiakirjan määräaikoja
Sisäinen tunniste : 559784

2.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

2.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tässä ilmoituksessa esitetyt tiedot ja kuvaukset sekä hankintailmoituksen arvioitu julkaisuajankohta ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido Istekkiä. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

3. Osa

3.1 Osan tekninen tunniste : PAR-0000

Ilmoituksen nimi : TIETOPYYNTÖ Asianhallintajärjestelmän ja erillisrekisterisovelluksen hankinta
Kuvaus : Huomio! Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle. Tulevan kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää, että tarjoajat antavat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tällä tietopyynnöllä selvitetään markkinoilla olevaa tarjontaa asianhallintajärjestelmistä ja erillisrekisterisovelluksista. Järjestelmien tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin (esimerkiksi Suomi.fi Viestit -palveluun, digitaaliseen asiointiin, erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) tarpeen mukaan. Markkinatilanteen lisäksi selvitämme toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia sekä toimittajien hinnoittelua ja tukipalvelumalleja. Tarjoajat voivat osallistua tietopyyntöön joko asianhallintajärjestelmään tai erillisrekisterisovellukseen koskien tai molempiin. HANKINNAN KUVAUS Hankinnan tavoitteena on löytää järjestelmä/järjestelmät asianhallintaan ja erillisrekisterisovellukseen. 1. Asianhallintajärjestelmään haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua, joka sisältää alla olevat: - SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä TOJ - SÄHKE2-sertifioitu asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä (sis. sopimustenhallinta, mutta myös mahdollisuus integroitua erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) - diaarijulkaisu- ja viranhaltijapäätökset sekä julkaisutoiminnallisuus (pöytäkirjat) - digitaalinen kokoustyötila - digitaalinen asiointi asianhallintaan - SÄHKE2-sertifioitu digitaalinen arkistointi (vaihtoehtoisena mahdollisuus integroitua Asiakkaan käytössä olevaan erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään) - sähköinen allekirjoitus asianhallintajärjestelmän sisäisille asiakirjoille - optio: asianhallintajärjestelmän ulkopuolinen sähköinen allekirjoitus 2. Erillisrekisterisovellus on sähköinen dokumenttienhallintaan tarkoitettu järjestelmä, jossa voidaan käsitellä ja säilyttää (arkistoida) suuria määriä rekisterityyppistä tietoa manuaalisesti tai automaattisesti tiedonsiirtorajapinnoilla. Erillisrekisterisovelluksella täytyy voida pystyä korvaamaan verkkolevypohjainen tiedostojenkäsittely. Rekisteri voi sisältää mm. tietosuojalain mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, tiedostoja ja videoita. Erillisrekisterisovellukseen haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua. Erillisrekisterisovelluksessa olevia asiakas- ja potilastietoja täytyy olla mahdollista migroida Kelan Kanta-palveluiden asiakas- ja potilastietovarantoihin. Erillisrekisterisovelluksessa olevia tieteellisen tutkimuksen aineistoja tulee olla mahdollista siirtää Asiakkaan käytössä olevaan toisiolain mukaiseen tietoturvalliseen käyttöympäristöön, jota aineistoa tulee olla mahdollista myös arkistoida Erillisrekisterisovellukseen. Erillisrekisterisovelluksen henkilötietojen lokitusvaatimukset vastaavat asiakastietolakia ja sen pohjalta THL:n antamien kansallisten vaatimusmäärittelyjen mukaisia lokitietovaatimuksia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmille. Erillisrekisterisovelluksen tulee kyetä toimimaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien varajärjestelmänä käyttökatkotilanteissa, jolloin tarvittavat asiakas- ja potilasrekisterikirjaukset tehdään väliaikaisesti Erillisrekisterisovellukseen. Tämän takia erillisrekisterisovelluksen SLA-taso on 24/7. Hankintaan kuuluu järjestelmähankinnan lisäksi liittymärajapinnat muihin järjestelmiin, lisenssit, toimitusprojekti, valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki sekä muita erikseen tilattavia asiantuntijapalveluja esimerkiksi järjestelmän muutos- ja kehittämistarpeiden sekä kehittämisprojektien suunnittelu ja toteuttaminen. Ratkaisun tulee skaalautua sosiaali- ja terveyspalveluorganisaatioiden organisaatiorakenteisiin ja niiden tuleviin muutoksiin. Ratkaisun tulee vastata Suomen lainsäädännön vaatimuksiin. Ratkaisun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin. Hankittavan ratkaisun tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. Ratkaisu sisältää toiminnoiltaan vähintään kaksi erillistä ympäristöä; tuotanto sekä testi/koulutusympäristö, jotka ovat perusrakenteeltaan identtiset keskenään. Ratkaisulle tulee olla saatavilla organisaation toiminnan jatkuvuuden edellyttämät palvelutasovaatimukset ja tukipalvelumallit. Tarjoamme järjestelmäratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan asiakkaillemme. Tulevan hankinnan laajuus, hankintatapa sekä osapuolet täsmentyvät tarjouspyynnön valmistelun edetessä. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Tietopyyntöön tulee vastata 8.5.2025 klo 12:00 mennessä. Vastaaminen tapahtuu sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@istekki.fi . Otsikoikaa viestinne seuraavasti: "Markkinavuoropuhelu: Asianhallintajärjestelmä ja Erillisrekisterisovellus". Vastauksen mukana tulee toimittaa myös vastaukset tietopyynnön liitteeseen Kysymykset. Vastaukseen voi lisäksi liittää esimerkiksi esitteitä. Saatujen vastausten perusteella Istekki Oy valitsee 3–6 toimittajaa esittelemään ratkaisujaan kahden (2) tunnin Teams-tapaamisessa. Valitun vastaajan, Istekin ja Pirkanmaan hyvinvointialueen edustajien välinen tapaaminen tallennetaan. Tietopyyntövaiheessa toimitetut tiedot käsitellään luottamuksellisena. Ilmoitattehan tietopyyntövastauksessanne alla olevista ajankohdista Teille parhaiten sopivat: Ti 27.5. klo 10 – 12 Ti 27.5. klo 14 – 16 Ke 28.5. klo 10 – 12 Ke 4.6. klo 10 - 12 To 5.6. klo 10 – 12 To 5.6. klo 13 – 15 Ajankohdat vahvistetaan toimittajakohtaisesti tietopyynnön vastausajankohdan jälkeen. Tarjouspalvelu luo automaattisesti määräajat kysymysten jätölle ja tietopyyntöön vastaamiselle. Kyseisten määräaikojen sijaan noudatetaan tietopyyntöasiakirjan määräaikoja
Sisäinen tunniste : 559784

3.1.1 Tarkoitus

Pääasiallinen hankintalaji : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

3.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella

3.1.5 Yleistä tietoa

Hankintaan sovelletaan WTO:n julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Lisätiedot : Tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tässä ilmoituksessa esitetyt tiedot ja kuvaukset sekä hankintailmoituksen arvioitu julkaisuajankohta ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido Istekkiä. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta.

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus -

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation roolit :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Istekki Oy
Rekisterinumero : 2292633-0
Postiosoite : PL 4000
Postitoimipaikka : Kuopio
Postinumero : 70601
Maaryhmittely (NUTS) : Pohjois-Savo ( FI1D2 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Hankinta
Sähköposti : hankinnat@istekki.fi
Puhelin : +358 176180700
Internetosoite : https://www.istekki.fi
Tämän organisaation roolit :
Ostaja

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation roolit :
TED eSender
Ilmoituksen tiedot
Ilmoituksen tunniste/versio : af564247-99eb-447d-9428-c7f744358fe4 - 01
Lomakkeen tyyppi : Suunnittelu
Ilmoituksen tyyppi : Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus vain tietotarkoituksiin
Ilmoituksen lähetyspäivä : 29/04/2025 07:04 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 29/04/2025 07:04 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi
Ilmoituksen julkaisunumero : 00279408-2025
EUVL S -lehden numero : 84/2025
Julkaisupäivä : 30/04/2025
Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä tässä menettelyssä : 15/09/2025