Software voor digitale archivering (E-depot)

De opdracht bedraagt de levering en installatie van een softwaretoepassing (SaaS) voor langetermijnopslag van digitale informatie, inclusief onderhoud en support. Stadsbestuur Menen wenst een e-depot voor het beheer van haar bedrijfsinformatie, dat alle soorten archiefdocumenten doorzoekbaar en terugvindbaar maakt voor interne en externe gebruikers. De toepassing moet webbrowser gebaseerd zijn …

CPV: 72000000 ИТ услуги: консултации, разработване на софтуер, Интернет и поддръжка
Краен срок:
Окт. 7, 2025, 10 преди обяд
Вид на крайния срок:
Подаване на оферта
Място на изпълнение:
Software voor digitale archivering (E-depot)
Издаващ орган:
Stad Menen
Номер на наградата:
PPP0ET-2779/5179/2025/1432

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stad Menen
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Software voor digitale archivering (E-depot)
Beschrijving : De opdracht bedraagt de levering en installatie van een softwaretoepassing (SaaS) voor langetermijnopslag van digitale informatie, inclusief onderhoud en support. Stadsbestuur Menen wenst een e-depot voor het beheer van haar bedrijfsinformatie, dat alle soorten archiefdocumenten doorzoekbaar en terugvindbaar maakt voor interne en externe gebruikers. De toepassing moet webbrowser gebaseerd zijn en zowel vrij beschikbare als raadpleging via persoonlijke toegang mogelijk maken.
Identificatiecode van de procedure : 12220e3d-b502-43d3-8cf2-a713e44cccf7
Interne identificatiecode : PPP0ET-2779/5179/2025/1432
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 250 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Bronnen voor uitsluitingsgronden : Aanbestedingsstuk

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Software voor digitale archivering (E-depot)
Beschrijving : De opdracht bedraagt de levering en installatie van een softwaretoepassing (SaaS) voor langetermijnopslag van digitale informatie, inclusief onderhoud en support. Stadsbestuur Menen wenst een e-depot voor het beheer van haar bedrijfsinformatie, dat alle soorten archiefdocumenten doorzoekbaar en terugvindbaar maakt voor interne en externe gebruikers. De toepassing moet webbrowser gebaseerd zijn en zowel vrij beschikbare als raadpleging via persoonlijke toegang mogelijk maken.
Interne identificatiecode : 2025/1432_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Opties :
Beschrijving van de opties : Vereiste opties (De inschrijvers zijn verplicht om voor elke vereiste optie een offerte in te dienen. - Post 4 [Vereiste optie] Ad hoc migratie van gegevens uit door het bestuur gebruikte toepassingen - Post 5 [Vereiste optie] Bijkomende opleiding - Post 6 [Vereiste optie] Eigen API-koppelingen met toepassingen door het bestuur gebruikt (het bestuur wenst jaarlijks een softwarepakket met het e-depot te koppelen o.a. boekhoudprogramma, besluitvormingssoftware…) - Post 7 [Vereiste optie] Prijs per GB (Gigabyte) voor hot en cold storage indien het basisopslagquotum wordt overschreden - Post 8 [Vereiste optie] Prijs per read/write-actie indien het basisquotum aan read/write acties wordt overschreden Er dient een eenheidsprijs per optie opgegeven te worden)

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 02/12/2025
Einddatum van de duur : 01/12/2030

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 250 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Bronnen van selectiecriteria : Aankondiging
Criterium : Financiële ratio
Beschrijving : De financiële gezondheid van de inschrijver wordt beoordeeld d.m.v. analyse van de meest recente (en door de NBB) aanvaarde jaarrekening op datum van einde indienen van offertes. Voor de berekening van de ratio's zal de definitie van de NBB gehanteerd worden (definities van de ratio’s voor ondernemingen. ( https://www.nbb.be/doc/ba/nbbstat/definitie_ratio_vennootschappen.pdf,(z.d.)). Minimumeisen: De recentste neergelegde jaarrekening. Om geselecteerd te kunnen worden, is een gunstig resultaat noodzakelijk voor volgende criteria: ◦ Criterium 1: solvabiliteit > 20% ◦ Criterium 2: liquiditeit in ruime zin > 1 ◦ Criterium 3: positief eigen vermogen
Criterium : Referenties voor gespecificeerde diensten
Beschrijving : Ervaring met levering, implementatie en onderhouden van software voor digitaal archiefbeheer (E-depot). Minimumeisen: - Minimum aan ervaring aan te tonen door middel van attest van goede uitvoering van gelijkaardige en relevante opdrachten bij minimum 2 organisaties of gemeenten/steden die wij mogen contacteren (met vermelding van organisatie/gemeente/stad, contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer). (toe te voegen aan de offerte) - Daarnaast verwachten wij een referentielijst van gelijkaardige opgestarte projecten gedurende de laatste 5 jaar. (toe te voegen aan de offerte) - De inschrijver mag enkel een bestaand softwarepakket aanbieden
Criterium : Certificaten van kwaliteitscontrole-instituten
Beschrijving : Beveiligingsmanagementsysteem (informatieveiligheid) Het kunnen voorleggen van een kwaliteitsattest ISO 27001 waarin de kandidaat- inschrijver bewijst dat hij een goed beveiligingsmanagementsysteem heeft, dat de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie waarborgt. Minimumeisen: Toe te voegen aan de offerte (jaarlijks opnieuw aan te leveren)

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Functionele en technische aspecten van de aangeboden software
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Plan van aanpak / methodologie / timing
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Beschrijving : Service en support
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/2779/ET/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 07/10/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 180 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 07/10/2025 10:00 +02:00
Plaats : Stadhuis, Grote Markt 1
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Informatie over de termijnen voor beroep : Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Aankoopdienst
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van State
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Stad Menen

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stad Menen
Registratienummer : 0207.433.312
Postadres : Grote Markt 1
Stad : Menen
Postcode : 8930
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België
Telefoon : +32 56529200
Fax : +32 56529309
Internetadres : http://www.menen.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Aankoopdienst
Registratienummer : AD
Postadres : Grote Markt 1
Stad : Menen
Postcode : 8930
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België
Internetadres : http://www.menen.be/
Rollen van deze organisatie :
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0005

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : f0db2769-9a89-4426-ac3b-7bc6640788d0 - 02
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 04/09/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 04/09/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00582938-2025
Nummer uitgave PB S : 171/2025
Datum van bekendmaking : 08/09/2025