evergabe.com

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Provincia Oy

Ostajan oikeusstatus : Julkinen yritys, joka on paikallisviranomaisen määräysvallassa

Hankintaviranomaisen toiminta : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna

Kuvaus : Provincia suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmän (järjestelmän) SaaS-palveluna kilpailutusta. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintoja: 1. Dokumenttien tallennus käyttäjän tekemänä ja liittymien kautta, 2. Metatietojen hallinta ja hakutoiminnot, 3. Dokumenttien säilytysajan päättymiseen liittyvät poistotoiminnot: poistomuistutus ja dokumentin poisto, 4. Järjestelmä sisältäisi mahdolliset liittymät muihin tietojärjestelmiin: Palkkajärjestelmä PersonecF, palkka- ja matkahallintajärjestelmä Populus, maksuliikennejärjestelmä Nomentia, taloudenhallintajärjestelmä CGI Raindance, Matka- ja kuluhallintajärjestelmä Basware TEM, myyntilaskukuvien liittymät laskutusoperaattoreilta (Basware ja CGI Hydra), CPU Ceepos, 5. Optiona testiympäristö. Järjestelmään siirrettävän dokumentaation määrä on noin 500 Gt. Järjestelmään kuukausittain tallennettava uusien dokumenttien kappalemäärä on arviolta noin 50000 dokumenttia/noin 20 Gt. Järjestelmän käyttäjät: Rajattu asiakaskohtainen katseluoikeus yhteensä 200 käyttäjää jakautuen 15 pääryhmään, joilla on korkeintaan 6 hierarkiatasoa, muokkausoikeus 85 käyttäjää, pääkäyttöoikeus 5 käyttäjää. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia. Provincia tuottaa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti korkeatasoisia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Visiomme on olla palveluasenteestamme ja korkeasta asiakastyytyväisyydestämme tunnettu henkilöstö- ja taloushallinnon kumppani kunta- ja julkishallinnon organisaatioille. Provincia työllistää 160 henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista. Provincian toimintaa ohjaa yhtiön omistajat, jotka sitoutuvat Provinciaan osakassopimuksella. Asiakkainamme (omistajinamme) on hyvinvointialueita, kaupunkeja, kuntia ja kunnallisia toimijoita. Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön liittyy kutsu markkinakartoitukseen (jäljempänä markkinavuoropuhelu), jossa hankinnasta kiinnostuneilla tarjoajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 1-3 kierroksesta sisältäen mahdollisesti kirjallisiin kysymyksiin vastaamista, ratkaisun demo-esittelytapaamisen alustavasti iltapäivät 4-6.9.2024 ja tarjouspyynnön luonnosdokumenttien kommentointia lokakuussa 2024. Hankintayksikkö päättää markkinavuoropuhelun laajuudesta ja toteutustavasta tilanteen mukaan. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista marraskuussa 2024 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. Ilmoittautumisohje markkinavuoropuheluun: Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 27.8.2024 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi seuraavin tiedoin: - Viestin aihe/otsikko: "Provincia arkistonhallintajärjestelmä markkinavuoropuhelu" - Viestin sisältö: 1) Yrityksen nimi ja y-tunnus, 2) Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite, 3) Lyhyt kuvaus dokumenttien arkistonhallintajärjestelmästänne (järjestelmä) ja sen sisältämistä dokumenttien arkistointitoiminnoista, näkymistä ja muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutustekniikoista. 4) Kuvaus arkistonhallintajärjestelmänne SaaS-käyttöympäristöstä, palvelimien sijaintimaa. Kuvatkaa myös sisältääkö järjestelmänne testiympäristön joko vakiona tai erikseen hankittavana palveluna. 5) Lyhyt kuvaus järjestelmänne palvelumaksun hinnoittelumallista ja sen komponenteista, joihin hinnoittelunne perustuu esim. käyttäjämäärät, dokumenttien lukumäärät tai tallennuskapasiteetti. Kuvatkaa kaikki hinnoittelumalliinne liittyvät laskutuksen suuruuteen vaikuttavat osatekijät mukaan lukien käyttökoulutus, järjestelmätuki ja järjestelmämuutokset. Kuvatkaa myös yllä kerrottujen muiden tietojärjestelmien liittymien ja muiden mahdollisten ratkaisunne lisätoiminnallisuuksien hinnoittelumallit, sekä järjestelmänne eri moduuleihin/toimintakokonaisuuksiin mahdollisesti liittyvät eriävät hinnoittelumallit. 6) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne käyttöönottokustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa sisältäen myös yllä kuvattujen muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutukset. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 7) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne vuosittaisista käyttökustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa kun järjestelmää käyttävät yllä kuvatut käyttäjämäärät ja kun ylläpitoon sisältyvä tukipalvelu käsittää 2.tason käyttäjätuen hankintayksikön pääkäyttäjille. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 8) Oletteko kiinnostuneet pitämään hankintayksikölle noin 1 tunnin kestävän järjestelmänne demoesittelyn Teams-etäkokouksena, alustavat demoajankohdat ovat iltapäivät 4-6.9.2024. Ennakkotietoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa ja mahdollisessa kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.

Sisäinen tunniste : 521974

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Lisäluokitus ( cpv ): 48329000 Kuvantamis- ja arkistointijärjestelmä

Lisäluokitus ( cpv ): 72252000 Tietotekniset arkistointipalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 72512000 Asiakirjahallintapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :

Direktiivi 2014/24/EU

3. Osa

3.1 Osa : PAR-0000

Otsikko : Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna

Kuvaus : Provincia suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmän (järjestelmän) SaaS-palveluna kilpailutusta. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintoja: 1. Dokumenttien tallennus käyttäjän tekemänä ja liittymien kautta, 2. Metatietojen hallinta ja hakutoiminnot, 3. Dokumenttien säilytysajan päättymiseen liittyvät poistotoiminnot: poistomuistutus ja dokumentin poisto, 4. Järjestelmä sisältäisi mahdolliset liittymät muihin tietojärjestelmiin: Palkkajärjestelmä PersonecF, palkka- ja matkahallintajärjestelmä Populus, maksuliikennejärjestelmä Nomentia, taloudenhallintajärjestelmä CGI Raindance, Matka- ja kuluhallintajärjestelmä Basware TEM, myyntilaskukuvien liittymät laskutusoperaattoreilta (Basware ja CGI Hydra), CPU Ceepos, 5. Optiona testiympäristö. Järjestelmään siirrettävän dokumentaation määrä on noin 500 Gt. Järjestelmään kuukausittain tallennettava uusien dokumenttien kappalemäärä on arviolta noin 50000 dokumenttia/noin 20 Gt. Järjestelmän käyttäjät: Rajattu asiakaskohtainen katseluoikeus yhteensä 200 käyttäjää jakautuen 15 pääryhmään, joilla on korkeintaan 6 hierarkiatasoa, muokkausoikeus 85 käyttäjää, pääkäyttöoikeus 5 käyttäjää. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia. Provincia tuottaa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti korkeatasoisia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Visiomme on olla palveluasenteestamme ja korkeasta asiakastyytyväisyydestämme tunnettu henkilöstö- ja taloushallinnon kumppani kunta- ja julkishallinnon organisaatioille. Provincia työllistää 160 henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista. Provincian toimintaa ohjaa yhtiön omistajat, jotka sitoutuvat Provinciaan osakassopimuksella. Asiakkainamme (omistajinamme) on hyvinvointialueita, kaupunkeja, kuntia ja kunnallisia toimijoita. Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön liittyy kutsu markkinakartoitukseen (jäljempänä markkinavuoropuhelu), jossa hankinnasta kiinnostuneilla tarjoajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 1-3 kierroksesta sisältäen mahdollisesti kirjallisiin kysymyksiin vastaamista, ratkaisun demo-esittelytapaamisen alustavasti iltapäivät 4-6.9.2024 ja tarjouspyynnön luonnosdokumenttien kommentointia lokakuussa 2024. Hankintayksikkö päättää markkinavuoropuhelun laajuudesta ja toteutustavasta tilanteen mukaan. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista marraskuussa 2024 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. Ilmoittautumisohje markkinavuoropuheluun: Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 27.8.2024 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi seuraavin tiedoin: - Viestin aihe/otsikko: "Provincia arkistonhallintajärjestelmä markkinavuoropuhelu" - Viestin sisältö: 1) Yrityksen nimi ja y-tunnus, 2) Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite, 3) Lyhyt kuvaus dokumenttien arkistonhallintajärjestelmästänne (järjestelmä) ja sen sisältämistä dokumenttien arkistointitoiminnoista, näkymistä ja muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutustekniikoista. 4) Kuvaus arkistonhallintajärjestelmänne SaaS-käyttöympäristöstä, palvelimien sijaintimaa. Kuvatkaa myös sisältääkö järjestelmänne testiympäristön joko vakiona tai erikseen hankittavana palveluna. 5) Lyhyt kuvaus järjestelmänne palvelumaksun hinnoittelumallista ja sen komponenteista, joihin hinnoittelunne perustuu esim. käyttäjämäärät, dokumenttien lukumäärät tai tallennuskapasiteetti. Kuvatkaa kaikki hinnoittelumalliinne liittyvät laskutuksen suuruuteen vaikuttavat osatekijät mukaan lukien käyttökoulutus, järjestelmätuki ja järjestelmämuutokset. Kuvatkaa myös yllä kerrottujen muiden tietojärjestelmien liittymien ja muiden mahdollisten ratkaisunne lisätoiminnallisuuksien hinnoittelumallit, sekä järjestelmänne eri moduuleihin/toimintakokonaisuuksiin mahdollisesti liittyvät eriävät hinnoittelumallit. 6) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne käyttöönottokustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa sisältäen myös yllä kuvattujen muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutukset. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 7) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne vuosittaisista käyttökustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa kun järjestelmää käyttävät yllä kuvatut käyttäjämäärät ja kun ylläpitoon sisältyvä tukipalvelu käsittää 2.tason käyttäjätuen hankintayksikön pääkäyttäjille. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 8) Oletteko kiinnostuneet pitämään hankintayksikölle noin 1 tunnin kestävän järjestelmänne demoesittelyn Teams-etäkokouksena, alustavat demoajankohdat ovat iltapäivät 4-6.9.2024. Ennakkotietoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa ja mahdollisessa kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.

Sisäinen tunniste : 750431

3.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Lisäluokitus ( cpv ): 48000000 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Lisäluokitus ( cpv ): 48329000 Kuvantamis- ja arkistointijärjestelmä

Lisäluokitus ( cpv ): 72252000 Tietotekniset arkistointipalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 72512000 Asiakirjahallintapalvelut

3.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella

3.1.5 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen :

Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

3.1.6 Hankinta-asiakirjat

Hankinta-asiakirjojen osoite : https://tarjouspalvelu.fi/hanselkilpailutuspalvelut?id=521974&tpk=a0d21f46-12fc-4e98-a88f-de2219493231 ,

3.1.9 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Provincia Oy

Rekisterinumero : 2516653-3

Postiosoite : PL 159

Postitoimipaikka : Lahti

Postinumero : 15100

Maaryhmittely (NUTS) : Päijät-Häme ( FI1C3 )

Maa : Suomi

Yhteyspiste : yhteyspiste: Hansel Oy / Janne Valtavaara

Sähköposti : kilpailutus@hansel.fi

Puhelin : +358 294444224

Internetosoite : https://provincia.fi/

Tämän organisaation rooli :

Ostaja

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus

Rekisterinumero : 3006157-6

Postiosoite : Radanrakentajantie 5

Postitoimipaikka : Helsinki

Postinumero : 00520

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

Sähköposti : markkinaoikeus@oikeus.fi

Puhelin : +358 295643300

Internetosoite : http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus

Tämän organisaation rooli :

Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)

Rekisterinumero : FI09880841

Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a

Postitoimipaikka : Helsinki

Postinumero : 00100

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )

Maa : Suomi

Yhteyspiste : eSender

Sähköposti : tekninen@hankintailmoitukset.fi

Puhelin : 029 55 636 30

Internetosoite : http://hankintailmoitukset.fi

Tämän organisaation rooli :

TED eSender

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : a4030df0-5429-4d21-a7f9-f2bcdda6cfcf - 01

Lomakkeen tyyppi : Suunnittelu

Ilmoituksen tyyppi : Ennakkoilmoitus tai ohjeellinen kausi-ilmoitus vain tietotarkoituksiin

Ilmoituksen lähetyspäivä : 15/08/2024 11:13 +00:00

Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 15/08/2024 11:14 +00:00

Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00495277-2024

EUVL S -lehden numero : 160/2024

Julkaisupäivä : 19/08/2024

Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä tässä menettelyssä : 04/11/2024