Studentbespisning vid Astra, Åbo Akademi – koncession

Den nya Astrabyggnaden blir Åbo Akademis (härefter ÅA) och hela akademikvarterets blivande campuscenter. Nybygget knyter samman Boktornet (1935), fördetta Handelshögskolan (1963) samt lobby-, auditorium- och cafeteriadelen i befintliga Gadoliniabyggnaden, delar från 1969 som skyddats av Museiverket. Astra med en byggyta på 10 200 m2 är en del av kvarteret Stjärnan, …

CPV: 55300000 Услуги на ресторанти, столове и заведения за приготвяне и доставяне на храна
Място на изпълнение:
Studentbespisning vid Astra, Åbo Akademi – koncession
Издаващ орган:
Åbo Akademi
Номер на наградата:
552114

1. Upphandlare

1.1 Upphandlare

Officiellt namn : Åbo Akademi
Köparens rättsliga status : Offentligt styrt organ
Den upphandlande myndighetens verksamhet : Utbildning

2. Förfarande

2.1 Förfarande

Titel : Studentbespisning vid Astra, Åbo Akademi – koncession
Beskrivning : Den nya Astrabyggnaden blir Åbo Akademis (härefter ÅA) och hela akademikvarterets blivande campuscenter. Nybygget knyter samman Boktornet (1935), fördetta Handelshögskolan (1963) samt lobby-, auditorium- och cafeteriadelen i befintliga Gadoliniabyggnaden, delar från 1969 som skyddats av Museiverket. Astra med en byggyta på 10 200 m2 är en del av kvarteret Stjärnan, som härstammar från Carl Ludvig Engels stadsplan för Åbo stad, uppgjord efter Åbo brand 1827. ÅA är hyresgäst och ytan för akademins bruk skulle preliminärt vara 8555 m2. ÅA:s personal och studeranden har till största delen svenska som modersmål. Den kommande tjänsteleverantörens personal ska kunna betjäna och kommunicera på svenska. Restaurangen som befinner sig i hjärtat av byggnaden ska genom service på svenska och engelska, samt ett matutbud som är anpassat för olika specialdieter, utstråla en familjär och välkomnande atmosfär. Genom krögarens medvetna val i tjänsteutbud speglas den mångfald som finns inom akademin. Lokalen för restaurang- och caféverksamheten finns i Astra, på adressen Porthansgatan 3, 20500 Åbo. ÅA ordnar ett visningstillfälle av restaurangutrymmen i Astra 01.04.2025 kl. 12-15. Alla intresserade tjänsteleverantörer kan delta på tillfället och får ha med tre (3) representanter per tjänsteleverantör på rundtur. Anmälningarna till adressen: upphandling@abo.fi . Den sista anmälningsdagen för rundturen är 28.03.2025 kl. 14.00. I Astra samlas också funktioner som är gemensamma för alla vid akademin, rådgivning och stöd av olika slag, bibliotekstjänster, restaurang, café, utrymmen för undervisning, grupparbeten och individuellt lärande. Det innebär att stora delar av servicefunktionerna kommer att placeras här. Enligt planen ska även Handelshögskolan vid ÅA flytta till byggnaden bredvid Astra. Runt kvarteret finns också studerande vid Yrkeshögskolan Novia och Åbo universitet samt personal som potentiella kunder utöver ÅA:s studerande och personal. I närheten finns även Sibeliusmuseum som ordnar kvällstillställningar. Under sommarhalvåret kan kunder avnjuta en utomhuslunch i kärnan av den idylliska gamla staden. Medan det tilltalande ljuset från restaurangen under höstmörkret bjuder in en för att samlas till exempel kring värmande drycker. Astra ska bli en levande mötesplats för både personal och studenter vid ÅA. Restaurangmiljön (exklusive tillverkningskök) är 670 m2. De mest hektiska dagarna uppskattas lunchrestaurangen besökas av cirka 500 matgäster. Restaurangens kundmiljöer är även öppna utanför dess öppettider för att användas av fastighetens anställda och studerande för att träffas, koppla av, studera eller arbeta. Samt att bistå vid publika event och evenemang helger och kvällar. Astra andas universitetsliv, och detta kan synas förutom i undervisning, forskning och akademiska tillställningar även i form av studentkultur. I Astra ska studentföreningars traditioner vid behov ha möjlighet att få plats även i restaurangmiljön efter vanliga öppettider. Lokalen och de fasta installationerna avsedda för restaurang- och caféverksamheten ägs av Stiftelsen för Åbo Akademi (härefter SÅA) som ÅA i sin tur hyr av SÅA. Lokalen möbleras och köket utrustas i samband med nybygget. Tillagningslokaler och kylförvaringsutrymmen finns i Astra samt avfallshantering finns i samband av byggnaden. En bar finns också tillgänglig i Astra (se närmare bilaga 1 bottenplan och vision). Fast restaurangen fungerar som studerandelunchrestaurang kan den fungera som utskänkningsrestaurang utanför studerandes lunchtid. Således kan tjänsteleverantören ha eget serveringstillstånd för restaurangen i Astra (Uppdelning: tjänsteleverantör– restaurang, ÅA – övriga evenemangsområden). Tjänsteleverantören kan ansöka om serveringstillståndet för restaurangen vars område är tydligt utsatt (bilaga 1 bottenplan och vision, s. 6). ÅA har ett serveringstillstånd och kan antingen servera själv eller anlita tjänsteleverantör för servering. Närmare detaljer om möjlig utskänkning bestäms i avtalsskedet. Lokaler och möbler överlåts utan ersättning enligt avtal till tjänsteleverantörens användning under avtalsperioden, tjänsteleverantören betalar ingen hyra för dem. Tjänsteleverantören skaffar tallrikar, linne och köksredskap samt kassasystem och andra relaterade apparater. ÅA ordnar daglig städning av golvytor i matsalarna, medan restaurangföretagaren ansvarar för kökets och hjälputrymmenas städning samt för att hålla matsalarna rena under användning och underhåll av lösa möbler i restaurangsalen. Tjänsteleverantören är också ansvarig för två storstädningar av köksutrymmena årligen (se närmare bilaga 4 ansvarsfördelningstabell). Restaurangverksamheten ska följa bestämmelserna för studentmåltider som stadgas i Statsrådets förordning om grunderna för måltidsstöd för högskolestuderande (54/2012) samt FPA:s och näringsdelegationens rekommendationer om måltider för högskolestuderanden. Cirka 400–500 portioner mat förväntas säljas per dag. Försäljningen är livlig främst under läsåren. Under läsåret kräver ÅA att tjänsteleverantören har studentbespisningen öppen minst mellan kl. 11-14 under veckan. Tjänsten genomförs med hänsyn till säsongsvariationer i kundantalet. Under sommaren, när studenter och personal har semester, är det färre matgäster. Dessutom finns olika festevenemang och kursmåltider. Största delen av dessa är små kaffeserveringar för 5–15 personer som liknar mötesmåltider. Antalet mötes- och festmåltider varierar årligen.
Förfarandets identifierare : 49ad641f-94d3-42a6-9227-8c88c1d1780a
Föregående meddelande : c9586b9e-6949-4177-a13a-e2252739f57d-01
Intern identifierare : 552114
Typ av förfarande : Öppet
Förfarandet är påskyndat : nej

2.1.1 Föremålet för upphandlingen

Kontraktets art : Tjänster
Huvudklassificering ( cpv ): 55300000 Restaurang- och serveringstjänster

2.1.2 Leveransplats

Postadress : Porthansgatan 3
Ort : Åbo
Postnummer : 20500
Del av land (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Land : Finland

2.1.3 Värde

Beräknat värde exklusive moms : 2 100 000 Euro

2.1.4 Allmänna upplysningar

Kompletterande information : Mötescatering ska kunna beställas från restaurangen till byggnaderna och/eller möteslokalerna på campusområdet utan extra leveransavgift. Vid behov kan mötes- eller liknande catering beställs enligt avtal även till evenemang som hålls på andra platser i Åbo (utanför campusområdet). I sådana fall får tjänsteleverantören ta ut en leveransavgift enligt ett skilt avtal. ÅA:s uppskattade behov av mötescatering är cirka 80 000 euro per år från restaurangen, inklusive måltider och kaffeserveringar som erbjuds till evenemangs- och möteslokaler samt delade utrymmen. ÅA förbehåller sig rätten att vid behov separat skaffa matserveringar och arrangemang för evenemang och särskilda tillfällen från annan än byggnadens huvudsakliga tjänsteleverantör. ÅA förbehåller sig rätten att tillåta möjlighet till småskalig caféverksamhet (till exempel på gatuområdet utanför byggnaden eller i lobbyutrymmen vid behov). Dessutom förbehåller sig ÅA rätten att erbjuda gratis kaffepauser för sina anställda i särskilda pausrum som är avsedda för detta ändamål. ÅA förbehåller sig rätten att använda restaurang- och cafélokaler utanför mat- och/eller öppettiderna, till exempel för evenemangs- och utbildningssyften. Användning för andra ändamål än de som avtalats är inte tillåten utan särskilt förhandlat avtal med ÅA. I sådana fall debiteras en separat hyra eller annan ersättning för lokalens användning (t.ex. till följd av extra behov av väktaren o.s.v.). Tjänsteleverantören får inte överlåta restauranglokaler och utrustning för annan användning utan skriftligt tillstånd från ÅA. Avtalsperiod Avtalsperioden för restaurangtjänsterna inleds den 06.01.2026 och är i kraft fem (5) år. Avtalsperioden kan vid behov inledas senare ifall nybygget försenas. Åbo Akademi kommer att välja en leverantör för uppdraget. Åbo Akademis förvaltningsspråk är svenska. I denna anbudsförfrågan kommer därför kunskaper i det svenska språket betonas. Leverantören förbinder sig att leverera sin service och all dokumentation på svenska. Anbuden ska ges på svenska. Jämförelsegrunder 1. Implementeringsplan, bilaga Implementeringsplan (max 15 poäng) 2. Konceptplan, bilaga Konceptplan (max 45 poäng) 3. Modellmeny, bilaga Modellmeny (max 30 poäng) 4. Pris, Prisbilaga (max 10 poäng)
Rättslig grund :
Direktiv 2014/24/EU

5. Del (anbudsområde)

5.1 Tekniskt ID för partiet : LOT-0000

Titel : Studentbespisning vid Astra, Åbo Akademi – koncession
Beskrivning : Den nya Astrabyggnaden blir Åbo Akademis (härefter ÅA) och hela akademikvarterets blivande campuscenter. Nybygget knyter samman Boktornet (1935), fördetta Handelshögskolan (1963) samt lobby-, auditorium- och cafeteriadelen i befintliga Gadoliniabyggnaden, delar från 1969 som skyddats av Museiverket. Astra med en byggyta på 10 200 m2 är en del av kvarteret Stjärnan, som härstammar från Carl Ludvig Engels stadsplan för Åbo stad, uppgjord efter Åbo brand 1827. ÅA är hyresgäst och ytan för akademins bruk skulle preliminärt vara 8555 m2. ÅA:s personal och studeranden har till största delen svenska som modersmål. Den kommande tjänsteleverantörens personal ska kunna betjäna och kommunicera på svenska. Restaurangen som befinner sig i hjärtat av byggnaden ska genom service på svenska och engelska, samt ett matutbud som är anpassat för olika specialdieter, utstråla en familjär och välkomnande atmosfär. Genom krögarens medvetna val i tjänsteutbud speglas den mångfald som finns inom akademin. Lokalen för restaurang- och caféverksamheten finns i Astra, på adressen Porthansgatan 3, 20500 Åbo. ÅA ordnar ett visningstillfälle av restaurangutrymmen i Astra 01.04.2025 kl. 12-15. Alla intresserade tjänsteleverantörer kan delta på tillfället och får ha med tre (3) representanter per tjänsteleverantör på rundtur. Anmälningarna till adressen: upphandling@abo.fi . Den sista anmälningsdagen för rundturen är 28.03.2025 kl. 14.00. I Astra samlas också funktioner som är gemensamma för alla vid akademin, rådgivning och stöd av olika slag, bibliotekstjänster, restaurang, café, utrymmen för undervisning, grupparbeten och individuellt lärande. Det innebär att stora delar av servicefunktionerna kommer att placeras här. Enligt planen ska även Handelshögskolan vid ÅA flytta till byggnaden bredvid Astra. Runt kvarteret finns också studerande vid Yrkeshögskolan Novia och Åbo universitet samt personal som potentiella kunder utöver ÅA:s studerande och personal. I närheten finns även Sibeliusmuseum som ordnar kvällstillställningar. Under sommarhalvåret kan kunder avnjuta en utomhuslunch i kärnan av den idylliska gamla staden. Medan det tilltalande ljuset från restaurangen under höstmörkret bjuder in en för att samlas till exempel kring värmande drycker. Astra ska bli en levande mötesplats för både personal och studenter vid ÅA. Restaurangmiljön (exklusive tillverkningskök) är 670 m2. De mest hektiska dagarna uppskattas lunchrestaurangen besökas av cirka 500 matgäster. Restaurangens kundmiljöer är även öppna utanför dess öppettider för att användas av fastighetens anställda och studerande för att träffas, koppla av, studera eller arbeta. Samt att bistå vid publika event och evenemang helger och kvällar. Astra andas universitetsliv, och detta kan synas förutom i undervisning, forskning och akademiska tillställningar även i form av studentkultur. I Astra ska studentföreningars traditioner vid behov ha möjlighet att få plats även i restaurangmiljön efter vanliga öppettider. Lokalen och de fasta installationerna avsedda för restaurang- och caféverksamheten ägs av Stiftelsen för Åbo Akademi (härefter SÅA) som ÅA i sin tur hyr av SÅA. Lokalen möbleras och köket utrustas i samband med nybygget. Tillagningslokaler och kylförvaringsutrymmen finns i Astra samt avfallshantering finns i samband av byggnaden. En bar finns också tillgänglig i Astra (se närmare bilaga 1 bottenplan och vision). Fast restaurangen fungerar som studerandelunchrestaurang kan den fungera som utskänkningsrestaurang utanför studerandes lunchtid. Således kan tjänsteleverantören ha eget serveringstillstånd för restaurangen i Astra (Uppdelning: tjänsteleverantör– restaurang, ÅA – övriga evenemangsområden). Tjänsteleverantören kan ansöka om serveringstillståndet för restaurangen vars område är tydligt utsatt (bilaga 1 bottenplan och vision, s. 6). ÅA har ett serveringstillstånd och kan antingen servera själv eller anlita tjänsteleverantör för servering. Närmare detaljer om möjlig utskänkning bestäms i avtalsskedet. Lokaler och möbler överlåts utan ersättning enligt avtal till tjänsteleverantörens användning under avtalsperioden, tjänsteleverantören betalar ingen hyra för dem. Tjänsteleverantören skaffar tallrikar, linne och köksredskap samt kassasystem och andra relaterade apparater. ÅA ordnar daglig städning av golvytor i matsalarna, medan restaurangföretagaren ansvarar för kökets och hjälputrymmenas städning samt för att hålla matsalarna rena under användning och underhåll av lösa möbler i restaurangsalen. Tjänsteleverantören är också ansvarig för två storstädningar av köksutrymmena årligen (se närmare bilaga 4 ansvarsfördelningstabell). Restaurangverksamheten ska följa bestämmelserna för studentmåltider som stadgas i Statsrådets förordning om grunderna för måltidsstöd för högskolestuderande (54/2012) samt FPA:s och näringsdelegationens rekommendationer om måltider för högskolestuderanden. Cirka 400–500 portioner mat förväntas säljas per dag. Försäljningen är livlig främst under läsåren. Under läsåret kräver ÅA att tjänsteleverantören har studentbespisningen öppen minst mellan kl. 11-14 under veckan. Tjänsten genomförs med hänsyn till säsongsvariationer i kundantalet. Under sommaren, när studenter och personal har semester, är det färre matgäster. Dessutom finns olika festevenemang och kursmåltider. Största delen av dessa är små kaffeserveringar för 5–15 personer som liknar mötesmåltider. Antalet mötes- och festmåltider varierar årligen.
Intern identifierare : 552114

5.1.1 Föremålet för upphandlingen

Kontraktets art : Tjänster
Huvudklassificering ( cpv ): 55300000 Restaurang- och serveringstjänster

5.1.2 Leveransplats

Postadress : Porthansgatan 3
Ort : Åbo
Postnummer : 20500
Del av land (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Land : Finland
Kompletterande information :

5.1.3 Uppskattad löptid

Startdatum : 06/01/2026
Slutdatum för varaktighet : 05/01/2031

5.1.5 Värde

Beräknat värde exklusive moms : 2 100 000 Euro

5.1.6 Allmänna upplysningar

Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA : ja
Kompletterande information : Mötescatering ska kunna beställas från restaurangen till byggnaderna och/eller möteslokalerna på campusområdet utan extra leveransavgift. Vid behov kan mötes- eller liknande catering beställs enligt avtal även till evenemang som hålls på andra platser i Åbo (utanför campusområdet). I sådana fall får tjänsteleverantören ta ut en leveransavgift enligt ett skilt avtal. ÅA:s uppskattade behov av mötescatering är cirka 80 000 euro per år från restaurangen, inklusive måltider och kaffeserveringar som erbjuds till evenemangs- och möteslokaler samt delade utrymmen. ÅA förbehåller sig rätten att vid behov separat skaffa matserveringar och arrangemang för evenemang och särskilda tillfällen från annan än byggnadens huvudsakliga tjänsteleverantör. ÅA förbehåller sig rätten att tillåta möjlighet till småskalig caféverksamhet (till exempel på gatuområdet utanför byggnaden eller i lobbyutrymmen vid behov). Dessutom förbehåller sig ÅA rätten att erbjuda gratis kaffepauser för sina anställda i särskilda pausrum som är avsedda för detta ändamål. ÅA förbehåller sig rätten att använda restaurang- och cafélokaler utanför mat- och/eller öppettiderna, till exempel för evenemangs- och utbildningssyften. Användning för andra ändamål än de som avtalats är inte tillåten utan särskilt förhandlat avtal med ÅA. I sådana fall debiteras en separat hyra eller annan ersättning för lokalens användning (t.ex. till följd av extra behov av väktaren o.s.v.). Tjänsteleverantören får inte överlåta restauranglokaler och utrustning för annan användning utan skriftligt tillstånd från ÅA. Avtalsperiod Avtalsperioden för restaurangtjänsterna inleds den 06.01.2026 och är i kraft fem (5) år. Avtalsperioden kan vid behov inledas senare ifall nybygget försenas. Åbo Akademi kommer att välja en leverantör för uppdraget. Åbo Akademis förvaltningsspråk är svenska. I denna anbudsförfrågan kommer därför kunskaper i det svenska språket betonas. Leverantören förbinder sig att leverera sin service och all dokumentation på svenska. Anbuden ska ges på svenska. Jämförelsegrunder 1. Implementeringsplan, bilaga Implementeringsplan (max 15 poäng) 2. Konceptplan, bilaga Konceptplan (max 45 poäng) 3. Modellmeny, bilaga Modellmeny (max 30 poäng) 4. Pris, Prisbilaga (max 10 poäng)

5.1.7 Strategisk upphandling

Metod som ska minska miljöpåverkan : Omställning till en cirkulär ekonomi, Skydd och återställande av biologisk mångfald och ekosystem
Socialt mål som främjas : Tillbörlig aktsamhet i fråga om mänskliga rättigheter i globala leveranskedjor, Rättvisa arbetsvillkor

5.1.10 Tilldelningskriterier

Kriterium :
Typ : Kvalitet
Namn : Uppgift 1
Beskrivning : Implementeringsplan
Kategori av tilldelningskriteriet tröskel : Viktning (poängtal, exakt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium : 15
Kriterium :
Typ : Kvalitet
Namn : Uppgift 2
Beskrivning : Konceptplan
Kategori av tilldelningskriteriet tröskel : Viktning (poängtal, exakt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium : 45
Kriterium :
Typ : Kvalitet
Namn : Uppgift 3
Beskrivning : Modellmeny
Kategori av tilldelningskriteriet tröskel : Viktning (poängtal, exakt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium : 30
Kriterium :
Typ : Pris
Namn : Pris
Beskrivning : Pris
Kategori av tilldelningskriteriet tröskel : Viktning (poängtal, exakt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium : 10

5.1.15 Metoder

Ramavtal :
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet :
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem

5.1.16 Kompletterande information, medling och prövning

Prövningsorganisation : Markkinaoikeus

6. Resultat

Värdet av alla de kontrakt som tilldelas i det här förfarandet : 2 100 000 Euro

6.1 Resultat – delkontraktets id : LOT-0000

Minst en vinnare har valts ut.

6.1.2 Information om vinnarna

Verklig ägare :
Officiellt namn : Kafé Gadolinia kommanditbolag
Anbud :
Identifierare för anbudsgivare : tenderReference-4193636-837054
Identifierare för del eller grupp av delar : LOT-0000
Anlitande av underleverantör : Nej
Information om kontraktet :
Identifierare för kontraktet : ÅA/283/02.05.02/2025
Datum för ingående av kontraktet : 19/06/2025

6.1.4 Statistisk information

Inkomna anbud eller intresseanmälningar :
Typ av inlämningar : Anbud
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit : 3

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officiellt namn : Markkinaoikeus
Registreringsnummer : 3006157-6
Postadress : Radanrakentajantie 5
Ort : Helsinki
Postnummer : 00520
Del av land (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Land : Finland
Tfn : +358 295643300
Den här organisationens roller :
Prövningsorganisation

8.1 ORG-0002

Officiellt namn : Åbo Akademi
Registreringsnummer : 0246312-1
Postadress : Domkyrkotorget 3
Ort : Åbo
Postnummer : 20500
Del av land (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Land : Finland
Kontaktpunkt : Åbo Akademi
E-postadress : upphandling@abo.fi
Tfn : +358 504401486
Webbadress : http://www.abo.fi
Den här organisationens roller :
Upphandlare

8.1 ORG-0003

Officiellt namn : Kafé Gadolinia kommanditbolag
Registreringsnummer : 9039623-9
Postadress : Hämeenkatu 22
Ort : Turku
Postnummer : 20500
Del av land (NUTS) : Varsinais-Suomi ( FI1C1 )
Land : Finland
E-postadress : vd@studentkaren.fi
Tfn : 045 167 2426
Den här organisationens roller :
Anbudsgivare
Vinnare av de här delkontrakten : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Officiellt namn : Hansel Oy (Hilma)
Registreringsnummer : FI09880841
Postadress : Mannerheiminaukio 1a
Ort : Helsinki
Postnummer : 00100
Del av land (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Land : Finland
Kontaktpunkt : eSender
Tfn : 029 55 636 30
Den här organisationens roller :
TED eSender

11. Information om meddelandet

11.1 Information om meddelandet

Identifierare/version för meddelandet : 2d4f6d02-f766-4518-8c7b-ba53f80bbedc - 01
Formulärtyp : Resultat
Meddelandetyp : Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Avsändningsdatum för meddelandet : 01/07/2025 07:19 +00:00
Datum för avsändning av meddelandet (eSender) : 01/07/2025 07:22 +00:00
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på : svenska

11.2 Publiceringsinformation

Meddelandets publiceringsnummer : 00427062-2025
EUT S-nummer : 124/2025
Publiceringsdatum : 02/07/2025