RV Veranstaltungsagentur

Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Abrufrahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen …

CPV: 79952000 Услуги, свързани с организирането на събития
Място на изпълнение:
RV Veranstaltungsagentur
Издаващ орган:
Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Номер на наградата:
22 04 01 02 00 01 22_2024_Veranstaltungsagentur

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : RV Veranstaltungsagentur
Beschreibung : Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Abrufrahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt.
Kennung des Verfahrens : 21a043e4-07c2-4e05-8d01-0f167b191de5
Interne Kennung : 22 04 01 02 00 01 22_2024_Veranstaltungsagentur
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Hofgarrtenstraße 8
Postleitzahl : München
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : 1) In den Vergabeunterlagen wird in Bezug auf die gestellten Eignungsanforderungen die Abgabe von Eigenerklärungen gefordert. Hierfür werden mit den Vergabeunterlagen Vordrucke bereit gestellt. Werden Mindestanforderungen an Eignungskriterien gestellt, ist dies durch folgende Namenskonvention kenntlich gemacht: (Kürzel Eignungskriterium-Nummer-Kürzel Ausschlusskriterium), d. h. z. B. (EK-01-A). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. -- 2) Bewerber-/Bieterfragen/Zusätzliche Informationen: Bewerber-/Bieterfragen zum Vergabeverfahren können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg-" www.tender24.de " - (eVergabe-Tool AI Vergabe) gestellt werden. -- Zusätzliche Informationen zur Vorbereitung der Teilnahmeanträge/Angebote sowie Antworten zu Bewerber-/Bieterfragen oder aufklärende/berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlage werden zeitgleich allen Bewerber/Bietern elektronisch über das Vergabeportal rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist zur Verfügung gestellt und werden damit Teil der Vergabeunterlagen. -- Die Bewerber/Bieter sind grundsätzlich verpflichtet, sich selbstständig über den jeweils aktuellen Stand der Vergabeunterlage sowie der Beantwortung der Bewerber-/Bieterfragen über das Vergabeportal zu informieren. Eine systemseitige Benachrichtigung wird nur an beim Vergabeportal registrierte Nutzer versandt. Es wird daher empfohlen, sich möglichst frühzeitig freiwillig beim Vergabeportal zu registrieren. -- 3) Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- 4) Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- 5) Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : RV Veranstaltungsagentur
Beschreibung : Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: -- • Erstellung eines Konzeptes für die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung, sei es Präsenz, Hybrid oder digital, ausgerichtet auf die jeweilige(n) Zielgruppe(n) -- • Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten im gesamten Bundesgebiet sowie im europäischen Ausland (z.B. Italien oder Brüssel); vorzugsweise sollen Veranstaltungen allerdings im MPG-eigenen Harnack-Haus in Berlin-Dahlem stattfinden -- • Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung unter Berücksichtigung nachhaltiger Richtlinien -- • Bereitstellung eines modernen zweisprachigen digitalen Einladungsmanagements (siehe oben) bzw. Nutzung des vorhandenen Systems auf Basis der Learning Management System Funktion von SAP Successfactors. -- • Erstellung eines Konzeptes für begleitende Werbe- und Marketingmaßnahmen zugeschnitten auf die jeweiligen Zielgruppen sowie dessen Umsetzung -- • Erledigung anfallender grafischer Arbeiten in Übereinstimmung mit dem Corporate Design der MPG, bei Bedarf auch abweichend, für digitale und analoge zweisprachige Einladungs-/Veranstaltungsbegleitende Materialien bzw. Veranstaltungs-App -- • Recherche, Buchung und Betreuung von geeigneten Moderatoren -- • Recherche, Organisation und Betreuung künstlerischer Auftritte -- • Buchung eine*r Fotograf*in nach Vorgaben des Auftraggebers -- • Recherche und Organisation von nachhaltigen GiveAways -- • Planung, Organisation und Kontrolle gegebenenfalls benötigter Transfers oder Busshuttles -- • Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlich notwendigem Personal (Sanitäter, Sicherheit, Hostessen (letztere bei Bedarf nach dem Kriterium "divers" ausgewählt) etc.) -- • Recherche und Buchung von Kinderbetreuung -- • Recherche und Organisation von Rahmenprogrammen und Pausenfüllern (z.B. bei digitalen Veranstaltungen) -- • Planung, Vorbereitung und Betreuung der gesamten Technik und Regieführung vor Ort -- • Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern -- • Veranstaltungsbetreuung vor Ort -- • Budgeterstellung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung -- Abrufberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen ist die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. -- Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragsjahr zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 2 Jahre (24 Monate) weiter (Options-laufzeit). Details zu der Kündigung finden sich im Vertrag.

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : München
Postleitzahl : 80084
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2029

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Zusätzliche Informationen : Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium. Die vollständigen Zuschlagskriterien sind aus den Vergabeunterlagen ersichtlich. -- A: Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- B: Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal möglicheVertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- C: Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : einfache Richtwertmethode
Beschreibung : nach UfAB (Z=L/P)
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 100

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement

6. Ergebnisse

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen : Nicht veröffentlicht
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung :
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung : 3 150 000 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : con gressa GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses : 02/09/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer : T:08921080
Postanschrift : Hofgartenstraße 8
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Sachgebiet Vergabemanagement
Telefon : +49 8921081770
Fax : +49 8921081344
Internetadresse : https://www.mpg.de
Profil des Erwerbers : https://www.mpg.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer : 09-0318006-60
Postanschrift : Maximilianstraße 39
Stadt : München
Postleitzahl : 80538
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8921762411
Fax : +49 8921762847
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Registrierungsnummer : T:0892108 0
Postanschrift : Hofgartenstraße 8
Stadt : München
Postleitzahl : 80539
Land, Gliederung (NUTS) : München, Kreisfreie Stadt ( DE212 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 8921080
Fax : +49 8921081344
Internetadresse : https://www.mpg.de
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : con gressa GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer : DE 813297900
Postanschrift : Engeldamm 62
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10179
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 1732067712
Fax : +49 1732067712
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-7006

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : e2096c6c-bc9f-4857-8f1e-506bacd2d596 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Sonderregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 03/09/2025 12:07 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00578077-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 169/2025
Datum der Veröffentlichung : 04/09/2025