Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025

Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025 Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die …

CPV: 79952000 Organizování akcí
Termín:
14. května 2025 11:00
Typ lhůty:
Podání nabídky
Místo provedení:
Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Misto zadání:
Falling Walls Foundation gGmbH
Číslo zakázky:
V-2025-0005

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Falling Walls Foundation gGmbH
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung : Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Kennung des Verfahrens : 01963eb2-426a-4e49-b7bf-f169fcac32f2
Interne Kennung : V-2025-0005
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens : Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Falling Walls Science HouseKarl-Marx-Allee 34
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10178
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 285 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift : nicht relevant

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung : Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ ( www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an. Die Konferenz, mittlerweile der Falling Walls Science Summit genannt, mit seinen verschiedenen Bestandteilen, richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Speisen Catering sowie teilweise die dazugehörige Ausstattung und das Personal des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin gewährleisten, sowie auch das Crewcatering vom 4. bis 10. November. Die Leistung betrifft lediglich Speisen, Equipment und Personal. Es wird keine Getränkeversorgung benötigt. Eine Ausnahme stellt das optionale Angebot von Heißgetränken dar. Für unsere dreitätige Veranstaltung benötigen wir ein umfassendes Speisen-Catering, welches den Bedürfnissen unserer Teilnehmer:Innen gerecht wird. Die Speisen werden alle an Buffetflächen und aus Speiseregalen ausgegeben, eine Live Cooking Station ist nicht gewünscht. Durch die kurzen Pausen ist Schlangenbildung durch die Zubereitung an den Buffetflächen dringend zu vermeiden. Es gibt mit Ausnahme der Nachspeisen keinen Flying Service. Eine Ausnahme stellt ggf. die Abendveranstaltung am 8.11. dar. Teile des Backbereichs des Café Moskau können genutzt werden. Jeden Morgen soll es Frühstückssnacks und Obst geben. Ein Großteil der Gäste frühstückt im Hotel. Zur Mittagszeit wünschen wir uns 3 Vorspeisen, 2 warme Hauptspeisen und 2 kalte Hauptspeisen sowie 2 Desserts. Zu den Abendempfängen werden Snacks angeboten, die auch warm sein können. Der Anspruch ist nicht, dass die Gäste am Abend satt sind. Alle Speisen sollen mindestens vegetarisch oder auch vegan sein und nach Möglichkeit größtenteils aus regionalen und nachhaltigen Zutaten bestehen. Jeweils eine Vor-, Haupt- und Nachspeise pro Tag und Tageszeit muss vegan und als solche ausgezeichnet sein. Nachhaltigkeit und ökologisches Denken ist ein wichtiger Bestandteil und wird beim Auftragnehmer vorausgesetzt. Die Speisenauswahl sollte dabei eher einfach sein, nicht zu gehoben, aber einen hohen Qualitätsstandard vorweisen. Unsere Gäste sollen satt, aber nicht müde werden, die Portionsgrößen sind dementsprechend zu planen. Bei der Auswahl der Speisen soll darauf geachtet werden, dass diese für Networking und auch zum Essen während Gesprächen geeignet sind. Wie bereits erwähnt legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und bevorzugen die Nutzung von wiederverwendbaren oder kompostierbaren Materialien sowie die strikte Vermeidung von Einwegplastik und -geschirr. Bitte achten Sie auf Allergene und kennzeichnen Sie diese entsprechend. Flexibilität bei Sonderwünschen und Diätanforderungen (z.B. glutenfrei) ist erwünscht. Wir haben mehrere Catering-Fläche im Erdgeschoss, mit Platz für ca. 400 Personen sowie kleinere Flächen im Obergeschoss, mit Platz für ca. 220 Personen. Außerdem werden im Haus verteilt Speisenregale sein, die ebenfalls zu allen Speisezeiten bestückt werden sollen. Zudem werden einige Räume mit Obst, Frühstückssnacks oder Snacks bestückt. Wir rechnen insgesamt mit 800-1.100 Personen gleichzeitig in der Location abhängig von Tag und Uhrzeit. Im Crew-Catering sollten zu jeder Zeit (7-23 Uhr) Snacks z.B. Laugenbrezeln, Laugenstangen, Muffins und Obst zur Verfügung stehen, sowie eine Frühstücks-, Mittags- und Abendessenauswahl bestehend aus einer vegetarischen und einer veganen Speise plus Beilagen. Beide Speisen sollen warm sein. Mittags und abends auch einen Beilagen-Salat o.Ä. einplanen. Die Portionen sollen mittlerer Größe und sättigend sein z.B. Quarkspeisen, Nudelgerichte o.Ä. OPTIONALE LEISTUNGEN:  Es ist zu beachten, dass die in Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als „Optional“ gekennzeichneten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Umsetzung und Finanzierung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.   Die ausführlichen Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_Leistungsbeschreibung_Catering-Speisen_2025.
Interne Kennung : LOT-0001

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Falling Walls Foundation gGmbHKochstraße 6/7
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10969
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/06/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2025

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.8 Zugänglichkeitskriterien

Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung : Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens).
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens).
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens).
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflicht- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens)
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung : Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens)
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Liste und Kurzbeschreibung des Cateringpersonals und der Kücheneinrichtungen und Transportmittel des Bieters. (Anlage 6 des Angebotsschreibens)
Kriterium : Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung : Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. (Teil des Angebotsschreibens)

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Eignung sowie Schlüssigkeit und Kreativität des Speisen-Konzepts (35 %) Insbesondere im Hinblick auf Einhaltung der Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung (Nachhaltigkeit, Regionalität, veganes Angebot etc.) und Realisierung, Detailgenauigkeit in der Konzeption, String enz in der Organisation und höchsten Anspruch an das Catering im Einklang mit Idee und Anspruch der Veranstaltung.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 35
Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung :
Beschreibung : Konsistenz der Aufbau-, Ablauf-, Personal- und Abbauplanung (30 %) Insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei der Produktion und der Zusammenführung aller Gewerke vor Ort (Logistik), Verpflegungszeiten der Gäste.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis des Angebots (35 %) In die Bewertung des Angebots fließt der Gesamtangebotspreis ein. Die darin enthaltenen optionalen Leistungen fließen mit 70 % ihres Endpreises in die Gesamtbewertung ein. Diese Gesamtsumme wird in der Leistungsverzeichnis-Excel-Tabelle ermittelt.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 35
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 14/05/2025 11:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 30 Tag
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 14/05/2025 11:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Falling Walls Foundation gGmbH -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)§ 134 Informations- und Wartepflicht(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Falling Walls Foundation gGmbH -
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Falling Walls Foundation gGmbH -
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Falling Walls Foundation gGmbH -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Falling Walls Foundation gGmbH
Registrierungsnummer : DE273272751
Postanschrift : Kochstr. 6-7
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10969
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +4930609883970
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 01963eb5-9b30-4992-87e5-b1429fe4176d - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 16/04/2025 15:30 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00257304-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 77/2025
Datum der Veröffentlichung : 18/04/2025