Beschreibung
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Zum Zuschlagskriterium "Wertende Präsentation" Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren. Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist. Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden: Erwarteter Inhalt Vertragsmanagement: Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, inkl. Verknüpfungen unter-/übergeordneter Verträge, Fristenverfolgung, Statusanzeige und Änderungsverlauf. Fristenmanagement: Fristenkontrolle mit Mehrfachzuweisungen je Dokument, Erinnerungsfunktionen, Kalenderansicht, Synchronisation mit Outlook. Suchfunktionen: Suchfunktionalitäten, inkl. Volltextsuche, strukturierter Aktenplan, Tagging, Filterfunktionen. KI-Anbindung: Unterstützende Suche innerhalb der Softwarelösung. KI-basierte Zusammenfassung von Dokumenten etc. durch intelligente Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten in Echtzeit. Kommunikationsanbindung: Anbindung an Kommunikationssysteme wie beA, E-Mail, etc. Benutzerführung: Benutzeroberfläche, sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten (pro Benutzer) Rollen- und Rechtemanagement: Rechte- und Rollenkonzepts, Differenzierung nach Nutzergruppen und Zugriffsberechtigungen. Reversibilität /Datenmigration: Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Offboarding bzw. Systemwechsel. Technische Aspekte: Sicherheitskonzepte, Updateverfahren, Verfügbarkeit, Hosting in der EU, Authentifizierungsverfahren. Hinweis: Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben. Zur Jury der wertenden Präsentation Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Bewertet wird insbesondere: - der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen, - die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung, - die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit, - sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten. Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.