Kuvaus
:
Hankinnan kohteena on Suomisport-palvelun jatkuva ylläpito- ja kehityspalvelu sisältäen seuraavat toimitukset: 1) Nykyisen järjestelmän jatkuva ylläpito ja kehitys nykyisillä teknologioilla ja tietoturvallisesti; 2) Nykyisen järjestelmän vuosittainen kehittäminen palvelustrategian ja kehittämisbudjetin mukaisesti; ja 3) Mahdollisen toimittajavaihdoksen tilanteessa nykyisen järjestelmän haltuunotto ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen (ns. yliheittoprojekti). Suomisport-palvelu on laajasti käytetty, monimutkainen urheiluyhteisön tarpeisiin räätälöity tietojärjestelmä, johon on integroitunut noin 70 erillistä tietojärjestelmää (mm. maksuliikenteen hallinta, taloushallintojärjestelmät, oppimisalustat, vakuutusjärjestelmä, data-analytiikka- ja BI-järjestelmät, kilpailujärjestelmät). Palvelua on ylläpidetty ja kehitetty vuodesta 2016 lähtien, ja siihen on rekisteröitynyt yli 900 000 suomalaista, joilla on Suomisportissa henkilötunnuksella yksilöity henkilökohtainen Sportti-ID. Yksittäisiä asiointikertoja palvelussa on miljoonia. Näistä noin 2/3 sisältää maksutapahtuman. Palvelua käyttävää yli 90 lajiliittoa ja yli 1300 seuraa. Ylläpidettävä ja kehitettävä tietojärjestelmä sisältää seuraavat, erilaisilla päätelaitteilla (selainversio ja mobiiliapplikaatio) käytettävät ja nykyisillä teknologioilla toteutetut toiminnallisuudet (ks. tarkempi kuvaus Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn -asiakirjan liitteessä 1 Suomisport-palvelu - hankinnan kohteena oleva järjestelmäkokonaisuus): - tapahtumahallinta (harjoitus, kilpailu, turnaus, koulutustilaisuus, kokous tms.) sekä tähän liittyvä viestintä ja maksuliikenne; - yhdistyslain (ks. Yhdistyslaki 26.5.1989/503, 3 luku Jäsenyys) mukainen jäsenyyksien hallinta (urheiluseuroilla henkilöjäsenet ja jäsenyyden myöntäminen ja ylläpitäminen, lajiliitoilla yhteisöjäsenet sekä lisenssiurheilijat), jäsenmaksujen hallinta ja jäsenten roolit, viestintä; - lajiliittojen erilaisten lisenssien (mm. kilpailu- ja toimitsijaoikeuksien hallinta); - kilpailuoikeuksiin liittyvien urheiluvakuutuksien tuotekohtainen hallinta ja myyminen/ ostaminen sekä vakuutustietojen siirto vakuutusyhtiön järjestelmään; - ryhmien hallinta (joukkueet, seuran jaostot, henkilökunta, vapaaehtoiset, fanit jne. sekä kausimaksut ja muut ryhmäkohtaiset maksut) ja viestintä; - kaikkien tuotteiden maksuliikenteen hallinta sulautettuna ratkaisuna toimittajana Svea Payments (multivendor-toiminto – maksut jaetaan usealle maksunsaajalle sekä laaja valikoima nykyaikaisia maksutapoja; - urheiluun ja liikuntaan liittyvien laji- ja organisaatiokohtaisten sekä yleisten (esim. suoritetut koulutukset integroiduilla oppimisalustoilla) meriittien hallinta - meriittien luominen, myöntäminen ja ylläpitäminen; - toiminnan raportointi mukaan lukien integraatio Metabase BI-järjestelmään ja organisaatiokohtaiset raportointinäkymät; - integraatiot: taloushallintajärjestelmät (Netvisor, Procountor), oppimisalustat (mm. Pinja/ Mediamaisteri), lajiliittojen käyttämät kilpailujärjestelmät, data-analytiikka-ympäristö (DataBricks), vakuutusjärjestelmä (Pohjola); - pääkäyttäjätoiminnallisuudet (mm. käyttöoikeuksien hallinta) sekä käyttäjäorganisaatiokohtainen (lajiliitot, urheiluseurat) käyttäjähallinta ja henkilökohtainen Sporttitili; - palveluun kirjautuminen (mobiili, selain, käyttäjätunnuskirjautuminen), käyttäjien yksilöinti henkilötunnuksella ja Sportti-ID:n luonti ja hallinnointi sekä Sporttitili-tietojen tallentaminen ja ylläpitäminen; - palvelun käyttöönotto sekä sopimuksien ja käyttöehtojen (m.l. markkinointilupa) hyväksyminen lajiliitoissa ja urheiluseuroissa; - kieliversioiden suomi, ruotsi, englanti ylläpitäminen; - Sporttihaku-palvelu ja Tähtiseurapalvelu sekä ajastettu Postin osoitepalvelukysely (OTS-palvelu). Valittavan toimittajan on otettava koko järjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuu sekä vastattava henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä palvelua tuottaessaan. Kattava kuvaus tietojärjestelmästä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn -asiakirjan liitteenä 1 Suomisport-palvelu - hankinnan kohteena oleva tietojärjestelmä. Järjestelmäkuvauksen tarkoituksena on antaa kilpailutukseen osallistuvalle toimittajalle perustiedot Suomisport-palvelun toteutuksesta, palvelun sisältämistä toiminnoista ja niiden sisällöistä sekä käytetyistä teknologioista ja muista hankintaan liittyvistä seikoista. Tavoitteena on luoda edellytyksiä kunkin toimittajan realistisesti arvioida soveltuvuuttaan ja valmiuttaan järjestelmän ylläpito- ja kehityspalvelujen tuottajaksi. Ajatus on, että tietojärjestelmien ammattilaiset kykenevät kuvauksen perusteella arvioimaan ylläpito- ja kehityspalvelujen tarvetta ja vaatimuksia sekä ensivaiheessa arvioimaan realistisesti edellytyksiään ilmoittautua kilpailutukseen. Vaikka Suomisport-palvelu koostuu käyttöliittymätasolla (frontend) erilaisista toiminnallisuuskokonaisuuksista, on taustalla (backend) järjestelmä- ja tietokantatasoilla runsaasti toimintojen välisiä kytkentöjä ja yhteyksiä ja palveluissa käytettäviä yhteisiä resursseja. Tämä edellyttää, että kokonaisuutta ylläpidetään ja kehitetään yhtenäisesti ja johdonmukaisesti eikä siitä voida loogisesti erottaa yksittäisiä osa-alueita erikseen ylläpidettäväksi ja kehitettäväksi. Nykyisellään järjestelmän ylläpitopalvelu sisältää Service Desk-palvelun arkipäivisin (ma-pe) klo 8 – 16, järjestelmän valvonnat, ympäristöt ja backend sekä järjestelmän ylläpitotyöt, konfiguraation- ja palvelunhallinnan. Kehityspalvelu sisältää Hankintayksikön erikseen tilaamat lisätyöt kuten Hankintayksikön tuki- ja selvityspyynnöt ja niiden käsittely sekä järjestelmän kehittäminen. Mahdollisessa toimittajan vaihdostilanteessa tämä voi sisältää ns. yliheittoprojekti nykyiseltä toimittajalta uudelle toimittajalle. Keskimääräinen henkilöresurssi ylläpito- ja kehityspalveluun on ollut viisi-kuusi henkilötyövuotta. Henkilöresurssin tarve arvioidaan vuosittain erikseen ja sovitetaan palveluun käytettävissä olevaan vuotuiseen määrärahaan.
Menettelyn tärkeimmät piirteet
:
Suomen Olympiakomitea ry (myöhemmin Hankintayksikkö) pyytää tietojärjestelmätoimittajia ilmoittautumaan osallistumisestaan Suomisport-palvelun ylläpito- ja kehityspalvelujen julkiseen kilpailutukseen 17.1.2025 mennessä. Kilpailutus toteutetaan neuvottelumenettelynä. Hankintayksikkö on julkista tukea saavana rekisteröitynä yhdistyksenä velvollinen julkisesti kilpailuttamaan Suomisport-palvelun ylläpito- ja kehityspalvelun toimittaja. Hankintayksiköllä on kokonaisvastuu palvelun ylläpidosta, kehittämisestä, käytönedistämisestä, käyttäjähallinnasta ja -tuesta sekä tietoturvasta ja henkilötietosuojasta. Hankintayksikkö toimii palvelun sisältämien henkilötietojen (Sporttitili) osalta rekisterinpitäjänä. Palvelun teknisestä ylläpidosta ja kehittämisestä sekä näiden osalta henkilötietojen käsittelystä vastaa tällä hetkellä nykyinen palvelutoimittaja, jonka kanssa solmittu palvelusopimus päättyy 30.6.2025. Julkisen kilpailutusvelvoitteen toteuttamiseksi Hankintayksikkö on kartoittanut suomalaisten urheilu- ja liikuntajärjestöjen laajasti käytössä olevan digitaalisen palvelun, Suomisportin, kehittäjiä ja ylläpitäjiä ja näiden toimitusvalmiutta. Kilpailutusprosessiin liittyvänä markkinakartoituksena toimitettiin joukolle järjestelmätoimittajia syksyllä 2024 tietopyyntö. Tietopyyntöön vastasi noin puolet toimittajista, jotka esittelivät vastauksiaan syys-lokakuussa v. 2024 järjestetyissä pitchaus-tilaisuuksissa. Noin puolet tietopyynnön saaneista joko ilmoitti, että ei voi tarjota tietopyynnön mukaista palvelua tai ei vastannut tietopyyntöön. Jo ennen tietopyynnön lähettämistä Hankintayksikkö kartoitti järjestelmätoimittajamarkkinaa ja kävi muutamia alustavia tapaamisia ja taustoittavia keskusteluja. Tämän taustatyön perusteella valittiin toimialaa e dustava joukko toimijoita, joille tietopyyntö toimitettiin.Hankintayksikkö on tämän jälkeen omien tarpeidensa perusteella valmistellut kilpailutuksessa tarvittavan materiaalin. Hankinnan menettelytavan valinta pohjautuu edellä mainittuun markkinakartoitukseen, hankinnan kohteen - urheiluyhteisön käyttöön räätälöidyn tietojärjestelmän ylläpito- ja kehittämispalvelu nykyisillä teknologioilla ja tietoturvallisesti - määrittelyyn ja Hankintayksikön tarpeisiin ottaen huomioon monimutkaisen, liikunta- ja urheilutoimialan yhdistysten erityistarpeisiin tuotetun tietojärjestelmän julkinen kilpailutus. Hankinnan tavoitteena on neuvottelumenettelyyn perustuvan julkisen kilpailutuksen kautta löytää Suomisport-palvelun ylläpito- ja kehityspalvelun toimittaja, jolla on riittävät edellytykset, osaaminen ja kokemus sekä taloudellinen kantokyky pitkäjänteiseen ja molempia osapuolia hyödyttävään kustannustehokkaaseen yhteistyöhön. Mahdollisen toimittajavaihdon yhteydessä on huomioitava vaihdoksesta aiheutuva ajallinen, toiminnallinen ja taloudellinen riski. Perustuen tilannearvioon, jossa on otettu huomioon hankinnan kohde ja markkinatilanne sekä hankintayksikön edellytykset julkisen kilpailutuksen toteuttamiseksi, hankintamenettelyksi soveltuu hankintalaissa määritelty rajoitettu hankintamenettely: neuvottelumenettely, jossa osallistumisilmoituksen määräaikaan 17.1.2025 mennessä jättäneistä toimittajista valitaan vähintään kolme ja enintään viisi toimittajaa neuvotteluprosessiin. Kilpailutus etenee seuraavasti: - Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön julkaiseminen Hilma-palvelussa 12.12.2024 mennessä (vastausaika 30 pv); - kysymysten esittäminen 3.1.2025 mennessä; - kysymyksiin vastaaminen 9.1.2025 mennessä; - osallistumisimoittautumisten jättäminen 17.1.2025 mennessä; - päätös neuvottelumenettelyyn valittavista ehdokkaista 20.1.2025 mennessä; - alustavien tarjousten toimittaminen neuvotteluun valituille ehdokkaille (3 - 5 ehdokasta) 20.1.2025 mennessä (vastausaika 30 pv); - alustavien, sitoumuksettomien tarjousten toimittaminen hankintayksikölle 24.2.2025 mennessä; - neuvottelut ehdokkaiden kanssa 26.2.-7.3.2025 aikana; - lopullisen tarjouspyynnön toimittaminen 11.3.2025 mennessä; - lopullisten, sitovien tarjousten jättäminen 24.3. mennessä; - asiakastyytyväisyyshaastattelut 25.-28.3.2025 aikana; - lopullisten tarjousten käsittely ja hankintapäätös 25.-28.3.2025; - hankintasopimus (varoaika 14 pv) 14.4.2025 mennessä; - Suomisport-palvelun ylläpito- ja kehityspalvelun toimittaminen 1.7.2025 mennessä. Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeudet muuttaa kilpailutuksen määräaikoja. Hankintayksiköllä on vakaa hankinta-aikomus, mutta Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden hankkia tai olla hankkimatta kokonaan tähän osallistumishakemuspyyntöön kuvattu hankinnan kohde tietyltä toimittajalta lopulliseen tarjouspyyntöön toimitettujen tarjousten perusteella. Hankintayksiköllä on oikeus täsmentää hankintaa neuvotteluvaiheen jälkeen lopullista tarjouspyyntöä varten. Tarjouksen laatimisesta ja neuvotteluprosessiin osallistumisesta ei makseta palkkiota. Kilpailutukseen ilmoittautuvan ja valittavan ehdokkaan tulee täyttää ESDP-lomake Hilma-palvelussa. Ehdokkaan tulee myös täyttää tilaajavastuulain mukaiset lakisääteiset velvoitteet sekä liitteenä olevan Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn-asiakirjan kohdassa 6. Ehdokkaan kelpoisuus ja pätevyys määritellyt muut ehdottomat hankinnan kohteen ja hankintayksikön kannalta oleelliset vaatimukset: ehdokkaan taloudelliset vaatimukset; ehdokkaan asiakasreferenssit; sekä ehdokkaan teknologiaosaaminen ja tietoturva. Ehdokkaan tulee vakuuttaa, että sen antamat tiedot ESPD-lomakkeessa ja osallistumisilmoittautumisessa ovat paikkansa pitäviä ja todenmukaisia. Kilpailutuksen neuvotteluvaiheeseen valitaan sellaiset ehdokkaat, jotka täyttävät kaikki ehdokkaalle asetetut kelpoisuus ja pätevyysvaatimukset. Jättämällä osallistumisilmoittautumisen ehdokas vakuuttaa, että sillä tarvittavat resurssit, osaaminen ja kokemus sekä taloudelliset edellytykset Suomisport-palvelun ylläpito- ja kehittämispalvelujen toimittajaksi. Valittavan toimittajan on otettava koko järjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuu.